SEI/UTFPR - 1595205 - Instrução Normativa

Dispõe sobre diretrizes para Processo Eletrônico, Assinatura Digital e Documentos Nato-Digitais no âmbito da UTFPR.

O REITOR DA UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ, considerando o Decreto datado de 08 de setembro de 2016, publicado no Diário Oficial da União (DOU) de 09 subsequente e considerando o contido:

no Decreto nº 8.539, de 08/10/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

na Portaria MEC nº 1.042, de 04/11/2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação;

no Decreto nº 8.936, de 19/12/2016, que institui a Plataforma de Cidadania Digital e dispõe sobre a oferta dos serviços públicos digitais, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

no Decreto nº 9.094, de 17/07/2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos produzidos no País e institui a Carta de Serviços ao Usuário;

na Ordem de Serviço UTFPR nº 01, de 31 de julho de 2017, que dispõe sobre as normas e procedimentos para utilização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da UTFPR;

na Medida Provisória nº 983, de 16 de junho de 2020, que dispõe sobre as assinaturas eletrônicas em comunicações com entes públicos e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos;

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, consideram-se as definições contidas no glossário, disponível no Apêndice I.

Art. 3º As regras e procedimentos sobre assinatura eletrônica de que trata esta IN se referem:

Parágrafo único. Não se aplicam as regras para assinatura eletrônica nos casos de comunicação na qual seja permitido o anonimato ou nos casos em que seja dispensada a identificação do particular, além de outras hipóteses nas quais deva ser dada garantia de preservação de sigilo da identidade.

Art. 4º A assinatura eletrônica consiste em registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, para firmar documento com sua assinatura de uso pessoal e intransferível.

§ 1º Uma assinatura eletrônica qualifica o usuário que assinou o documento de forma:

a) simples: aquela que permite identificar o signatário a partir dos dados incluídos junto à assinatura eletrônica, tais como sítio e código verificador e/ou outro método que possibilite a validação do documento assinado e ainda anexa ou associa dados complementares do signatário de forma a comprovar sua identificação no documento assinado;

b) avançada: aquela que permite identificar o signatário de maneira única e autêntica, mediante chaves de acesso pessoal e intransferível, com controle de identificação confiável e reconhecidas dentro do mesmo sistema informatizado responsável pela assinatura eletrônica, de forma a comprovar sua identificação no documento assinado e sua rastreabilidade ao respectivo signatário;

c) qualificada: aquela que utiliza certificado digital, nos termos do disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, de forma comprovar sua identificação no documento assinado.

§ 2º O documento assinado deve ter sua integridade comprovada por Código Verificador e/ou CRC (Cyclic Redundancy Check), entre outros métodos que possibilitem a validação e a garantia de que o conteúdo não sofreu modificações posteriores.

§ 3º Um documento assinado eletronicamente pode ser, por ordem de garantias eletrônicas de autenticidade, inviolabilidade e rastreabilidade, do tipo simples, avançado ou qualificado, devendo a assinatura ser categorizada sempre no mais alto nível cabível.

Art. 5º A aceitação de assinaturas eletrônicas na interação de outros entes com a UTFPR deverá observar a:

I. ASSINATURA ELETRÔNICA SIMPLES poderá ser admitida nas interações que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo ou regulamentação própria;

b) nas interações que envolvam informações restritas ou protegidas, podendo ser complementada com dados comprobatórios.

III. ASSINATURA ELETRÔNICA QUALIFICADA será admitida em qualquer comunicação eletrônica.

§ 1º Os documentos encaminhados à UTFPR assinados eletronicamente são aceitos desde que se possa comprovar a integridade e a autenticidade do documento a partir do sítio e/ou códigos incluídos junto à assinatura eletrônica.

§ 2º Para a comprovação de que trata o § 1º, é necessário constar no documento a identificação do assinante (nome e cargo ou função), a data e a hora da assinatura, o link de validação em sítio oficial onde o documento foi gerado e/ou o código de verificação do documento e demais documentos comprobatórios exigidos pela UTFPR.

§ 3º Documentos encaminhados à UTFPR com assinatura eletrônica qualificada poderão ser aceitos após a validação do certificado a partir do link e dos códigos que acompanham a assinatura, os quais permitem a confirmação em sítio oficial conforme Autoridade Certificadora de acordo com o padrão da ICP-Brasil.

