Ministério da Educação ​UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO

INSTRUÇÃO NORMATIVA PROPLAD/UTFPR nº 13, de  05 de maio de 2022 

A Pró-Reitoria de Planejamento e Administração - PROPLAD, no uso das atribuições que lhe confere o art. 77, do Regimento Geral da UTFPR, tendo em vista o disposto no § 1º do art. 23 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, e na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021, objetivando uniformizar os procedimentos inerentes à pesquisa de preços para os processos de aquisições e contratações na UTFPR, resolve:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º – Esta Instrução Normativa dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral, no âmbito da Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR.

§ 1º A realização da pesquisa de preços tem como objetivo a formação do preço estimado para todo e qualquer processo de aquisição no âmbito da UTFPR, exceto as contratações de obras e serviços de engenharia.

§ 2º O preço estimado será entendido como o preço máximo aceitável para aquele processo de aquisição e será utilizado pelo Departamento de Materiais e Importação (DEMIMP) ou Departamento de Materiais e Patrimônio (DEMAP) como referencial a serem adquiridos ou contratados.

§ 3º Todo procedimento administrativo da fase externa, visando a aquisição de bens ou contratação de serviços na UTFPR, será realizado pelo DEMIMP ou pelo DEMAP, exceto nos casos em que o empenho, pela sua natureza, seja emitido na modalidade 'não se aplica', cujo procedimento administrativo será realizado pela DIROF ou pelo DEOFI, sendo vedada qualquer aquisição ou contratação direta pelo demandante. 

§ 4º Para aferição da vantagem econômica das adesões às atas de registro de preços, bem como da contratação de item específico constante de grupo de itens em atas de registro de preços, deverá ser observado o disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 2º – Toda aquisição de bens ou contratação de serviços será precedida da confecção, pelo demandante e/ou pelos membros da equipe de planejamento, de requisição do SIORG, de pesquisa de preços e do preenchimento da Tabela de Formação do Preço constante no Anexo III da presente instrução, e demais documentos, conforme orientações e procedimentos constantes na base de conhecimento do SEI.

§ 1º Na requisição do SIORG deverá constar, obrigatoriamente, a descrição clara do objeto, as unidades de medida, as quantidades a serem adquiridas, o preço de referência, a indicação do recurso orçamentário para a execução da despesa. A requisição deverá ser assinada pelo demandante, pela chefia imediata (quando couber), pelo Diretor de Área e Ordenador de Despesas.

§ 2º A requisição, assinada pelo demandante, pela chefia imediata, pelo Diretor de Área, e Ordenador de Despesas, a pesquisa de preços e a Tabela de Formação do Preço, deverão ser enviadas via SEI para a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD) ou à Diretoria de Planejamento e Administração (DIRPLAD) para a conferência de consistência e os encaminhamentos necessários.

§ 3º A critério da PROPLAD ou DIRPLAD, a análise de consistência da pesquisa de preços poderá ser delegada ao DEMIMP ou DEMAP, respectivamente, mediante encaminhamento no SEI.

§ 4º Quando a requisição referir-se à aquisição de material ou à contratação de serviços decorrente de Ata de Registro de Preços de licitação da UTFPR, na qual os Campi sejam participantes estará dispensada a juntada dos demais documentos citados no caput do Art. 2º.  

CAPÍTULO II

ELABORAÇÃO DA PESQUISA DE PREÇO

Formalização

Modelo de Apresentação de Cotação de Preços 

Art. 3º – A pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo:

I - descrição do objeto a ser contratado;

II - identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento;

III - caracterização das fontes consultadas;

IV - série de preços coletados;

V - método estatístico aplicado para a definição do valor estimado;

VI - justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável;

VII - memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e

VIII - justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º.

Critérios e Parâmetros

Art. 4º – Na pesquisa de preços, sempre que possível, deverão ser observadas as condições comerciais praticadas, incluindo prazos e locais de entrega, instalação e montagem do bem ou execução do serviço, quantidade contratada, formas e prazos de pagamento, fretes, garantias exigidas e marcas e modelos, quando for o caso, observadas a potencial economia de escala e as peculiaridades do local de execução do objeto.

