SEI/UTFPR - 0000007 - Ordem de Serviço do Reitor

Dispõe sobre as normas e procedimentos para utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da UTFPR.

O REITOR DA UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ, considerando o Decreto datado de 08 de setembro de 2016, publicado no D.O.U. de 09 subsequente e considerando:

o disposto na Política de Segurança da Informação e Comunicações da UTFPR (POSIC), aprovada pela Deliberação COUNI nº 009/2014, de 06/06/2014;

o disposto no Decreto nº 8.539, de 08/10/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

o disposto na Portaria MEC nº 1.042, de 04/11/2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

o disposto no Decreto nº 8.936, de 19/12/2016, que institui a Plataforma de Cidadania Digital e dispõe sobre a oferta dos serviços públicos digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

o Termo de Cooperação Técnica celebrado entre a UTFPR e o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, em 21/12/2016, mediante Processo Administrativo Nº 05110.001257/2016-21;

o disposto no Decreto nº 9.094, de 17/07/2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário,

Art. 1º. Instituir, a partir de 31/07/2017, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), denominado SEI-UTFPR, como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos, de uso obrigatório, no âmbito da UTFPR.

§ 1º. O SEI-UTFPR deve abranger a produção, edição, assinatura, tramitação e arquivamento dos processos e documentos elaborados nas áreas meio e fim da Instituição.

§ 2º. Para o disposto no caput deste artigo, as unidades organizacionais terão o prazo de 90 (noventa) dias como período de transição para as adaptações necessárias e funcionamento integral do Sistema na Instituição.

§ 3º. O SEI-UTFPR substituirá o Sistema de Protocolo Institucional da UTFPR, o qual será inabilitado para fins de geração de novos números de protocolo a partir desta data, mantendo o mecanismo de consulta aos processos anteriores.

II - utilizar meios eletrônicos para a tramitação dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - substituir a produção de documentos em papel para o formato nato-digital contribuindo para sustentabilidade ambiental com uso de tecnologia da informação e comunicação;

VII - disponibilizar a consulta pública aos processos conforme legislação vigente.

I - assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, com vistas a firmar documentos com sua assinatura de uso pessoal e intransferível, que se dará das seguintes formas:

a) assinatura digital por senha: identificação eletrônica para acessos aos sistemas informatizados baseados no login e senha do e-mail institucional;

b) assinatura por certificado digital: baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil; e,

c) assinatura digital por senha cadastrada: baseada em prévio credenciamento, pela UTFPR, de acesso de usuário externo, através do fornecimento de login e senha, mediante apuração dos documentos comprobatórios.

II - digitalização: processo de conversão de documento em meio físico para o formato digital, por intermédio de dispositivo apropriado;

III - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte, formato ou a natureza;

IV - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser documento nato-digital ou digitalizado;

V - documento nato-digital: documento digital criado originalmente em meio eletrônico;

VI - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

VIII - processo eletrônico ou digital: conjunto de documentos digitais e nato-digitais oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa;

IX - unidade organizacional: unidade do organograma da UTFPR ou grupo de trabalho formalmente designado para desempenhar atividades administrativas vinculadas à Instituição;

X - usuário interno: pessoa credenciada que tenha acesso ao SEI-UTFPR, devidamente cadastrada e identificada através de login e senha, de acordo com a Política de Segurança da Informação da UTFPR, a qual pode assinar documentos por assinatura digital ou certificado digital; e,

XI - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI-UTFPR e que não seja caracterizada como usuário interno, a qual pode utilizar assinatura digital cadastrada ou certificado digital.

§ 1º. A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º. Os atos assinados eletronicamente implicarão na aceitação das normas regulamentares sobre o assunto e na responsabilidade do usuário pela correta utilização da assinatura eletrônica.

§ 3º. A autenticidade de documentos gerados no SEI-UTFPR pode ser verificada em endereço eletrônico na Internet, indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC (Cyclic Redundancy Check).

Art. 4º. O SEI-UTFPR passa a ser o sistema oficial de tramitação de processos eletrônicos e produção de documentos nato-digitais, podendo ser integrado aos demais sistemas utilizados na Instituição.

§ 1º. Para os casos em que os sistemas de que trata o caput não realizarem a tramitação de documentos de forma eletrônica, esses documentos deverão ser transformados em formato que possibilite o seu trâmite em meio eletrônico por meio do SEI-UTFPR.

§ 2º. Para os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-UTFPR é dispensada a sua formação, impressão e tramitação física.

Art. 5º. O SEI-UTFPR passa a integrar os sistemas estruturantes da Instituição e, consequentemente, passa a fazer parte dos serviços disponibilizados e mantidos pela DIRGTI, disponível para todos os câmpus da UTFPR.