§ 4º A área destinatária definirá o tipo de assinatura eletrônica permitida de acordo com as determinações da área e/ou exigências do documento assinado.

Art. 6º Os documentos eletrônicos nato digitais produzidos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UTFPR) e em Sistemas Corporativos da UTFPR terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de assinatura eletrônica avançada ou qualificada, quando necessário.

§ 1º A assinatura de que trata o caput é de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular a guarda e sigilo de sua credencial.

§ 2º A autenticidade de documentos produzidos no SEI-UTFPR ou nos Sistemas Corporativos da UTFPR pode ser verificada em endereço eletrônico na internet, indicado na tarja de assinatura e na declaração de autenticidade no próprio documento, com o uso de códigos validadores.

§ 3º O detalhamento sobre o controle de assinaturas nos Sistemas Corporativos da UTFPR está disponibilizado no Apêndice II desta IN.

Art. 7º São responsabilidades do usuário dos sistemas de informação disponibilizados pela UTFPR, além das previstas na Política de Segurança da Informação e Comunicações (POSIC) e no Regulamento de gestão e de utilização de recursos de Tecnologia da Informação da UTFPR:

I - manter o sigilo da senha, que é pessoal e intransferível, não cabendo, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

II - consultar periodicamente os sistemas que utilize a fim de verificar a necessidade de alguma ação; e

III - manter a discrição das informações restritas e sigilosas a que tiver acesso, em função de seu credenciamento no SEI-UTFPR, nos Sistemas Corporativos ou em outros sistemas disponibilizados pela UTFPR, sob pena de responsabilização, nos termos da lei.

Art. 8º Poderá ser credenciado como usuário externo na condição de interessado que participe ou tenha demanda em processo administrativo na instituição:

II - pessoa física que seja representante legal de pessoa física ou jurídica.

I - assinar contratos, convênios, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com a UTFPR;

II - solicitar vista de documentos com restrição de acesso, no qual seja comprovadamente interessado; e,

§ 2º O contido neste artigo não se aplica às solicitações amparadas na Lei de Acesso à Informação, que seguem rito próprio.

Art. 9º O cadastramento do usuário externo será efetivado mediante assinatura e envio do Termo de Declaração de Concordância e Veracidade, juntamente com a apresentação dos seguintes documentos:

a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física (CPF), quando brasileiro; ou Passaporte, quando estrangeiro.

a) documento de identidade e Cadastro de Pessoa Física (CPF) do representante legal;

§ 1º A UTFPR poderá solicitar documentação complementar para efetivação do cadastramento de que trata o caput.

§ 2º A UTFPR deverá utilizar as informações disponíveis no Sistema Acadêmico para realizar o cadastramento de estudante como usuário externo no SEI-UTFPR, exigindo, nesse caso, apenas a assinatura do Termo previsto no caput.

§ 3º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e a liberação do seu acesso está condicionada à sua aceitação das condições regulamentares que disciplinam o processo administrativo eletrônico na Administração Pública Federal e na UTFPR e das consequentes responsabilizações administrativa, civil e penal pelas ações efetuadas.

§ 4º Os documentos digitalizados e encaminhados pelo usuário externo terão valor de cópia simples.

§ 5º Havendo indício de irregularidade, a qualquer momento, o usuário externo poderá ter a liberação cancelada ou o cadastramento desativado.

Art. 10. A autorização para o credenciamento de usuário externo será indeferida nos casos de descumprimento de prazos ou de não atendimento às exigências de apresentação de documentação.

I - o sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica não cabendo, em qualquer hipótese, alegação de uso indevido;

II - a conformidade entre os dados cadastrais informados e os documentos apresentados à UTFPR;

III - a conservação dos originais de documentos digitalizados enviados para a UTFPR até que decaia o direito da Administração de rever os atos praticados no processo, para que, caso solicitado, sejam apresentados para qualquer tipo de conferência;

IV - as condições de sua rede de comunicação, o acesso a seu provedor de internet e a configuração do computador utilizado nas transmissões eletrônicas;

V - a consulta periódica ao endereço de e-mail cadastrado, a fim de verificar o recebimento de comunicações eletrônicas relativas a atos processuais;

VI - a conferência da exatidão e a atualização dos dados cadastrados, devendo proceder, imediatamente, à correção ou à alteração dos registros tão logo identifique incorreção ou desatualização dos dados.