Art. 5º – O preço estimado será obtido a partir de pesquisa de preços, sob responsabilidade do demandante e/ou membros requisitantes da equipe de planejamento da contratação, mediante a juntada de, pelo menos, três pesquisas de preços, mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:

I - composição de custos unitários menores ou iguais à média do item correspondente nos sistemas oficiais de governo, como Painel de Preços ou banco de preços em saúde, observado o índice de atualização de preços correspondente;

II - contratações similares feitas pela Administração Pública, em execução ou concluídas no período de 1 (um) ano anterior à data da pesquisa de preços, inclusive mediante sistema de registro de preços, observado o índice de atualização de preços correspondente;

III - dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de tabela de referência formalmente aprovada pelo Poder Executivo federal e de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital, contendo a data e hora de acesso;

IV - pesquisa direta com, no mínimo, 3 (três) fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, por meio de ofício ou e-mail, desde que seja apresentada justificativa da escolha desses fornecedores e que não tenham sido obtidos os orçamentos com mais de 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do edital; (conforme o Anexo I - Solicitação de Cotação de Preços e Modelo de Apresentação de Cotação de Preços, da presente instrução).

V - pesquisa na base nacional de notas fiscais eletrônicas, desde que a data das notas fiscais esteja compreendida no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do edital, conforme disposto no Caderno de Logística, elaborado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Art. 6º – Deverão ser observados os seguintes parâmetros e critérios para a composição do preço de referência:

§ 1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II do art. 5º, devendo, em caso de impossibilidade, apresentar justificativa nos autos

§ 2º Poderá ocorrer a combinação das fontes de pesquisa para a formação do preço estimado, devendo ser, nestes casos, demonstrada a metodologia utilizada.

§ 3º A formação do preço estimado deverá ser demonstrada, pelo demandante ou Equipe De Planejamento da Contratação, através da Tabela de Formação de Preço, e será obtido, preferencialmente, pela média aritmética das pesquisas de preços juntadas ao processo de aquisição/contratação.

§ 4º Caso não seja possível a utilização da média aritmética para a obtenção do preço de referência, o demandante poderá utilizar a mediana, ou o menor preço, dentre os preços obtidos, desde que apresente justificativa fundamentada deste fato, bem como indique qual método utilizou, ficando sujeita a aprovação pelo Ordenador de Despesas.

§ 5º Quando a pesquisa de preços for realizada com fornecedores, nos termos do inciso IV, do Art. 5°,  deverá ser observado:

I - prazo de resposta conferido ao fornecedor compatível com a complexidade do objeto a ser licitado;

II - obtenção de propostas formais, contendo, no mínimo:

a) descrição do objeto, valor unitário e total;

b) número do Cadastro de Pessoa Física - CPF ou do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica - CNPJ do proponente;

c) endereços físico e eletrônico e telefone de contato;

d) data de emissão e prazo de validade; e

e) nome completo e identificação do responsável.

III - informação aos fornecedores das características da contratação contidas no art. 4º, com vistas à melhor caracterização das condições comerciais praticadas para o objeto a ser contratado; e

IV - registro, nos autos do processo da contratação correspondente, da relação de fornecedores que foram consultados e não enviaram propostas como resposta à solicitação de que trata o inciso IV, do Art. 5º.

§ 6º Excepcionalmente, mediante justificativa nos autos pelo demandante e autorização pelo Ordenador de Despesas, será admitida a formação do preço de referência com menos de três pesquisas de preços, e a utilização de parâmetros e critérios diversos aos apresentados na presente instrução.

I - Para ser considerada válida, a justificativa deverá estar acompanhada de documentos probatórios de que as empresas consultadas não responderam ao pedido de cotação, ou quando declarado, explicitamente, pelo demandante, que as formas estabelecidas para a obtenção do preço, ou ainda a priorização estabelecido no inciso I do artigo 5º , não apresentaram sucesso.

Metodologia para obtenção do preço estimado

Art. 7º – Será utilizado, como método para obtenção do preço estimado, a média dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros de que trata o art. 5º, desconsiderados os valores inexequíveis, inconsistentes e os excessivamente elevados.

§ 1º Para desconsideração dos valores inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados, serão adotados critérios fundamentados e descritos abaixo:

I - os preços que se apresentarem 60% menores, ou 130% maiores, em relação a média aritmética dos preços obtidos, não serão considerados como válidos para a formação do preço estimado, devendo ser eliminados deste cálculo, independentemente do método que se está utilizando, a saber,  preço médio,  mediana ou menor preço.

