Ministério da Educação UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ GABINETE DA REITORIA |
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INSTRUÇÃO NORMATIVA GABIR/UTFPR nº 47, de 20 de janeiro de 2023
Dispõe sobre a adoção da tabela de temporalidade de arquivos relativos às atividades-fim e atividades-meio da UTFPR. |
O REITOR DA UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ, no uso das atribuições que lhe foram conferidas conforme o Decreto datado de 22 de setembro de 2020, publicado no D.O.U. de 23 subsequente;
considerando a Resolução CONARQ nº 45, de 14 de fevereiro de 2020, que revogou a Resolução CONARQ nº 14, de 24 de outubro de 2001;
considerando os trabalhos realizados pela comissão designada pela Portaria de Pessoal GABIR/UTFPR nº 1669, de 03 de outubro de 2022; e
considerando o que consta no processo SEI nº 23064.059275/2022-24,
R E S O L V E:
Art. 1º Determinar que a UTFPR passe a adotar, para os documentos de arquivos relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), a tabela instituída pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e para os documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública, a tabela aprovada pela Portaria AN/MJ nº 47, de 14 de Fevereiro, de 2020, conforme Anexos I e II.
Art. 2º Revogar a Ordem de Serviço UTFPR nº 01, de 19 de janeiro de 2012.
Art. 3º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico da UTFPR.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.
MARCOS FLÁVIO DE OLIVEIRA SCHIEFLER FILHO
Reitor
Documento assinado eletronicamente por (Document electronically signed by) MARCOS FLAVIO DE OLIVEIRA SCHIEFLER FILHO, REITOR, em (at) 20/01/2023, às 17:04, conforme horário oficial de Brasília (according to official Brasilia-Brazil time), com fundamento no (with legal based on) art. 4º, § 3º, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020. |
A autenticidade deste documento pode ser conferida no site (The authenticity of this document can be checked on the website) https://sei.utfpr.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador (informing the verification code) 3226901 e o código CRC (and the CRC code) 09396D85. |
ANEXO I
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR |
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Código |
Descritor do código |
Prazos de guarda |
Destinação final |
Observações |
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Fase corrente |
Fase intermediária |
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100 ENSINO SUPERIOR
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110 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e funcionamento do ensino superior.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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120 CURSOS DE GRADUAÇÃO (inclusive na modalidade a distância)
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121 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO
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121.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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121.2 |
CRIAÇÃO DE CURSOS. CONVERSÃO DE CURSOS.
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Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente
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121.21 |
AUTORIZAÇÃO. RECONHECIMENTO. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO.
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Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente
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121.3 |
DESATIVAÇÃO DE CURSOS. EXTINÇÃO DE CURSOS. |
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente
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122 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR
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122.1 |
ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATIZ CURRICULAR).
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente
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122.2 |
REFORMULAÇÃO CURRICULAR. Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos.
Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos, classificar no código 121.1.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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122.3 |
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS. Incluem-se conteúdos programáticos, ementas das disciplinas e carga horária. |
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente
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122.31 |
OFERTA DE DISCIPLINAS. Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas (obrigatórias, isoladas, optativas e eletivas, inclusive estágios curriculares, obrigatórios e supervisionados) e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos, atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula.
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2 anos |
- |
Eliminação |
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122.32
|
ATIVIDADES COMPLEMENTARES. Incluem-se documentos referentes ao planejamento das atividades internas e a definição das atividades externas, que complementam os cursos de graduação e que sejam autorizadas pela instituição de ensino.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente
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123 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA
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123.1 |
CALENDÁRIO ACADÊMICO. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico, bem como dos períodos letivos complementares, intermediários e dos cursos de férias e de verão.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
Guardar apenas um exemplar de cada publicação. |
123.2 |
AGENDA ACADÊMICA. GUIA DO CALOURO. GUIA DO ESTUDANTE. MANUAL DO ESTUDANTE.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
Guardar apenas um exemplar de cada publicação. |
124 |
COLAÇÃO DE GRAU. FORMATURA. Incluem-se documentos referentes à organização da formatura e da solenidade de imposição ou colação de grau, lista de formandos e exemplar do convite, bem como o requerimento para colação de grau.
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5 anos |
- |
Eliminação |
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124.1 |
TERMO OU ATA DE COLAÇÃO DE GRAU.
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5 anos |
- |
Guarda Permanente |
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125 VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAÇÃO
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125.1 INGRESSO
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125.11 PROCESSO DE SELEÇÃO (VESTIBULAR) Nas subdivisões desse descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção.
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125.111 |
PLANEJAMENTO. ORIENTAÇÕES. Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos das provas (cadernos de provas), gabaritos (cartões-resposta e cartões do avaliador), critérios de correção das provas e guia do vestibulando. |
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda Permanente |
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125.112 |
INSCRIÇÃO. Incluem-se fichas de inscrição, questionário socioeconômico, solicitação de isenção de pagamento de taxa de inscrição, declaração para o sistema de cotas, resultado do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM), confirmação ou correção de dados cadastrais, boletim informativo e estatística da relação candidato/vaga.
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Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
125.113 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se laudo dactiloscópico, identificação digital, frequência do candidato, cronograma de atividades, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, controle de parentes de aplicadores de provas, termo de abertura de envelope, termo de compromisso, ata de sala, ata de coordenação, dados cadastrais dos candidatos para o Departamento de Polícia Federal (DPF) e relatório de fraudadores.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
125.114 |
CORREÇÃO DE PROVAS. Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos, folhas de resposta e avaliação de habilidades específicas.
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Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
125.115 |
RECURSOS. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação, aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos.
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Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
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125.116 |
RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificados.
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Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
125.12 |
REINGRESSO. ADMISSÃO DE GRADUAÇÃO. PORTADOR DE DIPLOMA. OBTENÇÃO DE NOVO TÍTULO. Incluem-se editais, inscrições, documentos referentes ao processo de seleção (provas e análise de currículos) e resultados.
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5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.13 TRANSFERÊNCIA
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125.131 |
TRANSFERÊNCIA VOLUNTÁRIA OU FACULTATIVA. Incluem-se documentos referentes ao processo de seleção para ingresso extravestibular como definição de vagas, publicação de editais, controle e aplicação de provas, correção, recursos e resultados.
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5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.132 |
TRANSFERÊNCIA EX OFFICIO. Incluem-se documentos referentes à transferência compulsória ou obrigatória em razão de legislação específica.
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente
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125.14 |
REOPÇÃO DE CURSO. MUDANÇA DE CURSO. TRANSFERÊNCIA INTERNA. Incluem-se documentos referentes aos processos de reopção de curso, mudança de curso e transferência interna como definição de vagas, publicação de editais, controle e aplicação de provas, correção, recursos e resultados.
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5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.19 |
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. Ordenar por: aluno convênio rede pública aluno especial aluno visitante continuidade de estudos mandado judicial matrícula de cortesia readmissão refugiados políticos reintegração revinculação
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5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.2 REGISTROS ACADÊMICOS
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125.21 |
MATRÍCULA. REGISTRO. Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à instituição e ao seu respectivo curso.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.22 |
INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS. MATRÍCULA SEMESTRAL EM DISCIPLINA. Incluem-se documentos referentes ao ordenamento, encomenda e correção de matrícula, troca ou mudança de turma e turno, matrícula sem disciplina, solicitações especiais de matrícula e rematrícula, reabertura, recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas, transferência de polo.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.23 |
ISENÇÃO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.24 TRANCAMENTO
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125.241 |
DISCIPLINA. MATRÍCULA PARCIAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas, bem como a sua renovação.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.242 |
TOTAL DE CURSO. MATRÍCULA TOTAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso, bem como a sua renovação.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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125.25 DESLIGAMENTO
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125.251 |
ABONO DE CURSO.
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5 anos |
25 anos |
Eliminação |
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125.252 |
JUBILAÇÃO.
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5 anos |
25 anos |
Eliminação |
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125.253 |
RECUSA DE MATRÍCULA.
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5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
125.26 |
PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA CONCLUSÃO DO CURSO.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
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125.3 AVALIAÇÃO ACADÊMICA
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125.31 |
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS (INCLUSIVE VERIFICAÇÃO SUPLEMENTARES). Incluem-se provas, exames e trabalhos (inclusive verificações suplementares), realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.
|
Devolução ao aluno após o registro das notas |
- |
- |
Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano do registro das notas. |
125.32 |
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO. TRABALHO FINAL DE CURSO. Incluem-se monografias, artigos científicos e relatórios, entre outros trabalhos elaborados na finalização dos cursos.
|
Devolução ao aluno após o registro das notas |
- |
Eliminação |
Eliminar os documentos não devolvidos após 1 ano do registro das notas. |
125.321 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR.
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Até o registro das notas |
1 ano |
Eliminação |
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125.322 |
BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação.
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Até o registro das notas |
1 ano |
Eliminação |
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125.323 |
PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA ENTREGA E APRESENTAÇÃO.
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Até o registro das notas |
1 ano |
Eliminação |
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125.33 |
REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUÊNCIA. Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apuração de frequência e notas.
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10 anos
|
10 anos |
Eliminação |
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125.34 |
DISTINÇÃO ACADÊMICA E MÉRITO. Incluem-se documentos referentes à indicação, solicitação e concessão de prêmios e de láurea ao aluno destaque.
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5 anos
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- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
125.4 DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA
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125.41 |
HISTÓRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar. |
125.42 EMISSÃO DE DIPLOMA
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125.421 |
EXPEDIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do diploma.
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5 anos |
5 anos |
Eliminação |
No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de diplomas, utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos individuais. |
125.422 |
REGISTRO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do diploma que poderá ser feito em livros, folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
A documentação de solicitação de registro de diplomas das instituições particulares de ensino superior deverá ser devolvida para as mesmas após o registro. Eliminar os diplomas não entregues 2 anos após a emissão. |
125.423 |
APOSTILA. Incluem-se documentos referentes ao apostilamento ao diploma de outra(s) habilitação(ões) que poderá ser feito em livros, folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
125.424 |
RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de diplomas expedidos por instituições de ensino superior no exterior.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
125.425 |
VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE. Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polícia Federal (DPF), conselhos profissionais e outros órgãos públicos.
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5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
125.43 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade; do CPF; da certidão de nascimento ou casamento; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor; do comprovante de quitação eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de óbito e de saúde física e mental; do comprovante de residência; e do passaporte, se for estrangeiro; além de fotografia do aluno) e documentação acadêmica (boletim semestral; certificado de conclusão do ensino médio; confirmação de colação de grau; convênio cultural; declaração de vaga e desistência de vaga ou curso; cópia do diploma de graduação, quando da admissão de graduado; guia de transferência; histórico escolar; nada consta da biblioteca; procurações; solicitações de atestados; requerimentos; integralização curricular ou lauda e registro das notas). – As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. |
125.5 REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR
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125.51 |
ALUNA GESTANTE.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
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125.52 |
ALUNO PORTADOR DE AFECÇÕES, INFECÇÕES E TRAUMATISMOS.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
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125.6 MONITORIAS. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS. PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias, nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa, aos estágios não obrigatórios e aos Programas de iniciação à docência.
Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa, classificar nas subdivisões dos códigos 220, 230 ou 240; para as referentes à Extensão, classificar nas subdivisões dos códigos 320, 330 ou 380; para os auxílios referentes à assistência estudantil, classificar nas subdivisões da Classe 500.
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125.61 |
MONITORIAS. Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como editais e resultados do processo de seleção.
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3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
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125.611 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas, listas de inclusão e exclusão.
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3 anos |
2 anos |
Eliminação |
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125.612 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR.
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3 anos |
2 anos |
Eliminação |
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125.613 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se relatórios parciais e finais, bem como controle de expedição de certificados.
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3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
125.62 |
ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS. Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento, acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho, relatórios, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
2 anos |
Eliminação |
|
125.63 |
PROGRAMAS DE INICIAÇÃO À DOCÊNCIA. Incluem-se estudos e propostas referentes aos programas de iniciação, incentivo ou estímulo à docência, bem como editais e resultados do processo de seleção.
|
3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
|
125.631 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas e resultados do processo de seleção.
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3 anos |
2 anos |
Eliminação
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125.632 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE BOLSISTA E ORIENTADOR.
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3 anos |
2 anos |
Eliminação
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125.633 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se relatórios parciais e finais, bem como o controle de expedição de declarações.
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3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente
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Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
125.64 |
FREQUÊNCIA DE MONITORES, ESTAGIÁRIOS E BOLSISTAS.