Parágrafo único. O usuário externo é legalmente responsável pelo teor e integridade das informações contidas nos documentos digitalizados encaminhados à UTFPR, respondendo por seu conteúdo na esfera civil, penal e administrativa.

Art. 12. Os atos processuais deverão ser realizados exclusivamente em meio eletrônico, exceto quando houver indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano, mediante decisão expressa da autoridade competente.

§ 1º No caso da exceção prevista no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, assinados em meio físico, podendo receber numeração manual sequencial provisória.

§ 2º Superada a excepcionalidade, o ato processual deverá ser registrado no sistema de origem para continuidade do trâmite, devendo o responsável justificar o ocorrido.

§ 3º Para o caso previsto no caput, deverá ser observado também o disposto na Ordem de Serviço UTFPR nº 01/2017.

Art. 13. Para a abertura de um processo eletrônico no SEI-UTFPR deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, recuperação e tratamento documental, mediante o preenchimento dos campos próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

I - escolher adequadamente o tipo de processo, o qual poderá ser alterado, em caso de incorreção, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;

II - descrever a especificação do processo de forma objetiva, clara e ortograficamente correta, a qual poderá ser alterada, em caso de incorreção ou incompletude, por qualquer unidade na qual o processo esteja aberto;

III - informar o(s) interessado(s) verificando antes se cada um encontra-se disponível no SEI-UTFPR, caso em que deverá ser selecionado e não inserido com nova denominação, a fim de não gerar duplicidade de registros na base de dados do sistema;

IV - complementar a descrição do processo, caso necessário, utilizando o campo "Observações desta unidade", que ficará visível apenas na unidade que a inseriu;

VI - observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção; e

VII - ter o nível de acesso de seus documentos individualmente atribuído, sendo possível sua ampliação ou limitação, conforme a legislação vigente.

Art. 14. Todos os processos administrativos eletrônicos do SEI-UTFPR deverão ser classificados com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública na forma estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

§ 1º A classificação por assunto será automaticamente inserida conforme a escolha do tipo de processo no ato da abertura do processo e não deverá ser alterada, exceto quando o SEI apresentar mais de uma classificação configurada, caso em que deverá ser mantida a classificação adequada e excluídas as demais opções.

§ 2º Na inclusão de documento, a classificação por assunto é facultativa, uma vez que predomina a classificação atribuída ao processo.

§ 3º Os documentos gerados nos Sistemas Corporativos da UTFPR poderão ter classificação adotada no momento da sua geração, no contexto do sistema no qual foi criado.

I - quando necessário, alterar no SEI-UTFPR o tipo de cada processo que tramitar por sua unidade;

II - solicitar ao Escritório de Processos (EPROC) a criação/atualização das Bases de Conhecimento correspondentes aos tipos de processos afetos a seus processos operacionais, para orientar sua regular instrução processual;

III - encaminhar, imediatamente, protocolização de documento de procedência externa, na forma prevista na Ordem de Serviço UTFPR nº 01/2017;

IV - revisar, obrigatoriamente, o nível de acesso Restrito de Documento Preparatório após a decisão subsequente; e

V - encaminhar à Autoridade competente a decisão sobre o pedido de vistas aos processos de sua responsabilidade, e conceder o acesso se assim for decidido.

Art. 16. Quando admitidos, os documentos de procedência externa recebidos por e-mail ou em suporte físico serão incluídos no SEI-UTFPR em sua integralidade, observado que documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão ser registrados no SEI-UTFPR com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.

§ 1º O uso do SEI-UTFPR para o armazenamento de informação classificada em grau de sigilo ou restrição observará as regras, limites e diretrizes estabelecidas em norma específica.

§ 2º O documento em suporte físico de que trata o caput deste artigo é considerado cópia autenticada administrativamente, devendo ser registrada no SEI-UTFPR a conferência da integridade e autenticidade do documento mediante a assinatura eletrônica pelo servidor que o incluiu.

§ 3º Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

Art. 17. Os documentos gerados eletronicamente ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo a guarda permanente ou a eliminação, conforme o disposto na legislação pertinente e nas regras de negócio de acordo com o sistema que o criou.