II - caso não restem no mínimo 3 preços válidos para a formação do preço estimado, o demandante deverá obter outros para completar este número mínimo, ou apresentar justificativa conforme disposto no § 6º do artigo 6º, situação na qual os documentos contendo os preços eliminados deverão ser encaminhados via SEI com os demais documentos descritos no art. 2º,da presente instrução.

III - se houverem preços eliminados, conforme disposto na inciso I, mas o demandante e/ou membros da equipe de planejamento, obtiver outros para completar no mínimo 3 preços válidos, os eliminados não obrigatoriamente deverão ser entregues junto com demais documentos descritos no art. 2º, da presente instrução, situação na qual também não necessitam constar em sua versão final da Tabela de Formação do Preço.

§ 2º Os preços coletados devem ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores apresentados.

§ 3º Quando o preço estimado for obtido com base única no inciso I do art. 5º, o valor não poderá ser superior à média do item nos sistemas consultados.

Art. 8º – Não serão admitidas pesquisas de preços:

I – obtidas em sítios de leilão ou de intermediação de vendas (AliExpress, Bondfaro, Buscapé, Ebay, Mercado Livre, Zoom, etc.);

II – cujos preços sejam promocionais;

III – em cujos preços que não incluam os impostos, taxas, fretes e quaisquer outros custos ou despesas inerentes ao objeto que se pretende adquirir;

IV – que não constem as informações mínimas previstas pelo §5º do Art. 6º, quando se tratar de pesquisa com as empresas através do Anexo I; ou

V – cuja descrição ou unidade de medida do item pesquisado destoe do descritivo do item demandado. 

CAPÍTULO III

REGRAS ESPECÍFICAS

Contratação direta

Art. 9º – Nas contratações diretas por inexigibilidade ou por dispensa de licitação, aplica-se o disposto no art. 5º.

§ 1º Quando não for possível estimar o valor do objeto na forma estabelecida no art. 5º, a justificativa de preços será dada com base em valores de contratações de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, por meio da apresentação de notas fiscais emitidas para outros contratantes, públicos ou privados, no período de até 1 (um) ano anterior à data da contratação pela Administração, ou por outro meio idôneo.

§ 2º Excepcionalmente, caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço de que trata o parágrafo anterior poderá ser realizada com objetos semelhantes de mesma natureza, devendo apresentar especificações técnicas que demonstrem similaridade com o objeto pretendido.

§ 3º Fica vedada a contratação direta por inexigibilidade caso a justificativa de preços demonstre a possibilidade de competição.

Contratação de itens de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC

Art. 10º – Os preços de itens constantes nos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas, publicados pela Secretaria de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, deverão ser utilizados como preço estimado, salvo se a pesquisa de preços realizada resultar em valor inferior.

Parágrafo único. As estimativas de preços constantes em modelos de contratação de soluções de TIC, publicados pela Secretaria de Governo Digital, poderão ser utilizadas como preço estimado.

Contratação de serviços com dedicação de mão de obra exclusiva

Art. 11º – Na pesquisa de preço para obtenção do preço estimado relativo às contratações de prestação de serviços com regime de dedicação de mão de obra exclusiva, aplica-se o disposto na Instrução Normativa nº 5, de 26 de maio de 2017, ou outra que venha a substituí-la, observando, no que couber, o disposto nesta Instrução Normativa.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12º – Havendo a necessidade de apresentação de qualquer das justificativas tratadas na presente instrução, esta(s) deverá(ão) ser elaborada(s) através de documento interno e encaminhadas via SEI junto com aos demais documentos descritos no art. 2º, da presente instrução.

Art. 13º – Quando forem detectadas falhas na apresentação dos documentos, o fato será comunicado ao demandante ou à equipe de planejamento, pela PROPLAD ou pela DIRPLAD, ou conforme disposto no artigo 2º § 3º, pelo DEMAP, para que providencie o saneamento destas, inclusive com a devolução do processo encaminhado, se for o caso.

Art. 14º – Os casos omissos serão resolvidos pela Pró-Reitoria de Planejamento e Administração da UTFPR.

Art. 15º – Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir do dia 1º de junho de 2022, e será publicada na página da UTFPR na área da PROPLAD.