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5 anos |
47 anos |
Eliminação |
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125.7 MOBILIDADE ACADÊMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL. INTERCÂMBIO
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125.71 |
NACIONAL. Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito nacional.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
- |
Guarda Permanente |
Para os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. |
125.72 |
INTERNACIONAL. Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito internacional.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
- |
Guarda Permanente |
Para os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento.
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125.8 |
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO).
|
Até a conclusão do caso |
10 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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130 CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos cursos de mestrado acadêmico, mestrado profissionalizante, doutorado e pós-doutorado. |
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131 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU
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131.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos contendo a definição das características gerais do projeto, as áreas de concentração e as linhas de pesquisa, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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131.2 |
CRIAÇÃO DE CURSOS. CRIAÇÃO DE PROGRAMAS.
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Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente
|
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131.21 |
AUTORIZAÇÃO. RECONHECIMENTO. RENOVAÇÃO DE RECONHECIMENTO.
|
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
131.3 |
DESATIVAÇÃO DE CURSOS. EXTINÇÃO DE CURSOS. |
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente
|
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131.4 |
CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e coorientadores, internos e externos.
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5 anos |
10 anos |
Eliminação |
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132 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR
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132.1 |
ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR).
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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132.2 |
REFORMULAÇÃO CURRICULAR (INCLUSIVE CRIAÇÃO DE NOVAS ÁREAS DE CONCENTRAÇÃO). Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos.
Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos, classificar no código 131.1.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
132.3 |
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS. Incluem-se conteúdos programáticos, ementas das disciplinas e carga horária.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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132.31 |
OFERTA DE DISCIPLINAS. Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas – obrigatórias, optativas e eletivas, inclusive Estágio Docência para alunos bolsistas da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES) e Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) – e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos, atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula.
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5 anos |
5 anos |
Eliminação |
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133 |
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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134 VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU
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134.1 INGRESSO
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134.11 PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões desse descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção.
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134.111 |
PLANEJAMENTO. ORIENTAÇÕES. Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos das provas, composição de bancas e critérios de correção das provas.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda Permanente |
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134.112 |
INSCRIÇÕES. Incluem-se fichas de inscrição e os documentos exigidos no edital para sua homologação.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
134.113 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de realização das provas como controle de aplicação, frequência do candidato, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, termo de abertura de envelope, termo de compromisso e ata de sala.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
134.114 |
CORREÇÃO DE PROVAS. Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e folhas de resposta.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
134.115 |
RECURSOS. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação e às respostas aos recursos. |
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
|
134.116 |
RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificados.
|
Até a homologação do evento |
- |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.12 |
TRANSFERÊNCIA. Incluem-se documentos referentes às transferências voluntárias ou facultativas e ex officio.
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.13 |
MUDANÇA DE NÍVEL.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.19 |
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. Ordenar por: Aluno Especial Reintegração
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.2 REGISTROS ACADÊMICOS
|
|||||
134.21 |
MATRÍCULA. REGISTRO. Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à instituição e ao seu respectivo curso.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.22 |
INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS. MATRÍCULA SEMESTRAL EM DISCIPLINAS. Incluem-se documentos referentes à correção de matrícula, solicitações especiais de matrícula, reabertura, recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas e transferência de polo.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.23 |
ISENÇÃO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.24 TRANCAMENTO
|
|||||
134.241 |
DISCIPLINA. MATRÍCULA PARCIAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas, bem como a sua renovação.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
134.242 |
TOTAL DE CURSO. MATRÍCULA TOTAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso, bem como a sua renovação.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
10 anos |
Eliminação |
|
134.25 DESLIGAMENTO |
|||||
134.251 |
ABANDONO DE CURSO.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
134.252 |
JUBILAÇÃO.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
134.253 |
RECUSA DE MATRÍCULA.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
134.3 AVALIAÇÃO ACADÊMICA.
|
|||||
134.31 |
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS. Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.
|
Devolução ao aluno após o registro das notas |
- |
- |
Eliminar os documentos não devolvidos 1 ano após o registro das notas. |
134.32 EXAME DE QUALIFICAÇÃO
|
|||||
134.321 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
|
134.322 |
BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
|
134.323 |
PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA O EXAME DE QUALIFICAÇÃO.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
|
134.324 |
PROJETO DE QUALIFICAÇÃO. Incluem-se projetos e outros trabalhos exigidos ou apresentados para o exame de qualificação no curso de pós-graduação stricto sensu.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Guarda Permanente |
|
134.33 DEFESA DE DISSERTAÇÃO E TESE.
|
|||||
134.331 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR.
|
Até a conclusão do curso
|
1 ano |
Eliminação |
|
134.332 |
BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação.
|
Até a conclusão do curso
|
1 ano |
Guarda Permanente |
|
134.333 |
PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA A DEFESA. |
Até a conclusão do curso
|
1 ano |
Eliminação |
|
134.334 |
DISSERTAÇÃO E TESE.
|
Até a conclusão do curso
|
1 ano |
Guarda Permanente |
|
134.34 |
REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUÊNCIA. Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apuração de frequência e notas.
|
10 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
134.4 DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA
|
|||||
134.41 |
HISTÓRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR. |
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar. |
134.42 EMISSÃO DE DIPLOMA
|
|||||
134.421 |
EXPEDIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do diploma.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de diploma, utilizar os prazos de guarda e destinação dos assentamentos individuais.
|
134.422 |
REGISTRO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do diploma que poderá ser feito em livros, folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
A documentação de solicitação de registro de diplomas das instituições de ensino superior particulares deverá ser devolvida para as mesmas após o registro. Eliminar os diplomas não entregues 2 anos após a emissão.
|
134.423 |
RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de diplomas expedidos por instituições de ensino superior no exterior.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Para os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. |
134.424 |
VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE. Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polícia Federal (DPF) ou por outros órgãos públicos.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
134.43 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade; do CPF; da certidão de nascimento ou casamento; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor; do comprovante de quitação eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de óbito e de saúde física e mental; do comprovante de residência; e do passaporte, se for estrangeiro; além de fotografia do aluno e curriculum vitae) e documentação acadêmica (atas do exame de qualificação e do exame de defesa de dissertação ou tese; cartas de confirmação de matrícula, de referência e de aceite do orientador; declaração do vínculo empregatício; cópia do diploma de graduação; registro profissional; folha de rosto da dissertação ou tese; formulário de inscrição no curso; histórico da graduação; licença para afastamento temporário; pedido do exame de qualificação; plano de estudo ou matrícula semestral nas disciplinas a cursar com o aval do orientador; projeto de pesquisa; relatórios semestrais; solicitação de defesa de dissertação ou tese; trancamento de matrícula, de curso e de disciplina; nada consta da biblioteca; procurações; solicitações de atestados; requerimentos e registro das notas).
As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. |
134.5 |
REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR. Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções, infecções e traumatismos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
2 anos |
Eliminação |
|
134.6 MONITORIAS. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias, nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa, e aos estágios não obrigatórios.
Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa, classificar nas subdivisões dos códigos 220, 230 ou 240; para as referentes à Extensão, classificar nas subdivisões dos códigos 320, 330 ou 380; para os auxílios referentes à assistência estudantil, classificar nas subdivisões da Classe 500.
|
|||||
134.61 |
MONITORIAS. Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como editais e resultados do processo de seleção.
|
3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
|
134.611 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas, listas de inclusão e exclusão.
|
3 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
134.612 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR.
|
3 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
134.613 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se relatórios parciais e finais, bem como controle de expedição de certificados.
|
3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
134.62 |
ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS. Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento, acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho, relatórios, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
|
134.63 |
FREQUÊNCIA DE MONITORES E ESTÁGIOS.
|
5 anos |
47 anos |
Eliminação |
|
134.7 MOBILIDADE ACADÊMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL. INTERCÂMBIO
|
|||||
134.71 |
NACIONAL. Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito nacional.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
- |
Guarda Permanente |
Para os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. |
134.72 |
INTERNACIONAL. Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos programas de mobilidade acadêmica ou estudantil e de convênios de intercâmbio entre instituições de ensino superior em âmbito internacional.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
- |
Guarda Permanente |
Para os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. |
134.8 |
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO).
|
Até a conclusão do caso |
10 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
140 CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTÂNCIA) Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos cursos de especialização, de residência médica e dos designados como Master of Business Administration (MBA).
|
|||||
141 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
|
|||||
141.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO DOS CURSOS. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem dos cursos, contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
141.2 |
CRIAÇÃO DE CURSOS.
|
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
142 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR.
|
|||||
142.1 |
ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR).
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
142.2 |
REFORMULAÇÃO CURRICULAR. Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos. Para as instituições em que a reformulação curricular estiver incluída no projeto pedagógico dos cursos, classificar no código 141.1.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
142.3 |
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS. Incluem-se conteúdos programáticos, ementas das disciplinas e carga horária.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
142.31 |
OFERTA DE DISCIPLINAS. Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos, atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula.
|
2 anos |
- |
Eliminação |
|
143 |
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADÊMICA. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário acadêmico.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
Guardar apenas um exemplar do calendário. |
144 VIDA ACADÊMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
|
|||||
144.1 INGRESSO
|
|||||
144.11 PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões desse descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção.
|
|||||
144.111 |
PLANEJAMENTO. ORIENTAÇÕES. Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos das provas, composição de bancas e critérios de correção das provas.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda Permanente |
|
144.112 |
INSCRIÇÕES. Incluem-se fichas de inscrição e os documentos exigidos no edital para sua homologação.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
144.113 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de realização das provas como controle de aplicação, frequência do candidato, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, termo de abertura de envelope, termo de compromisso e ata de sala.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
144.114 |
CORREÇÃO DE PROVAS. Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e folhas de resposta.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
144.115 |
RECURSOS. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação e às respostas aos recursos.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
|
144.116 |
RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificados.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
144.19 |
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. Ordenar por: Aluno Especial Reintegração
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
144.2 REGISTROS ACADÊMICOS
|
|||||
144.21 |
MATRÍCULA. REGISTRO. Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento inicial do aluno para estabelecer sua vinculação à instituição e ao seu respectivo curso.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
144.22 |
INSCRIÇÃO EM DISCIPLINAS. MATRÍCULA EM DISCIPLINAS. Incluem-se documentos referentes à correção de matrícula, solicitações especiais de matrícula, reabertura, recondução e cancelamento de matrícula em disciplinas e transferência de polo.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
|
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
144.23 |
ISENÇÃO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
144.24 TRANCAMENTO
|
|||||
144.241 |
DISCIPLINA. MATRÍCULA PARCIAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento de matrícula em uma ou mais disciplinas, bem como a sua renovação.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
144.242 |
TOTAL DE CURSO. MATRÍCULA TOTAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação de trancamento total de matrícula do curso, bem como a sua renovação.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
144.25 |
DESLIGAMENTO.
|
|
|
|
|
144.251 |
ABANDONO DE CURSO.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
144.252 |
JUBILAÇÃO.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
144.253 |
RECUSA DE MATRÍCULA.
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
144.3
|
AVALIAÇÃO ACADÊMICA.
|
|
|
|
|
144.31 |
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS. Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.
|
Devolução ao aluno após o registro das notas |
- |
- |
Eliminar os documentos não devolvidos 1 ano após o registro das notas. |
144.32 |
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO. TRABALHO FINAL DE CURSO. Incluem-se monografias, artigos científicos e relatórios, entre outros trabalhos elaborados na finalização dos cursos.
|
Devolução ao aluno após o registro das notas |
- |
Eliminação |
Eliminar os documentos não devolvidos 1 ano após o registro das notas. |
144.321 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE ORIENTADOR E COORIENTADOR.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
|
144.322 |
BANCAS EXAMINADORAS: INDICAÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se portarias de indicação das bancas examinadoras e as atas resultantes de sua atuação.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
|
144.323 |
PRORROGAÇÃO DE PRAZO PARA ENTREGA E APRESENTAÇÃO.
|
Até a conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
|
144.33 |
REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUÊNCIA. Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, mapa de apuração de frequência e notas.
|
10 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
144.4 DOCUMENTAÇÃO ACADÊMICA
|
|||||
144.41 |
HISTÓRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAÇÃO CURRICULAR.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar. |
144.42 EMISSÃO DE CERTIFICADO
|
|||||
144.421 |
EXPEDIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do certificado.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de certificado, utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais.
|
144.422 |
REGISTRO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do certificado que poderá ser feito em livros, folhas avulsas ou por meio de impressão eletrônica.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os certificados não entregues 2 anos após a emissão. |
144.423 |
RECONHECIMENTO E REVALIDAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de reconhecimento e revalidação de certificados expedidos por instituições de ensino superior no exterior.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Para os casos de indeferimento, a documentação será devolvida ao requerente. Eliminar os documentos não devolvidos após 2 anos do indeferimento. |
144.424 |
VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE. Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade do certificado pelo Departamento de Polícia Federal (DPF) ou por outros órgãos públicos.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
144.43 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da identidade; do CPF; da certidão de nascimento ou casamento; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor; do comprovante de quitação eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de óbito, de saúde física e mental; do comprovante de residência; e do passaporte, se for estrangeiro; além de fotografia do aluno e do curriculum vitae) e documentação acadêmica (diploma da graduação; histórico escolar e registro profissional; nada consta da biblioteca; procurações; solicitações de atestados; requerimentos e registro das notas).