Art. 18. O sobrestamento de processo é temporário e deve ser precedido de determinação formal constante do próprio processo ou de outro processo a partir do qual se determina o sobrestamento, observada a legislação pertinente.

§ 1º O documento no qual consta a determinação de sobrestamento, seu Número SEI e seu teor resumido devem constar do campo motivo para sobrestamento do processo no SEI-UTFPR.

§ 2º O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou ou quando for formalizada a retomada de sua regular tramitação.

Art. 19. O relacionamento de processos será efetivado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, para facilitar a busca de informações.

Parágrafo único. O relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

Art. 20. A anexação de processos deve ocorrer quando estes pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta.

Parágrafo único. A desanexação de processos poderá ser feita excepcionalmente por meio de solicitação fundamentada ao chefe da unidade administrativa, assinado por autoridade competente, nos autos do processo principal.

Art. 21. O usuário interno pode excluir documento em processo que ainda não tenha se estabilizado como documento oficial, segundo regras sistêmicas; após se tornar oficial, não será possível sua exclusão.

II - documento assinado no SEI-UTFPR, desde que não tenha sido visualizado por outras unidades e que o processo do qual faça parte não tenha sofrido trâmite ou conclusão na unidade; e

III - processo no SEI-UTFPR, desde que não tenha sido tramitado para outra unidade e não possua documentos.

§ 2º O documento excluído deixará de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado.

Art. 22. O cancelamento de documento em processo somente é permitido para retirar documento que não faça parte do objeto e tenha sido inserido indevidamente, devendo a ação ser registrada pelo responsável autorizado mediante documento escrito contendo justificativa.

§ 1º É vedado o cancelamento de documento declarado inválido, independente da motivação, tendo em vista a necessidade de acesso para fins de comprovação da instrução processual.

§ 2º É vedado o cancelamento de documento que tenha servido de fundamentação para a produção de decisões ou manifestações técnicas, inclusive de outras unidades.

§ 3º Para processos no SEI-UTFPR, o registro de que trata o caput será formalizado por meio do documento “Termo de Cancelamento de Documento”, que deverá ser registrado no próprio processo e assinado pelo requerente e/ou pelo dirigente da unidade.

§ 4º O documento cancelado continuará a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém tornar-se-á inacessível.

§ 5º Os casos previstos nos parágrafos anteriores poderão ser aplicados aos Sistemas Corporativos da UTFPR, quando necessário.

Art. 23. A anulação e a revogação de ato administrativo devem obedecer ao disciplinado na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

§ 1º O resumo da publicação deve ser preenchido com a íntegra da ementa ou com o resumo do documento, conforme o caso.

§ 2º Documentos gerados no SEI-UTFPR que exigirem publicação no Diário Oficial da União (DOU) devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico, indicando em campos próprios a Seção, a Página e a Data do DOU correspondente.

§ 3º Para retificação ou republicação diante de incorreção no teor da publicação original de documento gerado no SEI-UTFPR, deve ser gerado documento por meio da funcionalidade de publicação relacionada.

§ 4º Não é possível a publicação de documentos externos por meio de veículos de publicação do SEI.

Art. 25. A página de consulta ao Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UTFPR é pública e aberta para acesso pela internet, sem necessidade de qualquer cadastramento prévio.

Art. 26. As unidades administrativas são responsáveis pela gestão e publicação de seus respectivos atos administrativos oficiais no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UTFPR.

Art. 27. Os documentos de que trata o Decreto nº 9.215, de 29 de novembro de 2017, devem ser publicados no Diário Oficial da União e no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UTFPR.

Art. 28. Para os atos realizados durante o período de emergência de saúde pública de importância internacional decorrente da pandemia da COVID-19 poderão ser aceitos níveis diferentes de assinatura eletrônica de que trata o art. 5º, com vistas a reduzir contatos presenciais ou para a realização de atos que ficariam impossibilitados por outro modo.

Parágrafo único: Os casos previstos no caput deverão ser autorizados formalmente pelo gestor da área responsável por receber o documento.

Art. 29. A UTFPR deverá, sempre que possível, estabelecer mecanismos de comunicação eletrônica em interações com pessoas naturais ou jurídicas.