Parágrafo único. Cabe às áreas responsáveis viabilizar os recursos necessários para a disponibilização do SEI-UTFPR, monitorar o uso e planejar a ampliação dos recursos necessários para atender a demanda e o volume de armazenamento compatível com padrões de qualidade e satisfação dos usuários.

Art. 6º. O SEI-UTFPR deve estar integrado com as bases de dados institucionais para fins de autenticação, cadastro de unidades e de pessoas, bem como, outras necessidades que visem a melhoria das atividades de gestão.

Art. 7º. Todos os documentos produzidos no âmbito da UTFPR constituirão ou se vincularão a um tipo de processo eletrônico, que deve ser identificado, adaptado e configurado durante o período de transição, ou posteriormente, pelo Comitê Gestor.

Art. 8º. Os documentos produzidos no SEI-UTFPR serão assinados eletronicamente por meio de assinatura cadastrada por login e senha ou certificado digital, observadas as normas de segurança e de controle de uso.

Parágrafo único. A assinatura realizada na forma do caput será considerada válida para todos os efeitos legais, de acordo com as normas vigentes.

Art. 9º. Os documentos e processos administrativos recebidos ou produzidos no âmbito da UTFPR, que necessitam de tramitação, deverão ser registrados no SEI-UTFPR observando-se o nível de acesso adequado.

§ 1º. A determinação do nível de acesso adequado deve ser definida pelas áreas de negócio a que se referem os processos, respeitando os aspectos legais envolvidos.

§ 2º. Os documentos e processos administrativos em papel, recebidos na Instituição, e que necessitam de tramitação, deverão passar por processo de digitalização, observando-se as orientações contidas no Capítulo VI.

Art. 10. Na data de implantação do SEI-UTFPR os processos que se encontram tramitando em papel poderão:

I - continuar seu trâmite no formato original até que o mesmo seja encerrado; ou,

II - passar por processo de digitalização para incorporação ao SEI-UTFPR, observando-se as orientações contidas no Capítulo VI.

§ 1º. Para os casos previstos no inciso II deste artigo, o processo deverá ser aberto no SEI-UTFPR com o mesmo número de protocolo do documento em papel e deverá possuir “Termo de Encerramento de Processo Físico e de Abertura de Processo Digital” que constará como primeiro documento do processo eletrônico e último documento do processo em papel.

§ 2º. A decisão sobre os incisos I e II deste artigo fica a critério das áreas responsáveis pelos processos.

§ 3º. Os documentos em papel que forem digitalizados para inclusão no SEI-UTFPR devem ser arquivados de acordo com as normas definidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), observando a temporalidade para cada caso.

Art. 11. Os atos processuais praticados no SEI-UTFPR serão considerados realizados no dia e hora do respectivo registro eletrônico, conforme horário oficial de Brasília e legislação processual aplicável.

§ 1º. Quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

§ 2º. Na hipótese prevista no § 1º, se o SEI-UTFPR se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.

Art. 12. As comunicações internas sobre os processos em tramitação na UTFPR serão feitas por meio eletrônico e serão consideradas recebidas para todos os efeitos.

I - Comitê Gestor do SEI-UTFPR, grupo de trabalho multidisciplinar, designado por Portaria, com a finalidade de normatizar, padronizar, configurar, parametrizar, administrar, monitorar e prospectar melhorias no SEI-UTFPR;

II - Grupo de Suporte ao Usuário, grupo de trabalho, designado por Portaria, com a finalidade de atuar como facilitador durante a implantação e prestar suporte aos usuários do SEI-UTFPR nos câmpus da UTFPR no uso do Sistema.

I - coordenar as atividades de instalação, atualização, melhorias e quaisquer alterações necessárias para o bom funcionamento do sistema no ambiente institucional;

II - normatizar e propor atualizações das normas referentes aos processos eletrônicos e documentos nato-digitais gerados pelo SEI-UTFPR;

III - providenciar as devidas adaptações e configurações necessárias para promover melhorias no funcionamento do sistema;

V - apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI-UTFPR;

VI - homologar as versões do sistema SEI-UTFPR, bem como integração com outros sistemas;

VIII - apoiar a otimização dos fluxos dos processos automatizados pelo SEI-UTFPR.

III - promover treinamentos e apoiar na elaboração de tutoriais para auxiliar nas atividades de sua área/câmpus;

IV - encaminhar ao Comitê Gestor do SEI-UTFPR as dúvidas que não puderem ser resolvidas, parametrizações locais necessárias, bem como, propor melhorias e otimizações utilizando ferramenta de abertura de chamado;

V - comunicar ao Comitê Gestor do SEI-UTFPR as indisponibilidades técnicas que ocorram no SEI-UTFPR no seu câmpus.