As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. |
144.5 |
REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR. Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções, infecções e traumatismos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
|
144.6 MONITORIAS. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de bolsas individuais de monitorias, nas instituições de apoio e fomento ao ensino e pesquisa, e aos estágios não obrigatórios.
Para as solicitações de bolsas institucionais referentes à Pesquisa, classificar nas subdivisões dos códigos 220, 230 ou 240; para as referentes à Extensão, classificar nas subdivisões dos códigos 320, 330 ou 380; para os auxílios referentes à assistência estudantil, classificar nas subdivisões da Classe 500.
|
|||||
144.61 MONITORIAS. Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como editais e resultados do processo de seleção.
|
|||||
144.611 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à divulgação, inscrição, provas, entrevistas, listas de inclusão e exclusão.
|
3 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
144.612 |
INDICAÇÃO, ACEITE E SUBSTITUIÇÃO DE MONITOR E ORIENTADOR.
|
3 anos |
2 anos |
Eliminação |
|
144.613 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se relatórios parciais e finais, bem como controle de expedição de certificados.
|
3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
144.62 |
ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS. Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento, acompanhamento e avaliação dos alunos nos estágios não obrigatórios como ficha de avaliação de desempenho, relatórios, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
|
144.63 |
FREQUÊNCIA DE MONITORES E ESTAGIÁRIOS.
|
5 anos |
47 anos |
Eliminação |
|
144.7 |
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO).
|
Até a conclusão do caso |
10 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional.
|
|||||
200 PESQUISA
|
|||||
210 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e desenvolvimento das ações de pesquisa.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
220 PROGRAMAS DE PESQUISA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos programas de pesquisa institucionais. Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação, pós-graduação stricto sensu e lato sensu, classificar no código 125.63 e nas subdivisões dos códigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
|
|||||
221 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, aos pareceres das instâncias competentes, ao registro e à aprovação do programa de pesquisa.
|
Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
222 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do programa.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
230 PROJETOS DE PESQUISA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes aos projetos de pesquisa institucionais, bem como os propostos por pesquisadores colaboradores e apoiados pela instituição. Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação, pós-graduação stricto sensu e lato sensu, classificar no código 125.63 e nas subdivisões dos códigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
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231 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, ao registro e à aprovação do projeto de pesquisa.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
232 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do projeto.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
240 INICIAÇÃO CIENTÍFICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes aos programas de bolsas de iniciação científica, com o apoio do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e tecnológico (CNPq) e de instituições de pesquisa estaduais, bem como parcerias com outros órgãos de fomento.
Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação, pós-graduação stricto sensu e lato sensu, classificar no código 125.63 e nas subdivisões dos códigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
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241 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição do projeto pelo orientador, os planos de orientação, metodologia de acompanhamento e de avaliação, bem como o julgamento e comunicação do resultado.
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2 anos |
2 anos |
Eliminação |
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242 |
CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS. Incluem-se os termos de compromisso do orientador e do bolsista, bem como os documentos referentes ao cancelamento, suspensão, substituição e reativação de bolsistas.
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5 anos |
- |
Eliminação |
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243 |
FREQUÊNCIA DE BOLSISTAS. Incluem-se atestados de frequência, controle da expedição de certificados ou declarações de participação dos bolsistas nos programas de iniciação científica.
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5 anos |
47 anos |
Eliminação |
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244 |
AVALIAÇÃO DE BOLSISTAS. Incluem-se documentos referentes à produção científica do bolsista.
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2 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
250 TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à gestão do conhecimento científico produzido na instituição como apoio à solicitação de pedidos de patentes, à disseminação da cultura de propriedade intelectual, às atividades de transferência e de inovação tecnológica e às atividades de empreendedorismo.
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251 REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à solicitação, registro, depósito, proteção e divulgação da propriedade intelectual produzida na instituição.
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251.1 |
APOIO À REDAÇÃO DE PATENTES. Incluem-se documentos referentes à realização de cursos, consultorias e orientações em geral, para elaboração de patentes de invenção, marcas, desenhos industriais, softwares, indicações geográficas e cultivares.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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251.2 |
APRESENTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO. Incluem-se documentos referentes à pesquisa prévia, preenchimento de formulários próprios e apresentação de documentação comprobatória e descritiva do produto, acompanhamento do depósito de pedido de registro até a emissão da carta patente ou registro do produto.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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252 TRANSFERÊNCIA DE TECNOLOGIA
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252.1 |
INFORMAÇÕES TÉCNICAS. Incluem-se documentos referentes às solicitações de informações, sobre produtos e serviços disponíveis, relativas ao processo de transferência de tecnologia.
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Até a celebração do contrato |
5 anos |
Eliminação |
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252.2 |
CELEBRAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS Incluem-se documentos referentes à efetivação do contrato de transferência de tecnologia, licenciamento, aquisição de conhecimento, franquia com a instituição, averbação junto ao Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar o processo de averbação junto ao INPI após a confirmação e recebimento do certificado de averbação. |
252.3 |
PARCERIAS PARA EXPLORAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE INOVAÇÃO TECNOLÓGICA. Incluem-se documentos referentes à formação de alianças e parcerias institucionais com instituições públicas ou privadas, para a realização de atividades conjuntas de pesquisa científica e tecnológica, na criação ou desenvolvimento de processo ou produto inovador como apoio à elaboração de projetos e a celebração de convênios.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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253 DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO TECNOLÓGICA
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253.1 |
INFORMAÇÃO TECNOLÓGICA INSTITUCIONAL. Incluem-se documentos referentes aos depósitos, registros de patentes nacionais e internacionais, pedidos de marcas, tecnologias licenciadas, tecnologias disponíveis para indústria, informações sobre pesquisas, desenvolvimento e lançamento de novos produtos ou processos da instituição.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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253.2 |
AVALIAÇÃO DA TRANSFERÊNCIA E INOVAÇÃO TECNOLÓGICA. Incluem-se diagnósticos, estudos e relatórios de avaliação e desenvolvimento das atividades.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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254 PROGRAMAS DE INCUBADORA DE EMPRESAS
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254.1 |
PROSPECÇÃO DE PROJETOS. Incluem-se documentos referentes à identificação, orientação, assessoria capacitada e apoio na busca de recursos financeiros de projetos tecnológicos inovadores com potencial de mercado.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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254.2 IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA
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254.21 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição do projeto como editais, cronogramas, entrevistas, pré-projetos, projetos detalhados e planos de negócios.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
254.22 |
ADMISSÃO. Incluem-se documentos referentes à admissão da empresa ao programa de incubadora como manual de operação, regimento, plano de negócios, documentação do empreendedor, da empresa e o contrato.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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254.23 |
CAPACITAÇÃO DE EMPREENDEDORES. Incluem-se documentos referentes ao apoio técnico no desenvolvimento do programa de incubadora como cursos, workshops, seminários em gestão, identificação de oportunidades de financiamento, integração à comunidade universitária, consultorias, assessorias e confecção de protótipos.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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254.24 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de informações, requeridas pelo programa de incubadora, para viabilizar o acompanhamento da evolução da empresa e orientar os serviços a serem oferecidos aos participantes do programa.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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260 ÉTICA EM PESQUISA
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261 PESQUISA EM SERES HUMANOS
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261.1 |
COMITÊ DE ÉTICA. Incluem-se documentos referentes à criação e atuação do comitê como normas, regulamentos, convocações, pautas, atas, certificados, deliberações, notas técnicas, pareceres e relatórios.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos seres humanos que participam das pesquisas, deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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261.2 |
REGISTRO DA PESQUISA. Incluem-se documentos referentes à solicitação de registro da pesquisa como projeto e protocolo, orçamento detalhado do projeto, curriculum vitae do(s) pesquisador(es), Termo de Consentimento Livre e Esclarecido (TCLE), concordância da instituição onde a pesquisa será realizada, roteiro para verificação dos documentos e informações necessárias à análise do projeto, parecer de liberação e relatório de conclusão dos experimentos realizados.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos seres humanos que participam das pesquisas, deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor. |
262 PESQUISA EM ANIMAIS
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262.1 |
COMISSÃO DE ÉTICA. Incluem-se documentos referentes à criação e atuação da comissão como normas, regulamentos, convocações, pautas, atas, certificados, deliberações, notas técnicas, pareceres e relatórios.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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262.2 |
REGISTRO DA PESQUISA. Incluem-se documentos referentes à solicitação de registro da pesquisa como projeto e protocolo, equipe e orçamento do projeto, detalhamento dos procedimentos experimentais, laboratoriais e de manutenção e destino final do animal, parecer de liberação e relatório de conclusão dos experimentos realizados, assim como os documentos referentes à utilização de animais em aulas práticas.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
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263 BIOSSEGURANÇA
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263.1 |
COMISSÃO INTERNA DE BIOSSEGURANÇA. Incluem-se documentos referentes à criação e atuação da comissão como normas, regulamentos, convocações, pautas, atas, certificados, deliberações, notas técnicas, pareceres e relatórios.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos aos organismos geneticamente modificados e seus derivados, deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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263.2 |
REGISTRO DA PESQUISA. Incluem-se documentos referentes à solicitação de registro da pesquisa como projeto, curriculum vitae do(s) pesquisador(es), parecer de liberação e relatório de conclusão dos experimentos realizados.
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Enquanto vigorar |
5 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos aos organismos geneticamente modificados e seus derivados, deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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290 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESQUISA A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional.
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300 EXTENSÃO
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310 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e desenvolvimento das ações de extensão.
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Enquanto vigorar |
- |
Guarda Permanente |
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320 PROGRAMAS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao conjunto articulado de ações de extensão, pesquisa e ensino, tendo caráter orgânico-institucional, clareza de diretrizes e orientação para um objetivo comum e execução a médio e longo prazo.
Para as solicitações de bolsas de ensino de graduação, pós-graduação stricto sensu e lato sensu, classificar no código 125.63, nas subdivisões dos códigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
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321 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, aos pareceres das instâncias competentes, ao registro e à aprovação do programa de extensão.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
322 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do programa.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
330 PROJETOS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes os projetos de extensão, com ação processual e contínua de caráter educativo, social, cultural científico ou tecnológico, com objetivo específico e prazo determinado.
Para as solicitações de bolsa de ensino de graduação, pós-graduação stricto sensu e lato sensu, classificar no código 125.63 e nas subdivisões dos códigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
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331 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, objetivos, justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, orçamentos, pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes e registro do projeto de extensão.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
332 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do projeto.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
340 CURSOS DE EXTENSÃO
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341 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, objetivos, justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, orçamentos, pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes, registro, regulamento do curso, estrutura curricular, carga horária, número de vagas, critérios de seleção e avaliação dos alunos, apostilas dos cursos de extensão.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
342 |
DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos de caráter promocional como folders, cartazes, jornais, folhetos e anúncios.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Guardar apenas um exemplar do material de divulgação de cada curso. |
343 |
INSCRIÇÃO.
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Até conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
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344 |
FREQUÊNCIA.
|
Até conclusão do curso |
1 ano |
Eliminação |
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345 |
EMISSÃO DE CERTIFICADO. Incluem-se documentos referentes à expedição, registro e controle da entrega do certificado.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os certificados não entregues após 2 anos da emissão. |
346 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais resultantes da execução dos cursos.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
350 EVENTOS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de curta duração como seminários, exposições, congressos, fóruns, semanas, espetáculos, jogos e competições esportivas, olimpíadas, festivais ou equivalentes que contribuem para a disseminação do conhecimento gerado pelas ações de extensão.