Art. 30. O uso inadequado dos sistemas de informação da UTFPR, que geram documentos e processos eletrônicos, sujeitará o responsável às sanções civis, penais e administrativas, na forma da legislação em vigor.

b) as alíneas ‘a’, ‘b’ e ‘c’ do inciso I do artigo 3º da Ordem de Serviço UTFPR nº 01/2017;

c) a alínea ‘b’ do inciso I do § 1º do artigo 23 da Ordem de Serviço UTFPR nº 01/2017.

Art. 32. Os casos omissos nesta Instrução Normativa serão resolvidos pelo Comitê de Governança, Riscos e Controles da UTFPR.

Art. 33. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviços Eletrônico da UTFPR.

Documento assinado eletronicamente por LUIZ ALBERTO PILATTI, REITOR, em 31/08/2020, às 15:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site (The authenticity of this document can be checked on the website) https://sei.utfpr.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador (informing the verification code) 1595205 e o código CRC (and the CRC code) 173F2EE0.

ANEXAÇÃO DE PROCESSOS ou JUNTADA POR ANEXAÇÃO: união definitiva de um ou mais processos a um outro processo, considerado principal, desde que pertencentes a um mesmo interessado e tratem do mesmo assunto, visando à continuidade da ação administrativa.

ARQUIVAMENTO: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou a produção do documento.

ARQUIVO: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ASSINATURA ELETRÔNICA: A assinatura eletrônica consiste em registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, para firmar documento com sua assinatura de uso pessoal e intransferível. O documento assinado deve ter sua integridade comprovada por Código Verificador e/ou CRC (Cyclic Redundancy Check), entre outros métodos que possibilitem a validação e a garantia de que o conteúdo não sofreu modificações posteriores. Um documento assinado eletronicamente pode ser, por ordem de garantias eletrônicas de autenticidade, inviolabilidade e rastreabilidade, do tipo simples, avançado ou qualificado, devendo a assinatura ser categorizada sempre no mais alto nível cabível. Uma assinatura eletrônica qualifica o usuário que assinou o documento de forma:

a) ASSINATURA ELETRÔNICA SIMPLES: aquela que permite identificar o signatário a partir dos dados incluídos junto à assinatura eletrônica, tais como sítio e código verificador e/ou outro método que possibilite a validação do documento assinado e ainda anexa ou associa dados complementares do signatário de forma a comprovar sua identificação no documento assinado;

b) ASSINATURA ELETRÔNICA AVANÇADA: aquela que permite identificar o signatário de maneira única e autêntica, mediante chaves de acesso pessoal e intransferível, com controle de identificação confiável e reconhecidas dentro do mesmo sistema informatizado responsável pela assinatura eletrônica, de forma a comprovar sua identificação no documento assinado e sua rastreabilidade ao respectivo signatário;

c) ASSINATURA ELETRÔNICA QUALIFICADA: aquela que utiliza certificado digital, nos termos do disposto na Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, de forma comprovar sua identificação no documento assinado.

AUTENTICAÇÃO: declaração de autenticidade de um documento arquivístico, resultante do acréscimo, diretamente no documento, de elemento de verificação ou da afirmação por parte de pessoa investida de autoridade para tal.

AUTENTICIDADE: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema. (Lei n° 12527/2011)

AUTORIDADE COMPETENTE: Qualquer agente público que tenha a competência para executar a ação a ele atribuída por meio de ato administrativo ou por exigência do cargo ou função.

AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO: Ato de reunir e ordenar os documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, visando à formação de processo.

BASE DE CONHECIMENTO: funcionalidade do SEI destinada à inserção de orientações, definições e exigências necessárias para a correta instrução de um ou mais tipos de processos.

CAPTURA PARA O SEI: conjunto de operações que visam ao registro, à classificação, à atribuição de informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo e à anexação de documento arquivístico digital no SEI.

CERTIFICADO DIGITAL: É um produto que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora (AC).

CLASSIFICAÇÃO: Atribuição de um descritor e/ou um código a documentos, avulsos ou processos, resultantes de uma mesma função ou atividade, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.

CÓDIGO CRC (Cyclic Redundancy Check): código que garante a autenticidade de um documento assinado eletronicamente, constante em sua declaração de autenticidade.