Art. 16º – Fica revogada, a partir de 1º de junho de 2022, a Instrução Normativa nº 02/2017 da PROPLAD, de 18 de maio de 2017.

Curitiba, 05 de maio de 2022.

Sônia Maria Augustinho

Pró-Reitora de Planejamento e Administração   

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Documento assinado eletronicamente por (Document electronically signed by) SONIA MARIA AUGUSTINHO, PRO-REITOR(A), em (at) 05/05/2022, às 16:49, conforme horário oficial de Brasília (according to official Brasilia-Brazil time), com fundamento no (with legal based on) art. 4º, § 3º, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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Anexo I  

Solicitação de Cotação de Preços

...... cidade ......, xx de xxxxxxxxxx de 2022.

Para:

....razão social da empresa fornecedora...

Servimo-nos da presente para solicitar que realize, até a data de .............., cotação para o fornecimento dos materiais e/ou serviços relacionados no Modelo de Apresentação de Cotação de Preços, que acompanha a presente solicitação, e em observância as informações nele contidas, e condições a seguir especificadas:

1. O endereço de entrega para efeitos de formação do preço é  ........ rua, av., rod.........., bairro ................., na cidade de ....................., no Paraná.

2. A validade da cotação de preços deve ser de no mínimo ....... dias.

3. A presente consulta presta-se para a formação de preço de referência, sendo que a  UTFPR Câmpus ........... poderá realizar, posteriormente, por meio de PROCESSO LICITATÓRIO ou DISPENSA DE LICITAÇÃO, a formalização da aquisição/contratação.  

4. A aquisição/contratação por meio de PROCESSO LICITATÓRIO ou DISPENSA DE LICITAÇÃO ocorre mediante a emissão de Nota de Empenho, consulta de regularidade fiscal, e pagamento, depois de conferidos os materiais ou serviços recebidos.

5. De acordo com norma da Receita Federal do Brasil, que dispõe sobre a retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal pelo fornecimento de bens e serviços, por ocasião do pagamento, serão retidos na fonte os tributos federais (IR, CSLL, COFINS e PIS/PASEP), nos percentuais estabelecidos na referida norma, das empresas que não forem optantes do Simples Nacional, além dos percentuais relativos ao ISSQN (2~5%), quando da prestação de serviços.

Atenciosamente,

Nome Completo / Matrícula SIAPE xxx
 

Anexo II 

Modelo de Apresentação de Cotação de Preços 

Cotação de Preços que faz a empresa _____________________________, estabelecida no(a) ________________________________________________, conforme condições especificadas na Solicitação de Cotação de Preços, para o(s) material(ais) / serviço(s) a seguir especificados:

Declara a empresa que estão inclusos no(s) preço(s) da presente cotação, taxas, frete, seguros e quaisquer outros que incidam direta ou indiretamente na comercialização do material/prestação do serviço.

Prazo de validade da cotação: _________ (_________) dias

Prazo de entrega: até _________ dias

Telefone:  (___)________________  E-mail:  _____________________

__________________________________________________________________

 (nome completo e assinatura do responsável pela elaboração da cotação de preços)

As colunas referentes a “Descrição”, “Unidade de Medida” e “Quantidade” devem ser preenchidas pelo demandante antes de encaminhar a solicitação para as empresas.
 

Anexo III

Tabela de Formação do Preço  - exemplificativa

I o número de colunas, e a divisão pelo número de preços obtidos devem ser adequados a cada aquisição/contratação.

II os preços situados abaixo destes preços devem ser eliminados.

III os preços situados acima destes preços devem ser eliminados.

IV caso não utilize a média aritmética para a obtenção do preço de referência, o demandante deve, além de justificar a utilização da mediana ou do menor preço, indicar na referida justificativa qual destes métodos utilizou.

Ministério da Educação Universidade Tecnológica Federal do Paraná ........ (Reitoria ou Câmpus .........).......... .........(setor demandante) ....................

Anexo III

Tabela de Formação do Preço

I o número de colunas, e a divisão pelo número de preços obtidos devem ser adequados a cada aquisição/contratação.

II os preços situados abaixo destes preços devem ser eliminados.

III os preços situados acima destes preços devem ser eliminados.

IV caso não utilize a média aritmética para a obtenção do preço de referência, o demandante deve, além de justificar a utilização da mediana ou do menor preço, indicar na referida justificativa qual destes métodos utilizou.