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351 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, objetivos, justificativa, metodologia, planejamento e programação, equipe de trabalho, cronograma, orçamentos, pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes, registro do evento de extensão, regulamentos dos eventos, carga horária e número de vagas.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
352 |
DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos de caráter promocional como folders, cartazes, jornais, folhetos e anúncios.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Guardar apenas um exemplar do material de cada evento. |
353 |
INSCRIÇÃO.
|
Até conclusão do evento |
1 ano |
Eliminação |
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354 |
FREQUÊNCIA. Incluem-se documentos referentes à frequência de participante, bem como o termo de responsabilidade dos alunos menores de idade e ficha de treinamento dos atletas, quando for o caso.
|
Até conclusão do evento |
1 ano |
Eliminação |
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355 |
EMISSÃO DE CERTIFICADO. Incluem-se documentos referentes à expedição, registro e controle da entrega do certificado.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os certificados não entregues após 2 anos da emissão. |
356 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução do evento.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
360 PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de transferência à comunidade do conhecimento gerado, por meio de assessorias e consultorias, pesquisas encomendadas e atividades contratadas e financiadas por comunidade ou empresa.
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|||||
361 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, objetivos, justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, orçamentos, pareceres de aprovação, autorização dos órgãos competentes e registro da prestação de serviço.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
362 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais e os produtos resultantes da execução da prestação do serviço.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
370 DIFUSÃO E DIVULGAÇÃO DA PRODUÇÃO ACADÊMICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às publicações e aos produtos acadêmicos decorrentes das ações de extensão para difusão e divulgação cultural, científica ou tecnológica.
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|||||
371 |
PROPOSIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apresentação da proposta, objetivos, justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, orçamentos, pareceres de aprovação e autorização dos órgãos competentes, registro da produção acadêmica.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar as propostas não aprovadas após 2 anos. |
372 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais resultantes da produção acadêmica.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do desenvolvimento do programa. Para as solicitações de bolsa de e ensino de graduação, pós-graduação stricto sensu e lato sensu, classificar no código 125.63 e nas subdivisões dos códigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
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381 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição do projeto pelo coordenador, os planos de trabalho, metodologia de acompanhamento e de avaliação, bem como o julgamento e comunicação do resultado.
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3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
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382 |
INSCRIÇÃO E SELEÇÃO DE BOLSISTAS. Incluem-se os termos de compromisso do coordenador e dos bolsistas, bem como os documentos referentes à substituição de bolsistas.
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3 anos |
2 anos |
Eliminação |
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383 |
FREQUÊNCIA DE BOLSISTAS. Incluem-se atestados de frequência, controle da expedição de certificados ou declarações de participação dos bolsistas nos programas de bolsas de extensão.
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5 anos |
47 anos |
Eliminação |
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384 |
AVALIAÇÃO. RESULTADOS. Incluem-se relatórios parciais e finais resultantes da execução dos programas de bolsa de extensão.
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3 anos |
2 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EXTENSÃO A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional.
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400 EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL
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410 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e funcionamento da educação básica e profissional.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
420 EDUCAÇÃO INFANTIL: CRECHES E PRÉ-ESCOLAR
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|||||
421 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DA EDUCAÇÃO INFANTIL
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|||||
421.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem, contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
421.2 |
AUTORIZAÇÃO PARA FUNCIONAMENTO.
|
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente |
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422 |
PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DAS ATIVIDADES PEDAGÓGICAS. Incluem-se documentos referentes à determinação das atividades e tarefas a serem desenvolvidas, para a concretização da proposta pedagógica.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
423 |
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ESCOLAR. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário escolar.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
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424 |
REUNIÃO DE PROFESSORES. Incluem-se documentos referentes aos encontros de professores para estudos e debates sobre o desenvolvimento psicomotor e pedagógico dos alunos, bem como relatórios, pareceres da avaliação da aprendizagem e atas.
|
5 anos |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
425 VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DA EDUCAÇÃO INFANTIL
|
|||||
425.1 INGRESSO
|
|||||
425.11 |
PROCESSO DE SELEÇÃO. Incluem-se fichas de inscrições, relação dos inscritos e dos sorteados.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
|
425.111 |
EDITAL. RESULTADO FINAL.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
|
425.12 |
MANDADO JUDICIAL.
|
5 anos |
|
Guarda permanente |
|
425.2 REGISTRO ESCOLAR
|
|||||
425.21 |
MATRÍCULA.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
|
425.3 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da certidão de nascimento, da carteira de vacinação, do comprovante de residência, do atestado de óbito e documentos de identificação dos responsáveis, além de fotografia do aluno e do termo de responsabilidade) e documentação escolar (ficha individual, registro e acompanhamento do desenvolvimento e da saúde e autorizações para uso de imagem e voz do aluno, para participação de eventos externos à escola e para atendimento médico).
As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e escolares que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos.
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425.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DA EDUCAÇÃO INFANTIL
|
|||||
425.91 |
FORMATURA. Incluem-se documentos referentes à organização da solenidade de formatura, lista de participantes e exemplar do convite.
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5 anos |
- |
Eliminação |
|
430 ENSINO FUNDAMENTAL (INCLUSIVE EDUCAÇÃO DE JOVENS E ADULTOS)
|
|||||
431 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ENSINO FUNDAMENTAL
|
|||||
431.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem, contendo a definição as características gerais do projeto, os fundamentos teórico–metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
431.2 |
AUTORIZAÇÃO PARA FUNCIONAMENTO.
|
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
432 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR
|
|||||
432.1 |
REFORMULAÇÃO CURRICULAR. Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos.
Para as instituições que tiverem a reformulação curricular incluída no projeto pedagógico, classificar no código 431.1.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
432.2 |
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS. Incluem-se conteúdos programáticos, planos de aulas e carga horária.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
433 |
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ESCOLAR. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário escolar.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
434 |
CONSELHO DE CLASSE. Incluem-se relatórios, pareceres da avaliação da aprendizagem e atas.
|
5 anos |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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435 VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DO ENSINO FUNDAMENTAL
|
|||||
435.1 INGRESSO
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435.11 PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção.
|
|||||
435.111 |
PLANEJAMENTO. ORIENTAÇÕES. Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos de prova (cadernos de provas), gabaritos (cartões-resposta e cartões do avaliador), listagens de apuração e critérios de correção das provas.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
|
435.112 |
INSCRIÇÕES. Incluem-se fichas de inscrição, questionário socioeconômico, solicitação de isenção de pagamento da taxa de inscrição, confirmação ou correção de dados cadastrais e estatística da relação candidato/vaga.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
|
435.113 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se frequência do candidato, relação de candidatos ausentes, termo de abertura de envelope e ata de sala.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
|
435.114 |
CORREÇÃO DE PROVAS. Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e folhas de resposta.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
|
435.115 |
RECURSOS. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação, aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
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435.116 |
RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificados.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
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435.12 |
TRANSFERÊNCIA. Incluem-se documentos referentes às transferências voluntárias ou facultativas e ex officio.
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5 anos |
- |
Guarda permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
435.13 |
MANDADO JUDICIAL.
|
5 anos |
- |
Guarda permanente |
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435.2 REGISTRO ESCOLAR
|
|||||
435.21 |
MATRÍCULA. Incluem-se documentos referentes à matrícula regular, bem como aqueles relativos à matrícula dos alunos que participam de programas de intercâmbio e a sua reintegração.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
435.211 |
CANCELAMENTO DE MATRÍCULA: POR DESISTÊNCIA (VOLUNTÁRIA) OU POR JUBILAÇÃO (COMPULSÓRIA).
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5 anos |
25 anos |
Eliminação |
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435.3 AVALIAÇÃO ESCOLAR
|
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435.31 |
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS. Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.
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Devolução ao aluno após o registro as notas |
- |
- |
Eliminar os documentos não devolvidos ao final do ano letivo. |
435.32 |
REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUÊNCIA. Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, mapa de apuração de frequência e notas.
|
10 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
435.4 DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR
|
|||||
435.41 |
HISTÓRICO ESCOLAR.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar.
|
435.42 |
EMISSÃO DE CERTIFICADO. Incluem-se documentos referentes à solicitação, expedição, registro e ao controle da entrega do certificado.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar os certificados não entregues 2 anos após a emissão. |
435.43 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da certidão de nascimento ou casamento; da carteira de vacinação; dos documentos de identificação dos responsáveis; da identidade e do CPF, caso possua; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor e do comprovante de quitação eleitoral, se for maior de dezoito anos; do comprovante de residência; e dos atestados de saúde física e mental e de óbito; além de fotografia do aluno e do termo de responsabilidade, caso ele seja legalmente incapaz) e documentação escolar (guia de transferência, requerimentos, histórico escolar, ficha individual, registro do certificado, ressalva e boletim escolar).
As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e escolares que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino. |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. |
435.5 |
REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR. Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções, infecções e traumatismos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
|
435.6 |
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO).
|
Até a conclusão do caso |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
435.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DO ENSINO FUNDAMENTAL
|
|||||
435.91 |
FORMATURA. Incluem-se documentos referentes à organização da solenidade de formatura, lista de participantes e exemplar do convite.
|
5 anos |
- |
Eliminação |
|
440 ENSINO MÉDIO (INCLUSIVE EDUCAÇÃO DE JOVENS E ADULTOS
|
|||||
441 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ENSINO MÉDIO
|
|||||
441.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem, contendo a definição das características gerais do projeto, os fundamentos teórico–metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
441.2 |
AUTORIZAÇÃO PARA FUNCIONAMENTO.
|
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
442 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR.
|
|||||
442.1 |
REFORMULAÇÃO CURRICULAR. Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos.
Para as instituições que tiverem a reformulação curricular incluída no projeto pedagógico, classificar no código 441.1.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
442.2 |
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS. Incluem-se conteúdos programáticos, planos de aulas e carga horária.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
443 |
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ESCOLAR. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário escolar.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
444 |
CONSELHOS DE CLASSE. Incluem-se relatórios, pareceres da avaliação da aprendizagem e atas.
|
5 anos |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
445 VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DO ENSINO MÉDIO
|
|||||
445.1 INGRESSO
|
|||||
445.11 PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção.
|
|||||
445.111 |
PLANEJAMENTO. ORIENTAÇÕES. Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos de prova (cadernos de provas), gabaritos (cartões-resposta e cartões do avaliador) e critérios de correção das provas.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda Permanente |
|
445.112 |
INSCRIÇÕES. Incluem-se fichas de inscrição, questionário socioeconômico, solicitação de isenção de pagamento da taxa de inscrição, confirmação ou correção de dados cadastrais e estatística da relação candidato/vaga.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
445.113 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se frequência do candidato, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, termo de abertura de envelope e ata de sala.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
445.114 |
CORREÇÃO DE PROVAS. Incluem-se cadernos de prova utilizados e folhas de resposta.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
445.115 |
RECURSOS. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação, aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
|
445.116 |
RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificados.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
|
445.12 TRANSFERÊNCIA Incluem-se documentos referentes às transferências voluntárias ou facultativas e ex officio.
|
|||||
445.19 |
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. Ordenar por: Mandado judicial Reintegração
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
445.2 REGISTRO ESCOLAR
|
|||||
445.21 |
MATRÍCULA. Incluem-se documentos referentes à matrícula regular, bem como aqueles relativos à matrícula dos alunos que participam de programas de intercâmbio e a sua reintegração.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
445.211 |
CANCELAMENTO DE MATRÍCULA: POR DESISTÊNCIA (VOLUNTÁRIA) OU POR JUBILAÇÃO (COMPULSÓRIA).
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
445.3 AVALIAÇÃO ESCOLAR
|
|||||
445.31 |
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS. Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.
|
Devolução ao aluno após os registros das notas. |
- |
- |
Eliminar os documentos não devolvidos ao final do ano letivo. |
445.32 |
REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUÊNCIA. Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apuração de frequência e notas.
|
10 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
445.4 DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR
|
|||||
445.41 |
HISTÓRICO ESCOLAR.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar.
|
445.42 EMISSÃO DE CERTIFICADO
|
|||||
445.421 |
EXPEDIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do certificado.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de certificados, utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais.
|
445.222 |
REGISTRO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do certificado e controle da entrega.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os certificados não entregues 2 anos após a emissão. |
445.43 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da certidão de nascimento ou casamento, dos documentos de identificação dos responsáveis, da identidade e do CPF, caso possua; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor e do comprovante de quitação eleitoral, quando maior de dezoito anos; do comprovante de residência; do passaporte, se for estrangeiro; e dos atestados de saúde física e mental e de óbito; além de fotografia do aluno e do termo de responsabilidade, caso ele seja legalmente incapaz) e documentação escolar (guia de transferência, certificado de conclusão do ensino fundamental, requerimentos, histórico escolar, ficha individual, registro do certificado, ressalva e boletim escolar).