DADO PESSOAL: aquele relacionado à pessoa natural identificada ou identificável.

DADO PESSOAL SENSÍVEL: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

DESAPENSAÇÃO: Separação de processo(s) anteriormente juntado(s) a outro processo por apensação.

DESARQUIVAMENTO: É o ato por meio do qual uma unidade, a pedido de autoridade competente, reverte o arquivamento de um documento/processo e o faz retornar à tramitação.

DESPACHO: Forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

DILIGÊNCIA: Ato investigatório ou de pesquisa, que visa esclarecer, averiguar ou complementar uma informação equivocada ou incompleta em um processo.

DISPONIBILIDADE: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados.

DOCUMENTO: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza, que representa um instrumento legal de acordo com o contexto que foi criado.

DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da Administração Pública Federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

DOCUMENTO CANCELADO DENTRO DE UM PROCESSO: tornar sem efeito um documento gerado e assinado eletronicamente dentro de um processo.

DOCUMENTO CANCELADO EM SISTEMA: tornar sem efeito um documento gerado e assinado eletronicamente, permitindo a exclusão de acordo com as regras do sistema que o gerou.

DOCUMENTO DIGITAL: documento registrado, codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser: documento nato-digital ou documento digitalizado.

DOCUMENTO DIGITALIZADO: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

DOCUMENTO EXTERNO AO SEI-UTFPR: documento arquivístico de origem externa ao SEI, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido na UTFPR ou por ela recebido.

DOCUMENTO OFICIAL: trata-se do documento assinado e visualizado, ou que de alguma forma tenha sido validado pelas regras vigentes do sistema que o gerou.

DOCUMENTO PREPARATÓRIO: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de pareceres e notas técnicas.

DOCUMENTO SIGILOSO: documento, avulso ou processo, que pela natureza de seu conteúdo sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor.

INFORMAÇÃO: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.

INFORMAÇÃO SIGILOSA: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo.

INTEGRIDADE: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino.

INTERESSADO: pessoa física ou jurídica diretamente afetada pelas decisões tomadas em relação ao objeto de análise do documento, avulso ou processo.

MEIO ELETRÔNICO: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais.

NÍVEL DE ACESSO NO SEI: forma de controle de acesso de usuários aos documentos no SEI, quanto à informação neles contida, segundo as seguintes regras:

- Público: acesso irrestrito e visível a todos os usuários, inclusive pelo público externo;

- Restrito: acesso limitado aos usuários das unidades em que o processo esteja aberto ou por onde tramitou; e,

- Sigiloso: acesso limitado aos usuários que possuem Credencial de Acesso SEI sobre o processo.

NÚMERO SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar individualmente um documento dentro do sistema.

NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO (NUP): número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem, para controle de seus documentos.

PESSOA NATURAL: É toda pessoa humana capaz de adquirir direitos e contrair obrigações.

PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO: conjunto de atos administrativos com a finalidade de constituir, modificar, resguardar ou extinguir direitos e obrigações à própria Administração Pública e aos administrados, registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

PROCESSO ELETRÔNICO OU DIGITAL: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico.

PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação ou relacionamento de um ou mais processos como complemento a seu andamento ou decisão.

PROCESSO RELACIONADO ou APENSAÇÃO: União em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

SOBRESTAMENTO DE PROCESSO: interrupção formal de seu andamento, em razão de determinação existente no próprio processo ou em outro processo.

TRAMITAÇÃO ou MOVIMENTAÇÃO: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação.

UNIDADE ORGANIZACIONAL: unidade do organograma da UTFPR ou grupo de trabalho formalmente designado para desempenhar atividades administrativas vinculadas à Instituição.

USUÁRIO: toda e qualquer pessoa que tenha acesso aos ativos de informação da UTFPR, direta ou indiretamente.

USUÁRIO EXTERNO: pessoa física credenciada, que tenha acesso aos Sistemas de Informação da UTFPR e que não seja caracterizada como usuário interno do mesmo, a qual pode utilizar assinatura eletrônica avançada.

USUÁRIO INTERNO: pessoa credenciada que tenha acesso aos Sistemas de Informação da UTFPR, devidamente cadastrada e identificada por meio de login e senha, de acordo com a Política de Segurança da Informação da UTFPR, a qual pode assinar documentos por assinatura digital ou certificado digital.