Art. 16. O acesso ao SEI-UTFPR se dará por meio do login e senha do e-mail institucional.

Art. 17. O acesso do usuário dar-se-á de acordo com a unidade administrativa na qual esteja lotado.

§ 1°. A unidade superior poderá ter acesso às unidades que lhe são hierarquicamente subordinadas, caso seja solicitado pelo titular da unidade.

§ 2°. O cadastro de unidades e usuários no SEI-UTFPR será realizado conforme dados constantes da Estrutura Organizacional Administrativa e da base de dados do SIAPE, devendo a atualização ocorrer, preferencialmente, de forma automatizada.

§ 3º. Para o caso de servidores que participem de comissões, poderá ser criada unidade no SEI-UTFPR para eventual tramitação de processos afetos à comissão.

§ 4°. O próprio servidor deve buscar capacitar-se para o uso do Sistema como forma de viabilizar a melhoria do seu desempenho profissional.

Art. 18. Os usuários internos poderão criar, tramitar e encerrar processos, bem como, gerar, anexar e assinar documentos no âmbito do SEI-UTFPR, de acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.

§ 1º. O uso de assinatura eletrônica é obrigatório para atos de conteúdo decisório ou que necessitem de comprovação de autoria e integridade, adotando-se, quando for o caso, a modalidade de assinatura por certificado digital em situações que exijam procedimentos eletrônicos específicos no âmbito da UTFPR de acordo com os aspectos legais.

§ 2º. O disposto no § 1º não obsta a utilização de outro meio de comprovação de autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuários e senha.

§ 3º. A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.

Art. 19. Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente, juntados aos processos eletrônicos, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

Art. 20. Os atos gerados no SEI-UTFPR serão registrados com a identificação do usuário, data e hora de sua realização.

I - definir o perfil de acesso dos servidores lotados na sua Unidade Organizacional;

II - gerenciar as contas de e-mail organizacional da sua Unidade Organizacional;

III - solicitar ao Grupo de Suporte ao Usuário o cadastramento e descadastramento no SEI-UTFPR de unidades informais criadas ou extintas;

IV - solicitar ao Grupo de Suporte ao Usuário a inclusão e exclusão de usuários no SEI-UTFPR;

V - solicitar a inclusão de formulários, modelos/tipos de documentos e processos ao Grupo de Suporte ao Usuário.

Parágrafo único. O Grupo de Suporte ao Usuário deverá encaminhar as demandas previstas nos incisos I, III, IV e V do caput ao Comitê Gestor.

Parágrafo único. Ao usuário externo devidamente cadastrado no SEI-UTFPR o uso do sistema poderá ser exigido pela UTFPR para assinatura de documentos.

Art. 23. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a partir do preenchimento de formulário específico.

§ 1º. Após o preenchimento do cadastro, o interessado deverá entregar pessoalmente cópia da seguinte documentação:

a)documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física – CPF do representante legal;

§ 2º. As cópias dos documentos relacionados no § 1º deste artigo deverão ser conferidas por servidor, mediante apresentação do respectivo original.

§ 3º. Verificada a documentação entregue, a Unidade Organizacional competente solicitará ao Comitê Gestor, ou à Unidade Organizacional designada para o credenciamento do usuário externo, no prazo de até 5 (cinco) dias, contados a partir do recebimento, para que conceda as permissões e liberação de acesso ao SEI-UTFPR.

§ 4º. O credenciamento de usuário externo será indeferido no caso de descumprimento das exigências de apresentação de documentação.

§ 5º. O credenciamento está condicionado à aceitação das regras do SEI-UTFPR pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.

Art. 24. No caso de inviabilidade de acesso externo ao SEI-UTFPR, deverão ser utilizadas as seguintes alternativas para o encaminhamento do documento ou processo:

§ 1º. No caso previsto no inciso I, incumbe ao remetente certificar-se do recebimento pelo destinatário.

§ 2°. O documento ou processo enviado em meio físico aos destinatários externos deverá conter, em seu rodapé, a forma de conferência de sua autenticidade.

Art. 25. Caso seja necessário fazer a impressão do processo, este deverá ser autuado na forma da legislação em vigor, antes de sua expedição ou arquivamento.

Art. 26. Além das situações previstas, as áreas responsáveis pelos processos devem:

I - quando necessário, realizar a reclassificação e a reorganização de documentos para garantir a correta autuação;

II - criar e gerir as Bases de Conhecimento no SEI-UTFPR correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

III - revisar, sempre que necessário, o nível de acesso dos documentos, ampliando ou limitando seu acesso;

IV - quando for o caso, receber, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente, registrar e tramitar os documentos de origem externa recebidos em meio físico no âmbito da UTFPR;

V - verificar se os registros e as movimentações de processos no âmbito de sua Unidade estão sendo efetuados de forma adequada.