As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e escolares que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. |
445.5 |
REGIME DE EXERCÍCIO DOMICILIAR. Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções, infecções e traumatismos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
2 anos |
Eliminação |
|
445.6 |
MONITORIAS. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS. Incluem-se documentos referentes ao processo de seleção, encaminhamento, acompanhamento, frequência e avaliação dos alunos nas monitorias e aos estágios não obrigatórios como a ficha de avaliação de desempenho, relatórios, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
52 anos |
Eliminação |
|
445.7 |
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO).
|
Até a conclusão do caso |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
445.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DO ENSINO MÉDIO
|
|||||
445.91 |
FORMATURA. Incluem-se documentos referentes à organização da solenidade de formatura, lista de participantes e exemplar do convite.
|
5 anos |
- |
Eliminação |
|
450 |
ENSINO TÉCNICO
|
|
|
|
|
451 CONCEPÇÃO, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DO ENSIN TÉCNICO
|
|||||
451.1 |
PROJETO PEDAGÓGICO. Incluem-se documentos referentes à concepção do ensino e aprendizagem, contendo a definição das características gerais do projeto, a qualificação ou habilitação profissional e planos de trabalho, os fundamentos teórico-metodológicos, os objetivos, o tipo de organização e as formas de implementação e avaliação.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
451.2 |
CRIAÇÃO E RECONHECIMENTO DE CURSO. AUTORIZAÇÃO PARA FUNCIONAMENTO.
|
Até a homologação do ato |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
452 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO CURRICULAR
|
|||||
452.1 |
ESTRUTURA DO CURRÍCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR).
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
452.2 |
REFORMULAÇÃO CURRICULAR. Incluem-se documentos referentes às alterações, mudanças, ajustes e adaptações efetuadas nos currículos.
Para as instituições que tiverem a reformulação curricular incluída no projeto pedagógico, classificar no código 451.1.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
452.3 |
DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDÁTICOS. Incluem-se conteúdos programáticos, planos de curso, planos de aula e carga horária.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
453.31 |
OFERTA DE DISCIPLINAS. Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas (obrigatórias, isoladas, optativas e eletivas) e documentos referentes à alocação ou distribuição de encargos didáticos, atribuição de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e horários de aula.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
453.32 |
ESTÁGIOS OBRIGATÓRIOS. Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento, acompanhamento e avaliação dos alunos nos programas de estágio como fichas de avaliação de desempenho, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
52 anos |
Eliminação |
|
453 |
PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ESCOLAR. Incluem-se documentos referentes à determinação ou fixação do calendário escolar.
|
Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
454 |
CONSELHOS DE CLASSE. Incluem-se relatórios, pareceres da avaliação da aprendizagem e atas.
|
5 anos |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
|
455 |
COLAÇÃO DE GRAU. FORMATURA. Incluem-se documentos referentes à organização da formatura e da solenidade de imposição ou colação de grau, lista de formandos e exemplar do convite, bem como o requerimento para colação de grau.
|
5 anos |
- |
Eliminação |
|
455.1 |
TERMO OU ATA DE COLAÇÃO DE GRAU.
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente
|
|
456 VIDA ESCOLAR DOS ALUNOS DO ENSINO TÉCNICO
|
|||||
456.1 INGRESSO
|
|||||
456.11 PROCESSO DE SELEÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a cada etapa do processo de seleção.
|
|||||
456.111 |
PLANEJAMENTO. ORIENTAÇÕES. Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, exemplares únicos de prova (cadernos de provas) gabaritos (cartões-resposta e cartões do avaliador) e critérios de correção das provas.
|
Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda Permanente |
|
456.112 |
INSCRIÇÕES. Incluem-se fichas de inscrição, questionário socioeconômico, solicitação de isenção de pagamento da taxa de inscrição, confirmação ou correção de dados cadastrais e estatística da relação candidato/vaga.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
456.113 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se frequência do candidato, relação de candidatos ausentes, inscrições extraviadas, termo de abertura de envelope e ata de sala.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial. |
456.114 |
CORREÇÃO DE PROVAS. Incluem-se cadernos de prova utilizados e folhas de resposta.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Eliminação |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
|
456.115 |
RECURSOS. Incluem-se documentos referentes à argumentação do candidato contra os instrumentos de avaliação, aos relatórios de estatística e às respostas aos recursos. |
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento.
|
456.116 |
RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do processo de seleção como listagens de apuração, listas de classificados e reclassificados.
|
Até a homologação do evento* |
1 ano |
Guarda Permanente |
*Aguardar o término da ação, no caso de ação judicial.
|
456.12 TRANSFERÊNCIA
|
|||||
456.121 |
TRANSFERÊNCIA VOLUTNÁTIA OU FACULTATIVA. Incluem-se documentos referentes ao ingresso fora do processo de seleção como definição de vagas, publicação de editais, controle e aplicação de provas, correção, recursos e resultados.
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente
|
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
456.122 |
TRANSFERÊNCIA EX OFFICIO. Incluem-se documentos referentes à transferência compulsória ou obrigatória em razão de legislação específica.
|
5 anos |
- |
Guarda Permanente |
|
456.19 |
OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. Ordenar por: Mandado judicial Reintegração |
5 anos |
- |
Guarda Permanente |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
456.2 REGISTRO ESCOLAR
|
|||||
456.21 |
MATRÍCULA. Incluem-se documentos referentes à matrícula regular, bem como aqueles relativos à matrícula dos alunos que participam de programas de intercâmbio e a sua reintegração.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
456.211 |
CANCELAMENTO DE MATRÍCULA: POR DESISTÊNCIA (VOLUNTÁRIA) OU JUBILAÇÃO (COMPULSÓRIA).
|
5 anos |
25 anos |
Eliminação |
|
456.22 |
ISENÇÃO DE DISCIPLINAS: DISPENSA DE DISCIPLINAS. APROVEITAMENTO DE ESTUDOS.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
5 anos |
Eliminação |
Eliminar os documentos após 2 anos do indeferimento. |
456.23 |
TRANCAMENTO.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
|
10 anos |
Eliminação |
|
456.3 AVALIAÇÃO ESCOLAR
|
|||||
456.31 |
PROVAS. EXAMES. TRABALHOS. RELATÓRIOS DE ESTÁGIOS. Incluem-se provas, exames, trabalhos e relatórios de estágio, realizados pelos alunos durante o período letivo, bem como os documentos referentes à revisão, retificação das notas e segunda chamada.
|
Devolução ao aluno após o registro das notas |
- |
- |
Eliminar os documentos não devolvidos ao final do ano letivo. |
456.32 |
REGISTRO DE CONTEÚDO PROGRAMÁTICO MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUÊNCIA. Incluem-se diários de classe, listas de frequência ou presença, relação de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apuração de frequência e notas.
|
10 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
456.4 DOCUMENTAÇÃO ESCOLAR
|
|||||
456.41 |
HISTÓRICO ESCOLAR.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar as versões parciais, cujas informações encontram-se recapituladas na versão integral do histórico escolar.
|
456.42 EMISSÃO DE DIPLOMA
|
|||||
456.421 |
EXPEDIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação de expedição do diploma.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
No caso das instituições de ensino que utilizam os assentamentos individuais para formação do processo de registro de diplomas, utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais, conforme legislação em vigor.
|
456.422 |
REGISTRO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de registro do diploma e ao controle de entrega.
|
5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os diplomas não entregues 2 anos após a emissão. |
456.423 |
VERIFICAÇÃO DE AUTENTICIDADE. Incluem-se documentos referentes à solicitação de verificação de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polícia Federal (DPF), conselhos profissionais e outros órgãos públicos.
|
5 anos |
5 anos |
Eliminação |
|
456.43 |
ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIÊS DOS ALUNOS). Incluem-se documentos pessoais (cópias da certidão de nascimento ou casamento; dos documentos de identificação dos responsáveis; da identidade e do CPF, caso possua; do certificado de quitação com o serviço militar; do título de eleitor e do comprovante de quitação eleitoral, se for maior de dezoito anos; do comprovante de residência; do passaporte, se for estrangeiro; e dos atestados de saúde física e mental e de óbito; além de fotografia do aluno e do termo de responsabilidade, caso ele seja legalmente incapaz) e documentação escolar (guia de transferência, certificado de conclusão do ensino fundamental, requerimentos, histórico escolar, ficha individual, registro de diploma, ressalva e boletim escolar).
As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e escolares que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada instituição adotar na formação dos dossiês dos alunos.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
* |
Eliminação |
*O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. |
456.5 |
REGIME DE EXERCÍCIOS DOMICILIAR. Incluem-se documentos referentes à aluna gestante e ao aluno portador de afecções, infecções e traumatismos. |
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
2 anos |
Eliminação |
|
456.6 |
MONITORIAS. ESTÁGIOS NÃO OBRIGATÓRIOS. PROGRAMAS DE INICIAÇÃO TECNOLÓGICA. Incluem-se documentos referentes à seleção, encaminhamento, acompanhamento, frequência e avaliação dos alunos nas monitorias, aos estágios não obrigatórios e programas de iniciação tecnológica como a ficha de avaliação de desempenho, relatórios, termos de compromisso e de desligamento ou rescisão. |
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
52 anos |
Eliminação |
|
456.7 |
REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTÊNCIA OU REPREENSÃO, SUSPENSÃO E EXPULSÃO).
|
Até a conclusão do caso |
15 anos |
Guarda Permanente |
A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados, documentos e informações relativos à vida privada, à honra e a imagem dos alunos deverão observar medidas especiais de segurança, conforme legislação em vigor.
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490 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À EDUCAÇÃO BÁSICA E PROFISSIONAL A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional.
|
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500 ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL
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510 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO Incluem-se documentos referentes à concepção, organização e desenvolvimento das ações de assistência estudantil.
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Enquanto vigora |
- |
Guarda Permanente |
|
520 PROGRAMAS, CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS E AUXÍLIOS AOS ALUNOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades desenvolvidas em decorrência dos programas, convênios e projetos de concessão de benefícios e auxílios de acordo com o Programa Nacional de Assistência Estudantil (PNAES), em consonância com as especificidades de cada uma das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), bem como aqueles referentes às ações de concepção mais ampla, relacionadas à assistência estudantil e ao desenvolvimento de atividades de ensino, pesquisa e extensão.
|
|||||
521 MORADIA ESTUDANTIL. MORADIA UNIVERSITÁRIA
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521.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de moradia estudantil (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
521.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso ou de ocupação e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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521.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
522 ALIMENTAÇÃO
|
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522.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de alimentação (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
522.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
|
522.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
523 TRANSPORTE
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523.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de transporte (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
|
523.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
|
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
|
523.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
524 ASSISTÊNCIA À SAÚDE FÍSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE CONVENIADA)
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524.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de assistência à saúde física e mental (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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524.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício e encaminhamento para atendimento médico. |
Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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524.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes da assistência médica prestada pela própria instituição e pela rede conveniada como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
525 INCLUSÃO SÓCIO-EDUCCIONAL E DIGITAL
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525.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de inclusão sócio-educacional e digital (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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525.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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525.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
526 CULTURA. ESPORTE
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526.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa cultural e esportivo (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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526.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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526.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes dos programas como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
527 CRECHE
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527.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de creche (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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527.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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527.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
528 APOIO PEDAGÓGICO
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528.1 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de apoio pedagógico (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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528.2 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
10 anos |
Eliminação |
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528.3 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
529 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS, CONVÊNIOS E PROJETOS DE CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS AOS ALUNOS
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529.1 |
ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS. Incluem-se documentos referentes aos programas, convênios e projetos elaborados e desenvolvidos para o fornecimento de condições básicas para o atendimento aos portadores de necessidades especiais como deficiência motora, deficiência visual (cegos ou com baixa visão), deficiência auditiva, Transtorno de Asperger (transtorno invasivo de desenvolvimento), transtorno do déficit de atenção e hiperatividade, dislexia (transtorno de aprendizagem), altas habilidades e superdotado.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino |
5 anos |
Guarda Permanente |
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529.2 |
AUXÍLIO PARA PARTICIPAÇÃO E REALIZAÇÃO DE EVENTOS. Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de ajuda de custo para a participação e realização de eventos.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
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10 anos |
Eliminação |
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529.3 |
ISENÇÃO DE TAXAS ACADÊMICAS. Incluem-se documentos referentes à isenção do pagamento da taxa de matrícula e de outras taxas acadêmicas.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
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10 anos |
Eliminação |
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529.4 |
CONCESSÃO DE MATERIAL DIDÁTICO. Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de material didático como livros, apostilas e cópias de textos.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
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10 anos |
Eliminação |
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529.5 BOLSA AUXÍLIO Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à concessão de auxílio pecuniário.
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529.51 |
PUBLICAÇÃO. DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento da Bolsa Auxílio (editais), à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
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529.52 |
INSCRIÇÃO. SELEÇÃO. ADMISSÃO. RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição e à avaliação socioeconômica do candidato, comprovante de vínculo (matrícula), fotografia do aluno, declaração com visto da coordenação do curso, termo de compromisso e as listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
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Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a instituição de ensino
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10 anos |
Eliminação |
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529.53 |
AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa como os laudos técnicos, o estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatórios parciais e finais.