APÊNDICE II – DETALHAMENTO DO CONTROLE DE ASSINATURAS NOS SISTEMAS CORPORATIVOS DA UTFPR

O controle das assinaturas de um documento eletrônico nos Sistemas Corporativos da UTFPR é feito de acordo com o estágio do ciclo de vida no qual o documento se encontra. O ciclo de vida do documento possui dois estágios pelos quais os documentos podem passar: o estágio Ativo (armazenado nos arquivos Corrente e Permanente) e o estágio Inativo (armazenado nos arquivos Corrente, Inativo, Cancelado e Anotações de Eliminados).

- Rascunho: estado inicial e flexível do documento, no qual pode ser editado e eliminado (deletado) sem ônus de qualquer tipo (sem trilhas de auditoria). Um rascunho é o mesmo que um documento ainda não confirmado. Rascunhos ficam no arquivo Corrente e não podem ser arquivados.

- Documento Confirmado: estado inicial e semiflexível do documento, no qual ainda são permitidas alterações em seu conteúdo, porém a sua eliminação direta não é mais permitida. Uma vez confirmado o rascunho, dados de rastreio são permanentemente coletados por razões de auditoria. O conteúdo final do documento confirmado é o conteúdo que deve ser aprovado pelo assinante no momento da assinatura. Documentos confirmados ficam no arquivo Corrente e não são diretamente arquiváveis.

- Documento Assinado: estado regular e inflexível do documento que não permite qualquer tipo de alteração. O período de validade legal do documento se dá a partir do momento de sua assinatura até a data especificada na sua validade. Um documento assinado contém exatamente o mesmo conteúdo de sua última alteração enquanto ainda estava no estado de confirmado. O arquivamento direto (destinação) de documentos assinados só é permitido para documentos que não possuem data de validade, sendo movidos para o arquivo de documentos Permanentes. Documentos assinados e com data de validade não podem ser arquivados diretamente.

- Rascunho Expirado: cada rascunho possui uma data de expiração associada, que determina o momento a partir do qual o rascunho não é mais necessário. Este é o único estado do ciclo de vida no qual o documento pode ser integralmente eliminado sem gerar anotações (trilhas) de auditoria.

- Documento Confirmado Expirado: o conteúdo do documento confirmado é o mesmo conteúdo que deverá ser aprovado e assinado e, portanto, a sua data de validade é exatamente a mesma data que será atribuída à validade legal do documento após a sua assinatura. Desta forma, uma vez expirado um documento ainda não assinado, sua assinatura não será permitida até que a sua data de validade tenha sido corrigida. Documentos confirmados que tenham expirado podem ser arquivados (destinados) diretamente para o arquivo de documentos Cancelados.

- Documento Inativo (assinatura expirada): um documento assinado que tenha atingido a sua data de validade perde a validade legal no contexto (ou sistema eletrônico) em que foi gerado. Documentos inativos podem ser arquivados (destinados) diretamente para o arquivo de documentos Inativos.

- Assinatura Quebrada: nos casos em que o documento requer alterações em seu conteúdo após ter sido assinado, o documento original deve ser cancelado e um novo documento, baseado no documento original, deve ser criado. Este processo é efetuado automaticamente por meio da “quebra” das assinaturas do documento assinado, a qual gera um documento clone sem data de expiração e no estado de Confirmado (o que garante a persistência e permite a sua edição), cancela o documento original e adiciona uma referência para o seu clone recém criado (garantindo assim a rastreabilidade). Desta forma, o arquivamento (destinação) de um documento com assinatura quebrada só ocorre quando o seu documento clone é arquivado, sendo movido automaticamente para o mesmo arquivo no qual o seu clone foi arquivado. Caso o documento esteja anexado a um processo, a aplicabilidade deste estado se torna contextual e dependente de tal processo permitir o cancelamento de documentos, devendo ser tratado manualmente caso a caso.

- Cancelado: neste estado, o documento perde a sua validade legal. Documentos que tenham sido cancelados podem ser arquivados (destinados) diretamente para o arquivo de documentos Cancelados. Há dois tipos de documentos cancelados:

- Documento Confirmado Cancelado: um documento confirmado que ainda não tenha sido assinado pode ser cancelado.