Parágrafo único. As unidades podem recusar processos e documentos que estiverem em desacordo com esta Ordem de Serviço, restituindo-os às unidades que os encaminharam, especialmente aqueles em suporte físico, quando deveriam ter sido remetidos pelo SEI-UTFPR.

I - certificar-se da necessidade do procedimento e realizar consulta prévia sobre a existência ou não de processo sobre a mesma matéria;

II - escolher o tipo de processo adequado ao assunto, devendo consultar o Grupo de Suporte Local em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada à matéria;--

III - cadastrar as informações obrigatórias requeridas pelo sistema SEI-UTFPR.

Art. 28. O processo eletrônico no SEI-UTFPR deve ser criado e mantido pelos usuários de forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

II - possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

IV - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e,

V - ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, quanto à informação neles contida, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre que necessário, ampliando ou limitando o acesso.

Art. 29. No SEI-UTFPR, os processos serão concluídos pela unidade responsável e arquivados de forma digital, e caso contenham documentos físicos, estes devem ser arquivados de acordo com os procedimentos definidos pela área de arquivo.

Art. 30. Para comprovação de cumprimento de prazos, será considerado o horário do sistema.

Art. 31. Todo documento recebido em suporte físico no âmbito da UTFPR deverá ser digitalizado, conferido, indexado, tramitado e arquivado por meio do SEI-UTFPR pelas unidades administrativas competentes.

§ 1º. A digitalização deve contemplar o Reconhecimento Óptico dos Caracteres (OCR) e o formato PDF/A, obedecendo às políticas e diretrizes estabelecidas nos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico – e-PING e oferecer as melhores expectativas de garantia com relação ao acesso e à preservação.

§ 2º. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da UTFPR deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado, sendo necessário registrar no SEI-UTFPR se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 3º. Os documentos resultantes da digitalização de originais são considerados cópia autenticada administrativamente e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

I - proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;

II - determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o servidor atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e,

III - receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando que:

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda da Unidade Organizacional, observando-se a tabela de temporalidade e destinação, apondo-se o NUP do processo gerado pelo SEI-UTFPR na parte superior direita do documento a ser arquivado; e,

b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização.

§ 5º. Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda da Unidade Organizacional e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida.

§ 6º. Somente após a sua autenticação eletrônica, os documentos digitalizados poderão tramitar por meio do SEI-UTFPR.

Art. 32. Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.

Art. 33. O registro dos documentos no SEI-UTFPR deverá ocorrer no prazo máximo de vinte e quatro horas, a contar de seu recebimento, salvo quando esse ocorrer às sextas-feiras, vésperas de feriados ou pontos facultativos.

Parágrafo único. O registro de que trata o caput deverá ser feito no SEI-UTFPR considerando a data e hora do seu recebimento.

Art. 34. O documento digital e o documento digitalizado a partir de documento original, capturados pelo SEI-UTFPR, serão considerados válidos e produzirão todos os efeitos legais.

Art. 35. A UTFPR poderá, em caso de dúvida superveniente, a qualquer tempo, solicitar a apresentação de documento original que integra processo no SEI-UTFPR.

Art. 36. Na hipótese de fornecimento de informação falsa, fica o responsável sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis, nos termos da legislação vigente.

Art. 37. O interessado poderá enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.

§ 1º. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º. Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

§ 3º. A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou quando solicitado pela UTFPR.

I - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

II - assinar documentos no processo administrativo eletrônico apenas se detiver competência legal ou regulamentar, de acordo com as atribuições do seu cargo ou função e com sua unidade de lotação.

III - registrar os documentos produzidos ou recebidos no âmbito de suas Unidades Organizacionais que necessitam tramitação;

IV - zelar pela correta utilização do SEI-UTFPR, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

V - encerrar a sessão de uso do SEI-UTFPR sempre que se ausentar do computador ou outro dispositivo eletrônico utilizado, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas; e,

VI - responder pelas consequências de ações ou omissões que ponham em risco ou comprometam o sigilo de sua senha ou das transações para as quais esteja habilitado.

Art. 39. O uso inadequado do SEI-UTFPR fica sujeito à apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.

Art. 40. A Comissão de Implantação do SEI-UTFPR, designada pela Portaria nº 2.207, de 19/12/2016, deverá permanecer com suas atividades durante o período de transição, apoiando o Comitê Gestor.

Art. 42. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação no Portal Institucional.

Documento assinado eletronicamente por LUIZ ALBERTO PILATTI, REITOR, em 31/07/2017, às 15:40, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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