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5 anos |
5 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar os relatórios parciais, cujas informações encontram-se recapituladas nos relatórios finais. |
590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL A classificação de documentos nesta subclasse só deverá ocorrer após apreciação e aprovação pelo Arquivo Nacional.
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ANEXO II
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL |
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Código |
Descritor do código |
Prazos de guarda |
Destinação final |
Observações |
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Fase corrente |
Fase intermediária |
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000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Esta classe contempla documentos referentes às atividades relacionadas à administração interna do órgão e entidade, que viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.
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001 |
RELAÇÃO INTERINSTITUCIONAL. Incluem-se documentos referentes à formalização, execução e acompanhamento das relações entre o órgão e entidade e outros órgãos e entidades, públicos e privados, firmadas por meio de acordos, contratos, convênios, termos e outros atos de ajustes, que abranjam, ao mesmo tempo, a execução de várias atividades, bem como aqueles referentes à fiscalização, prestação e tomada de contas, relatórios técnicos e termos de aditamento.
Quanto aos acordos, contratos, convênios, termos e outros atos de ajustes, referentes a uma única atividade, classificar no código específico.
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Enquanto vigora |
20 anos |
Guarda permanente |
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002 ATENDIMENTO AO CIDADÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às solicitações de informações e às comunicações enviadas ao órgão e entidade pelos canais de atendimento ao cidadão, tais como: Serviço de Informações ao Cidadão (SIC), ouvidoria e outros canais de comunicação.
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002.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre o acesso à informação pública executado pelos canais de atendimento ao cidadão.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
|
002.1 ACESSO À INFORMAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos pedidos de acesso à informação e aos documentos institucionais, encaminhados ao SIC, bem como os recursos impetrados em razão de negativa de acesso.
Quanto aos elogios e reclamações recebidos pelas ouvidorias e por outros canais de comunicação, classificar no código 002.2.
Quanto às comunicações eventuais trocadas entre o órgão e entidade e demais instituições, classificar no código 991.
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002.11 |
PEDIDO DE ACESSO À INFORMAÇÃO E RECURSO. Incluem-se documentos referentes às solicitações, respostas e recursos referentes aos pedidos de acesso à informação, presenciais e não presenciais, realizados por intermédio do SIC, tais como: formulários com pedidos de acesso à informação e formulários de recursos.
Quanto ao acesso e ao controle das consultas aos documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos, classificar no código 063.1.
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Até o término do atendimento* |
5 anos
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Eliminação |
*Aguardar o resultado do provimento do recurso em última instância, no caso de indeferimento do pedido de acesso. |
002.12 |
ACOMPANHAMENTO DO ATENDIMENTO AO CIDADÃO. Incluem-se documentos referentes ao acompanhamento das atividades desempenhadas pelo SIC, tais como: relatórios estatísticos, de atendimento, de controle de consultas e de perfil do usuário.
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2 anos
|
---- |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações estejam recapituladas ou consolidadas em outros. |
002.2 |
CONTROLE DE SATISFAÇÃO DO USUÁRIO. Incluem-se documentos referentes à pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços públicos, tais como: elogios e reclamações recebidos pelas ouvidorias e outros canais de comunicação.
Quanto aos pedidos de acesso à informação e aos documentos institucionais, encaminhados ao SIC, classificar nas subdivisões do código 002.1.
Quanto às comunicações eventuais trocadas entre o órgão e entidade e demais instituições, classificar no código 991.
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2 anos
|
---- |
Eliminação |
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003 CONTROLE E FISCALIZAÇÃO DA GESTÃO PÚBLICA. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às ações de inspeção, correição, auditagem e controle interno a cargo do gestor, realizadas para verificação dos procedimentos internos do órgão e entidade com o objetivo de melhorar a gestão pública.
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações estejam recapituladas ou consolidadas em outros. |
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003.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre as ações de inspeção, correição, auditagem e controle interno do órgão e entidade.
Quanto ao controle externo e à auditoria externa, classificar nas subdivisões do código 054.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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003.1 |
CONTROLE INTERNO. AUDITORIA INTERNA. Incluem-se documentos referentes à avaliação das ações executadas pelo órgão e entidade, da legalidade dos procedimentos e da atuação do gestor público.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
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003.2 |
AÇÃO PREVENTIVA. Incluem-se documentos referentes às ações implementadas por orientação dos órgãos fiscalizadores para prevenção da corrupção no órgão e entidade.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
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003.3 |
CORREIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à fiscalização e apuração de responsabilidades realizada pelos órgãos fiscalizadores em caso de irregularidades cometidas no órgão e entidade.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
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004 ASSESSORAMENTO JURÍDICO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à análise jurídica de instrumentos e de atos normativos e ao acompanhamento de ações judiciais.
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004.1 ORIENTAÇÃO TÉCNICA E NORMATIVA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à análise jurídica de instrumentos e de atos normativos elaborados pelo órgão e entidade.
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004.11 |
UNIFORMIZAÇÃO DO ENTENDIMENTO JURÍDICO. Incluem-se documentos referentes à análise e à fixação de interpretação da Constituição, das leis, dos tratados e dos demais atos normativos, a serem seguidos, de modo uniforme, pelo órgão e entidade, quando não houver orientação normativa superior, tais como: instruções, pareceres e notas.
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Enquanto vigora |
9 anos |
Guarda permanente |
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004.12 |
ANÁLISE DOS INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Incluem-se documentos referentes ao exame e à análise prévia ou conclusiva de textos de editais de licitação, de contratos e de instrumentos congêneres a serem publicados e celebrados pelo órgão e entidade.
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Até o término da análise |
5 anos |
Eliminação |
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004.2 ATUAÇÃO EM CONTENCIOSO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à atuação contenciosa judicial e administrativa, nas hipóteses de contestação, conflito ou litígio, exercida pela assessoria ou consultoria jurídica do órgão e entidade.
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|||||
004.21 |
REPRESENTAÇÃO EXTRAJUDICIAL. Incluem-se documentos referentes à solução extrajudicial dos litígios, visando à composição entre as partes em conflito de interesses, por meio de mediação, conciliação, arbitragem e demais técnicas de composição e administração de conflitos.
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Até a solução do litígio |
5 anos
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Guarda permanente |
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004.22 |
REPRESENTAÇÃO JUDICIAL. Incluem-se documentos referentes às ações defendidas pela assessoria ou consultoria jurídica em processos administrativos e judiciais, perante todas as instâncias, ordinárias ou extraordinárias, utilizando as medidas capazes de propiciar a efetiva defesa dos interesses do órgão e entidade.
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Até o trânsito em julgado |
5 anos |
Guarda permanente |
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005 PARTICIPAÇÃO EM ÓRGÃOS COLEGIADOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à organização e ao funcionamento de comissões, conselhos, comitês, juntas e grupos de trabalho, criados pelo próprio órgão e entidade ou por outros órgãos de deliberação coletiva, que contem com a participação de servidores da instituição.
Quanto à atuação de comissões, conselhos, comitês, juntas e grupos de trabalho referentes a uma atividade em particular, classificar no código específico.
|
|||||
005.1 |
CRIAÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à implantação dos órgãos colegiados e aos registros das deliberações e tomadas de decisão definidas nas reuniões, tais como: ato de instituição, regras para atuação, designação e substituição de membros, resoluções, atas e relatórios.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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005.2 |
OPERACIONALIZAÇÃO DE REUNIÕES. Incluem-se documentos referentes à organização das reuniões dos órgãos colegiados, bem como aqueles referentes ao agendamento, convocação, pauta e lista de participantes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Esta subclasse contempla documentos referentes à definição e alteração das políticas institucionais, à criação e modificação das estruturas organizacionais e aos registros que garantam a existência do órgão e entidade como pessoa jurídica e a sua atuação no meio público, privado, com o terceiro setor e com o cidadão, bem como aqueles referentes ao planejamento e acompanhamento das ações institucionais, da gestão ambiental e da comunicação social.
|
|||||
010.1 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a organização e funcionamento do órgão e entidade, bem como os boletins administrativos e de serviço.
Quanto aos boletins de pessoal, classificar no código 020.01.
Quanto à publicação de matérias em diários oficiais e em periódicos de grande circulação, classificar no código 069.3
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Enquanto vigora
|
5 anos
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Guarda permanente |
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011 |
ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA. Incluem-se documentos referentes aos estudos para a definição da estrutura e das atribuições do órgão e entidade e para as mudanças estratégicas (missão, finalidade e forma de atuação) e estruturais (hierarquia, distribuição formal de autoridade e responsabilidade, abertura ou encerramento de unidades administrativas), bem como aqueles resultantes da implantação de reformas administrativas ou de processos de modernização, com impacto no órgão e entidade, na forma de fusão, privatização, reestatização ou extinção.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os estudos preliminares ou as versões não implementadas das mudanças estruturais. |
012 |
HABILITAÇÃO JURÍDICA E REGULARIZAÇÃO FISCAL. Incluem-se documentos referentes à inscrição, baixa e cancelamento nos órgãos competentes, tais como: cadastro bancário, registros de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), no Sistema de Operações, Registro e Controle do Banco Central (Sisbacen), no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC), no Cadastro Informativo de Créditos e não Quitados do Setor Público Federal (Cadin).
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Enquanto vigora
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2 anos |
Eliminação |
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013 COORDENAÇÃO E GESTÃO DE REUNIÕES Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos relativos às atividades necessárias para a realização de assembleias, audiências, despachos e reuniões, gerais e setoriais, do órgão e entidade, bem como aqueles referentes ao registro de suas deliberações.
Quanto aos documentos de assembleias, audiências, despachos e reuniões produzidos pelas diferentes comissões instituídas no âmbito do órgão e entidade, classificar no código específico.
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|||||
013.1 |
OPERACIONALIZAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à organização das reuniões do órgão e entidade, bem como aqueles referentes ao agendamento, convocação, pauta e lista de participantes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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013.2 |
REGISTRO DE DELIBERAÇÕES. Incluem-se documentos referentes aos registros das deliberações e tomadas de decisão definidas nas assembleias, audiências, despachos e reuniões, tais como: resoluções, atas e relatórios.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
|
014 PREENCHIMENTO DE FUNÇÃO DE DIREÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos processos eletivos para preenchimento de função de direção prevista em legislação competente à área de atuação do órgão e entidade.
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|||||
014.1 |
NOMEAÇÃO E ATUAÇÃO DA COMISSÃO ELEITORAL. Incluem-se documentos referentes à constituição e às atividades da comissão eleitoral, das mesas de votação e dos fiscais, tais como: indicação dos membros, regimento eleitoral, convocação, pauta, lista de participantes e registros e atas das reuniões.
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Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
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014.2 |
INSCRIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à definição do calendário eleitoral, à inscrição de candidatos para participação no processo eletivo e à divulgação das atividades eletivas e dos candidatos, tais como: cronograma, cópia de documentos pessoais dos inscritos ou integrantes das chapas concorrentes, propaganda eleitoral e pedidos de impugnação de candidatura.
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Até a homologação do evento |
1 ano |
Eliminação |
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014.3 |
VOTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à apuração do processo eletivo, tais como: relação de eleitores habilitados, cédulas de votação e contagem de votos.
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Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos da homologação do evento, as cédulas de votação. |
014.4 |
DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS E INTERPOSIÇÃO DE RECURSOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais da eleição realizada e à divulgação dos candidatos eleitos, bem como aqueles referentes aos recursos impetrados.
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Até a homologação do evento |
1 ano |
Guarda permanente |
* Aguardar o término da ação, no caso de interposição de recursos. Eliminar, após 2 anos da homologação do evento, os documentos de recursos indeferidos. |
015 GESTÃO INSTITUCIONAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao planejamento, ao acompanhamento e à avaliação das atividades do órgão e entidade.
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|||||
015.1 |
PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL. Incluem-se documentos referentes ao planejamento, às ações e aos programas e projetos de trabalho do órgão e entidade, tais como: planejamento plurianual, planejamento estratégico, plano de desenvolvimento institucional, plano de metas e definição de indicadores de desempenho.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
015.2 |
ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES. Incluem-se documentos referentes aos registros das atividades desempenhadas pelo órgão e entidade, tais como: relatórios parciais (mensal, trimestral ou semestral), relatório anual e relatório de gestão.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
015.3 AVALIAÇÃO DA GESTÃO INSTITUCIONAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às ações de autoavaliação, para verificação do desempenho do órgão e entidade, visando o controle da qualidade e a melhoria na prestação do serviço público.