- Documento Assinado Cancelado: um documento assinado também pode ser cancelado, independente de ter uma data de validade atribuída a ele.

- Eliminado: documentos cancelados não possuem validade legal e, portanto, podem ser eliminados do sistema. Toda eliminação de documento confirmado gera uma anotação (trilha de auditoria) automática no arquivo de Eliminados.

Tanto no caso do rascunho expirado, quanto no caso do documento confirmado expirado, a data de validade pode ser alterada para uma data futura para que o documento volte ao seu respectivo estado não-expirado.

Para garantir que um rascunho não seja eliminado do sistema, a sua data de expiração pode ser removida do rascunho. No caso dos documentos confirmados, ao ser removida a data de expiração do documento, uma vez assinado o documento, este torna-se permanente no sistema. Porém, é importante ressaltar que apenas documentos de consulta histórica podem ser definidos como documentos permanentes, sendo que, em qualquer outro caso, é obrigatório que uma data de expiração esteja associada ao documento.

Apesar da validade legal do documento se dar entre o momento de sua primeira assinatura até a data especificada para sua validade, esta validade pode ser processualmente (mas não sistemicamente) estendida ao vincular-se um documento não expirado a outro documento de maior validade, ou a um processo de maior validade.

Porém, pelo fato dessa extensão não fazer parte do documento original, a validade legal do documento original não será alterada e o documento irá efetivamente expirar na data pré-determinada.

Portanto, este controle de vínculo deve ser feito pelo próprio processo que gerou tal vinculação, sendo que a “extensão da validade legal” só terá efeito para o documento ou processo que vinculou o documento original.

Desta forma, é importante ressaltar que antes de proceder com o arquivamento (destinação) de um documento expirado, o arquivista deve levar em consideração se ainda existe algum documento ou processo ativo que tenha vinculado o documento original (agora expirado) em seu conteúdo. Documentos expirados só devem ser arquivados caso todos os seus vínculos não estejam mais ativos.

- Arquivo Corrente: onde os documentos que se encontram no estágio Ativo ficam armazenados. Este é um arquivo de consulta e utilização. Somente os documentos assinados que estão neste arquivo podem ser vinculados a processos e documentos externos.

- Arquivo Permanente: onde são arquivados/destinados os documentos assinados que não possuem data de validade, mas que têm uma baixa frequência de consulta. Este é um arquivo apenas de consulta e, portanto, documentos neste arquivo devem ser desarquivados antes de serem utilizados em processos ou documentos externos.

- Arquivo de Inativos: onde são arquivados/destinados os documentos assinados que expiraram e que não estão mais vinculados a processos ou documentos externos. Este é um arquivo apenas de consulta e, uma vez arquivado, o documento não pode mais ser desarquivado nem eliminado deste arquivo.

- Arquivo de Cancelados: onde são arquivados/destinados os documentos cancelados, ou seja, documentos sem validade legal, independente de terem sido assinados anteriormente ou não. Este é um arquivo apenas de consulta e, uma vez arquivado, o documento não pode mais ser desarquivado. Porém, por não possuírem validade legal, documentos cancelados podem ser eliminados deste arquivo.

- Arquivo de Anotações de Eliminados: antes de ser eliminado do arquivo de Cancelados, os dados descritivos do documento (seus metadados) e os dados da aprovação da eliminação são “anotados” neste arquivo, permitindo assim consulta futura. Este é um arquivo-resumo que existe apenas por razões de auditoria e, portanto, não possui o documento em si, o qual foi efetivamente eliminado do sistema.

Os documentos podem ter assuntos de natureza pública/ostensiva ou sigilosa. Além da natureza ostensiva, quatro tipos de natureza sigilosas são suportadas (Lei de Acesso à Informação nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, Cap. IV, Seção II, Art. 24; Decreto nº 7.845, de 14 de Novembro de 2012, Cap. IV, Art. 52):

- Confidencial: máximo de 10 anos de sigilo (legado, Decreto nº 4.553, de 27 de Dezembro de 2002, Cap. II, Seção I, Art. 7º);

Estes prazos podem ser prorrogados uma única vez, por igual período, por autoridade responsável e dada a devida justificativa (via assinatura de Renovação da natureza sigilosa).