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
|||||
015.31 |
ELABORAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao planejamento das atividades de avaliação e aos programas e projetos de implementação do controle da qualidade da gestão do órgão e entidade, tais como: definição de indicadores e de instrumentos para avaliação dos aspectos gerenciais, diagnósticos e cronogramas.
|
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
015.32 |
EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO. Incluem-se documentos referentes à implementação das atividades de avaliação e controle da qualidade da gestão institucional, bem como aqueles referentes à análise crítica e à verificação da compatibilidade entre o planejamento e os resultados obtidos na apuração das metas institucionais.
|
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
|
015.33 |
CERTIFICAÇÃO DA CONFORMIDADE. Incluem-se documentos referentes à certificação da conformidade, às propostas de ações corretivas e preventivas e ao tratamento da não conformidade, bem como relatórios estatísticos, demonstrativos de resultados, certificados e premiações.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
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016 |
GESTÃO DE PROCESSOS. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às etapas que envolvem planejamento, análise, mapeamento, desenho e modelagem de processos institucionais e ao gerenciamento de desempenho.
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|
|
|
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016.1 |
PLANEJAMENTO DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS. Incluem-se documentos referentes ao planejamento do mapeamento de processos institucionais, tais como: identificação de objetivos e de ferramentas a serem utilizadas e cronograma de atividades.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
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016.2 |
EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO. Incluem-se documentos referentes ao desenvolvimento do mapeamento de processos institucionais e à coleta de dados.
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5 anos |
9 anos |
Eliminação |
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016.3 |
RESULTADO. Incluem-se documentos referentes aos resultados do mapeamento de processos institucionais, tais como: diagnósticos, fluxogramas e relatórios.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
016.4 |
MODELAGEM DE PROCESSOS. Incluem-se documentos referentes à definição de especificações para a modelagem de processos novos ou modificados.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
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016.5 |
GERENCIAMENTO DE DESEMPENHO. Incluem-se documentos referentes à medição e monitoramento de processos e propostas de ações corretivas ou preventivas, tais como: questionários, avaliações, propostas, análises e laudos. |
5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
017 GESTÃO AMBIENTAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à gestão ambiental, visando à utilização racional e sustentável dos recursos naturais, envolvendo o uso de práticas e o desenvolvimento de hábitos que garantam a proteção, conservação e preservação da biodiversidade, a reciclagem das matérias-primas e a redução do impacto ambiental.
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|||||
017.1 |
PROTEÇÃO AMBIENTAL INTERNA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de controle e preservação do ambiente de trabalho que envolve a conscientização dos servidores, tais como: campanhas de conscientização para redução do consumo de água e energia elétrica e programas de coleta seletiva solidária e reciclagem de resíduos descartáveis, bem como a produção de material de divulgação.
Quanto ao controle de riscos ambientais, classificar no código 025.21.
Quanto ao recolhimento de material inservível e de sucatas ao depósito, classificar no código 032.3.
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Enquanto vigora o evento |
2 anos |
Eliminação |
Arquivar um exemplar do material de divulgação produzido para cada evento. |
017.2 |
PROTEÇÃO AMBIENTAL EXTERNA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de controle e preservação ambiental externa que envolve a coleta seletiva solidária, a reciclagem de resíduos descartáveis e o uso de fontes não poluentes, tais como: projetos, questionários, avaliações, análises, laudos, relatórios estatísticos e de destinação de resíduos.
Quanto à alienação definitiva, por desfazimento, de material permanente e de consumo em razão de serem considerados inservíveis e irrecuperáveis, classificar nos códigos 033.41 e 033.42, respectivamente.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
018 |
CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços fotográficos e filmográficos de publicidade e de produção de clipagens eletrônicas, para a implementação de concurso público e de consultoria para mapeamento e modelagem de processos a serem prestados sob o regime de execução indireta, tais como: planejamento da contratação (estudos preliminares, gerenciamento de riscos e termo de referência ou projeto básico), divulgação (publicação de editais), seleção do fornecedor (adjudicação, homologação, formalização e publicação do contrato), indicação e designação do gestor e dos fiscais da execução do contrato para acompanhamento, fiscalização (técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário), avaliação e aferição dos resultados previstos na contratação e demais documentos comprobatórios da prestação dos serviços, relatórios, notas fiscais e faturas.
Nota: A contratação de prestação de serviços poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas. |
019 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de organização e funcionamento não contempladas nos descritores anteriores.
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019.1 COMUNICAÇÃO SOCIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de comunicação social nos âmbitos externo (comunicação externa) e interno (comunicação interna), compreendendo a escolha e os usos de mídias empregadas.
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019.11 COMUNICAÇÃO EXTERNA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao credenciamento de jornalistas, entrevistas, noticiários, reportagens e editoriais.
Quanto ao assessoramento de cerimonial para a realização de solenidades oficiais e eventos do órgão e entidade, classificar nas subdivisões do código 910.
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019.111 |
CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS. Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de jornalistas, tais como: normas de credenciamento, formulários e credenciais.
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Enquanto vigora |
1 ano |
Eliminação |
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019.112 |
RELAÇÃO COM A IMPRENSA. Incluem-se documentos referentes à releases para publicação, mensagens, entrevistas, noticiários, reportagens e editoriais.
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1 ano |
– |
Eliminação Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política do órgão ou entidade. |
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019.113 |
ELABORAÇÃO DE CAMPANHAS PUBLICITÁRIAS. Incluem-se documentos referentes às campanhas institucionais, filmes, propagandas e à produção de material de divulgação do órgão e entidade.
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4 anos |
10 anos |
Guarda permanente |
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019.12 |
COMUNICAÇÃO INTERNA. Incluem-se documentos referentes à divulgação para o público interno de notícias publicadas que envolvem o órgão e entidade ou sobre assuntos afins à sua missão, tais como: clipagem de notícias veiculadas em jornais, em revistas e em sites de comunicação e divulgação de avisos, comunicados, boletins e informativos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Arquivar os documentos cujas informações reflitam a política do órgão ou entidade |
019.2 |
AÇÃO DE RESPONSABILIDADE SOCIAL. Incluem-se documentos referentes à participação em ações de incentivo ao esporte, à cultura e à educação, com possibilidade de dedução de imposto de renda, conforme especificado em legislação.
Quanto à realização de ações de concessão de patrocínio a projetos esportivos e culturais, classificar no código específico.
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5 anos |
9 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
020 GESTÃO DE PESSOAS Esta subclasse contempla documentos referentes aos direitos e obrigações dos servidores e empregados públicos, dos servidores temporários, dos residentes (aqueles inscritos nas residências médica, multiprofissional em saúde, pedagógica e jurídica, entre outras), dos estagiários, dos ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança sem vínculo, lotados no órgão e entidade, bem como aqueles referentes aos direitos e obrigações do empregador.
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020.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a gestão de pessoas do órgão e entidade, bem como os boletins de pessoal.
Quanto aos boletins administrativos e de serviço, classificar no código 010.01.
Quanto à publicação de matérias em diários oficiais e em periódicos de grande circulação, classificar no código 069.3.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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020.02 IMPLEMENTAÇÃO DAS POLÍTICAS DE PESSOAL. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao planejamento, desenvolvimento e implantação das políticas de pessoal.
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020.021 |
PLANEJAMENTO DA FORÇA DE TRABALHO. PREVISÃO DE PESSOAL. Incluem-se documentos referentes ao levantamento das habilidades e especificações necessárias para o exercício das funções e atividades rotineiras e eventuais, visando subsidiar a previsão de pessoal, definindo qualificação e quantitativo.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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020.022 |
CRIAÇÃO, EXTINÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO E TRANSPOSIÇÃO DE CARGOS E DE CARREIRAS. Incluem-se documentos referentes à criação, transformação e reestruturação de cargos, carreiras e remuneração dos servidores da administração pública.
Quanto à reestruturação e alteração salarial, classificar no código 023.12.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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020.03 RELACIONAMENTO COM ENTIDADES REPRESENTATIVAS DE CLASSE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às negociações que envolvem servidores, sindicatos e empregados, bem como aqueles referentes ao relacionamento do órgão e entidade com os conselhos profissionais.
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020.031 |
RELAÇÃO COM SINDICATOS. Incluem-se documentos referentes aos acordos, convenções e dissídios coletivos estabelecidos nas negociações que envolvem servidores, sindicatos e empregadores.
Quanto à contribuição sindical, assistencial e confederativa do servidor, classificar no código 023.171.
Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar no código 023.183.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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020.032 |
MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS. GREVES. PARALISAÇÕES. Incluem-se documentos referentes à notificação da greve, por parte dos grevistas, ao órgão e entidade, bem como aqueles referentes aos acordos e respectivas compensações por parte dos servidores sobre o desconto dos dias parados.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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020.033 |
RELAÇÃO COM CONSELHOS PROFISSIONAIS. Incluem-se documentos referentes ao relacionamento com os conselhos profissionais, tais como: fiscalização do órgão e entidade pelos conselhos profissionais e comprovantes de pagamento da anuidade.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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020.1 |
ASSENTAMENTO FUNCIONAL. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à vida funcional dos servidores e empregados públicos, dos servidores temporários, dos residentes (aqueles inscritos nas residências médica, multiprofissional em saúde, pedagógica e jurídica, entre outras), dos estagiários, dos ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança sem vínculo, bem como os registros e as anotações dos atos da administração pública a que tiveram direito ou lhe foram impostos como deveres.
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Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a administração pública |
* |
Eliminação |
* Transferir os documentos para fase intermediária após o término do vínculo, sendo o prazo total de guarda dos documentos de 100 anos. |
020.11 |
SERVIDORES E EMPREGADOS PÚBLICOS. Incluem-se documentos referentes à vida funcional dos servidores estatutários ativos (ou seja, ocupantes de cargos públicos) e inativos e dos empregados públicos (ou seja, ocupantes de empregos públicos) que são contratados e submetidos ao regime da legislação trabalhista.
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Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a administração pública |
* |
Eliminação |
* Transferir os documentos para fase intermediária após o término do vínculo, sendo o prazo total de guarda dos documentos de 100 anos. |
020.12 |
SERVIDORES TEMPORÁRIOS. Incluem-se documentos referentes à vida funcional dos servidores que são contratados por tempo determinado, em caráter excepcional para atender uma eventual necessidade de interesse público, sem que estejam vinculados a cargo ou emprego públicos.
Quanto à contratação de pessoas físicas (autônomos e colaboradores), classificar no código 029.5.
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Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a administração pública |
* |
Eliminação |
* Transferir os documentos para fase intermediária após o término do vínculo, sendo o prazo total de guarda dos documentos de 100 anos. |
020.13 |
RESIDENTES E ESTAGIÁRIOS. Incluem-se documentos referentes à vida funcional dos residentes e os estagiários.
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Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a administração pública |
* |
Eliminação |
* Transferir os documentos para fase intermediária após o término do vínculo, sendo o prazo total de guarda dos documentos de 100 anos. |
020.14 |
OCUPANTES DE CARGO COMISSIONADO E DE FUNÇÃO DE CONFIANÇA. Incluem-se documentos referentes à vida funcional dos ocupantes de cargo comissionado e de função de confiança sem vínculo.
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Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a administração pública
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* |
Eliminação |
* Transferir os documentos para fase intermediária após o término do vínculo, sendo o prazo total de guarda dos documentos de 100 anos. |
020.2 |
IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL. Incluem-se documentos referentes à requisição e ao controle de entrega de documentos de identificação funcional, tais como: carteira, cartão, identidade, crachá, credencial, passaporte de serviço ou diplomático.
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Enquanto o servidor mantiver o vínculo com a administração pública |
* |
Eliminação |
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021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos desenvolvidos para a realização de concursos públicos para o provimento de cargos públicos, empregos públicos e contratação por tempo determinado.
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021.1 |
PLANEJAMENTO DO PROCESSO SELETIVO. Incluem-se estudos, propostas, constituição de bancas examinadoras, programas, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos e critérios para correção de provas e para solicitação de recursos.
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Até a homologação do evento |
2 anos |
Guarda permanente
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021.2 |
INSCRIÇÃO. Incluem-se documentos exigidos no edital para a homologação da inscrição e fichas de inscrição.
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Até a homologação do evento* |
2 anos
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Eliminação |
* Aguardar o término da ação, no caso de interposição de recursos. |
021.3 |
CONTROLE DE APLICAÇÃO DE PROVAS. Incluem-se documentos referentes ao controle de aplicação das provas, de acordo com os requisitos estipulados no edital.
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Até a homologação do evento* |
2 anos
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Eliminação |
* Aguardar o término da ação, no caso de interposição de recursos. |
021.4 |
CORREÇÃO DE PROVAS. AVALIAÇÃO. Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos, folhas de resposta, provas de títulos, avaliação psicológica, testes psicotécnicos, exames médicos e de aptidão física. Quanto às provas de títulos, avaliação psicológica, testes psicotécnicos, exames médicos e de aptidão física dos candidatos que vierem a ser nomeados, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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Até a homologação do evento* |
2 anos
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Eliminação |
* Aguardar o término da ação, no caso de interposição de recursos. |
021.5 |
DIVULGAÇÃO DOS RESULTADOS E INTERPOSIÇÃO DE RECURSOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados finais das provas realizadas, a classificação e a reclassificação dos candidatos, bem como aqueles referentes aos recursos impetrados em qualquer uma das fases do concurso.
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Até a homologação do evento* |
2 anos
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Guarda permanente |
* Aguardar o término da ação, no caso de interposição de recursos. Eliminar, após 2 anos da homologação do evento, os documentos de recursos indeferidos. |
022 PROVIMENTO, MOVIMENTAÇÃO E VACÂNCIA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações e as formas de ingresso, movimentação e desligamento na administração pública, bem como aqueles referentes às avaliações de desempenho dos servidores.
Quanto aos atos específicos e individuais que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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022.1 |
PROVIMENTO DE CARGO PÚBLICO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de admissão, contratação, nomeação, designação, posse, disponibilidade, aproveitamento, readmissão, readaptação, recondução, reintegração, reversão e promoção.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.2 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de lotação, exercício, permuta, cessão e requisição.
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022.21 |
LOTAÇÃO, EXERCÍCIO E PERMUTA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de lotação, exercício e permuta, bem como aqueles referentes à transferência.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
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022.22 |
CESSÃO. REQUISIÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de cessão e requisição para a realização de serviços temporários em outro órgão e entidade.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.3 |
REMOÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de remoção.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
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022.4 |
REDISTRIBUIÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de redistribuição.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.5 |
SUBSTITUIÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de substituição.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.6 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao cumprimento do estágio obrigatório pelo servidor público, à homologação de sua estabilidade e ao período de experiência a ser cumprido pelos contratados, bem como aqueles referentes às promoções e progressões funcionais.
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022.61 |
CUMPRIMENTO DE ESTÁGIO PROBATÓRIO. HOMOLOGAÇÃO DA ESTABILIDADE. Incluem-se documentos referentes ao cumprimento e à avaliação do estágio probatório e à homologação da estabilidade do servidor público.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.62 |
CUMPRIMENTO DO PERÍODO DE EXPERIÊNCIA. Incluem-se documentos referentes ao período de experiência a ser cumprido pelos contratados.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.63 |
PROMOÇÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL. Incluem-se documentos referentes às avaliações de desempenho para promoção e progressão funcional dos servidores.
Quanto à reestruturação e alteração salarial decorrentes de promoção e progressão funcional, classificar no código 023.12.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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022.7 |
VACÂNCIA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de demissão, dispensa, exoneração, rescisão contratual, aviso prévio, posse em outro cargo não acumulável, promoção, readaptação, aposentadoria e falecimento, bem como aqueles referentes à adesão aos planos de demissão voluntária.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023 CONCESSÃO DE DIREITOS E VANTAGENS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à percepção de pagamento de vencimentos, remunerações, salários e proventos e ao gozo de férias, licenças, afastamentos, concessões, auxílios e reembolso de despesas, bem como aqueles referentes aos descontos, obrigações trabalhistas e estatutárias, encargos patronais e recolhimentos.
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023.1 PAGAMENTO DE VENCIMENTOS. REMUNERAÇÕES. SALÁRIOS. PROVENTOS. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos que efetivam as ações de percepção de pagamento.
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023.11 |
FOLHAS DE PAGAMENTO. Incluem-se folhas de pagamento, fichas financeiras e relação de pagamentos.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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023.12 |
REESTRUTURAÇÃO E ALTERAÇÃO SALARIAL. Incluem-se documentos referentes a reestruturações e alterações salariais decorrentes de promoção e progressão funcional, enquadramento, equiparação, reajuste e reposição salarial, bem como aqueles decorrentes da redução de jornada de trabalho, remuneração proporcional, regime de trabalho integral e dedicação exclusiva.
Quanto à criação, transformação e reestruturação de cargos, carreiras e remuneração, classificar no código 020.022.
Quanto às avaliações de desempenho para promoção e progressão funcional, classificar no código 022.63. |
5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.13 |
ABONO PROVISÓRIO. Incluem-se documentos referentes à comprovação do direito, à solicitação e ao pagamento de acréscimo financeiro provisório na remuneração.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.14 |
ABONO DE PERMANÊNCIA EM SERVIÇO. Incluem-se documentos referentes ao reembolso da contribuição previdenciária ao servidor público, que cumpriu os requisitos para aposentadoria, mas que optou por continuar na ativa.
Quanto à contagem e averbação de tempo de serviço, classificar no código 026.02.
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Até a homologação da aposentadoria |
– |
Eliminação |
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023.15 |
GRATIFICAÇÕES. Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, incorporação, pagamento e interrupção do pagamento das gratificações concedidas.
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023.151 |
FUNÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, incorporação de quintos e décimos, pagamento e interrupção do pagamento da gratificação.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.152 |
JETONS. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, incorporação, pagamento e interrupção do pagamento da gratificação.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.153 |
CARGOS EM COMISSÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, incorporação, pagamento e interrupção do pagamento da gratificação.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.154 |
NATALINA. DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO. Incluem-se documentos referentes ao pagamento e adiantamento da gratificação.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.155 |
DESEMPENHO. Incluem-se documentos referentes às gratificações por desempenho de atividade, qualificação e produtividade, bem como aqueles referentes à solicitação de inclusão e ao cancelamento do pagamento da gratificação.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.156 |
ENCARGO DE CURSO E CONCURSO. Incluem-se documentos referentes à solicitação e pagamento da gratificação por encargo de curso ministrado, bem como aqueles referentes à participação em bancas examinadoras e de fiscalização e aplicação de provas em concursos.
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7 anos |
-- |
Eliminação
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023.157 |
TITULAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, incorporação e pagamento da retribuição por titulação, obtida pela conclusão de cursos de especialização, mestrado e doutorado.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.16 ADICIONAIS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, pagamento e interrupção do pagamento dos adicionais concedidos.
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023.161 |
TEMPO DE SERVIÇO. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro sobre a remuneração em razão do cumprimento de cada ano de serviço público efetivo, tais como: anuênios, biênios e quinquênios.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.162 |
NOTURNO. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro na remuneração em razão de trabalho noturno.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.163 |
PERICULOSIDADE. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro na remuneração em razão do trabalho ser executado em condições perigosas.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.164 |
INSALUBRIDADE. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro na remuneração em razão do trabalho ser executado em ambiente exposto a agentes físicos, químicos ou biológicos que sejam nocivos à saúde.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.165 |
ATIVIDADE PENOSA. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro na remuneração em razão do trabalho debilitar gradativamente a saúde física e mental.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.166 |
SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO. HORAS EXTRAS. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro na remuneração em razão do trabalho a ser executado além do número de horas estipuladas na jornada de trabalho.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.167 |
UM TERÇO DE FÉRIAS. ABONO PECUNIÁRIO. Incluem-se documentos referentes ao acréscimo financeiro na remuneração de um terço do seu valor no mês de férias, bem como aqueles referentes à conversão de um terço dos dias de férias em pecúnia.
Quanto ao afastamento para gozo de férias, classificar no código 023.2.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.17 DESCONTOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos descontos que incidem na remuneração do servidor.
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023.171 |
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL, ASSISTENCIAL E CONFEDERATIVA. Incluem-se documentos referentes à autorização para desconto incidente sobre a remuneração em razão de contribuição sindical, confederativa e retributiva, taxa assistencial e mensalidade sindical, bem como aqueles referentes à solicitação de cancelamento do desconto.
Quanto à relação com sindicatos, classificar no código 020.031.
Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar no código 023.183. |
7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.172 |
CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL. Incluem-se documentos referentes ao desconto incidente sobre a remuneração em razão da contribuição para o plano de seguridade social, bem como aqueles referentes ao repasse do valor ao órgão competente.
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5 anos |
52 anos
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Eliminação |
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023.173 |
IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF). Incluem-se documentos referentes ao desconto do imposto de renda retido na fonte, bem como aqueles referentes à solicitação de isenção de pagamento, por parte do servidor portador de doença específica ou aposentado por invalidez permanente.
Quanto ao imposto de renda recolhido pela fonte pagadora, classificar no código 023.185.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.174 |
PENSÃO ALIMENTÍCIA. Incluem-se documentos referentes à autorização para desconto incidente sobre a remuneração em razão do pagamento de pensão alimentícia, bem como aqueles referentes à solicitação de cancelamento do desconto.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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023.175 |
CONSIGNAÇÕES FACULTATIVAS. Incluem-se documentos referentes à autorização para desconto incidente sobre a remuneração em razão de contribuição e coparticipação para plano de saúde, de contribuição e coparticipação para entidade de previdência complementar, de prêmio relativo a seguro de vida, de contribuição em favor de associação ou cooperativa, de empréstimo, de financiamento imobiliário e de despesa contraída e saque realizado por meio de cartão de crédito, bem como aqueles referentes à solicitação de cancelamento do desconto e devolução de descontos indevidos.
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Enquanto vigora a consignação |
7 anos |
Eliminação |
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023.18 OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS, ENCARGOS PATRONAIS E RECOLHIMENTOS. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos encargos patronais e recolhimentos efetuados pelo empregador.
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023.181 |
PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO(PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS). Incluem-se documentos referentes às contribuições sociais, de natureza tributária, devidas pelo órgão e entidade, com o objetivo de financiar o pagamento do seguro-desemprego, do abono e da participação na receita do órgão e entidade e que são destinados aos servidores.
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5 anos |
5 anos |
Eliminação |
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023.182 |
FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO (FGTS). Incluem-se documentos referentes à declaração de opção e à comprovação do depósito do valor do FGTS.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.183 |
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR. Incluem-se documentos referentes ao pagamento da contribuição sindical feita pelo empregador.
Quanto à relação com sindicatos, classificar no código 020.031.
Quanto à contribuição sindical, assistencial e confederativa do servidor, classificar no código 023.171.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.184 |
CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL. Incluem-se documentos referentes à contribuição social recolhida pelo empregador para o regime previdenciário correspondente.
Quanto à contribuição para o plano de seguridade social descontada da remuneração do servidor, classificar no código 023.172.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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023.185 |
IMPOSTO DE RENDA. Incluem-se documentos referentes ao recolhimento, de natureza tributária, do valor retido da renda do beneficiário, que é efetuado pela fonte pagadora.
Quanto ao imposto de renda descontado da remuneração do servidor, classificar no código 023.173.
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7 anos
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-- |
Eliminação
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023.186 |
LEI DOS DOIS TERÇOS. RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS (RAIS). Incluem-se documentos referentes ao cumprimento da lei dos 2/3 e às declarações de Rais, que subsidiam o controle das atividades trabalhistas no órgão e entidade.
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5 anos |
5 anos |
Eliminação |
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023.19 OUTRAS AÇÕES REFERENTES AO PAGAMENTO DE VENCIMENTOS. REMUNERAÇÕES. SALÁRIOS. PROVENTOS Na subdivisão deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de pagamento de vencimentos, remunerações, salários e proventos não contempladas nos descritores anteriores.
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023.191 |
RETIFICAÇÃO DE PAGAMENTO. Incluem-se documentos referentes aos pedidos, feitos pelo servidor, para a retificação de erros efetuados no pagamento.
Quanto aos casos de restituição de valores ao erário, classificar no código 059.4.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.2 |
FÉRIAS. Incluem-se documentos referentes à concessão de férias, tais como: programação, alteração, cancelamento, suspensão, escala e aviso de férias.
Quanto ao pagamento de adicional de um terço de férias e abono pecuniário, classificar no código 023.167.
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7 anos |
-- |
Eliminação |
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023.3 |
LICENÇAS. Incluem-se documentos referentes à concessão de licenças para afastamento do cônjuge ou companheiro, atividade política, capacitação profissional, para desempenho de mandato classista, motivo de doença em pessoa da família, incentivada sem remuneração, prêmio por assiduidade, serviço militar e tratamento de interesses particulares, bem como as perícias médicas realizadas para concessão e prorrogação das licenças, quando forem necessárias.
Quanto às licenças referentes à concessão de benefícios de seguridade e previdência social (acidente em serviço, tratamento de saúde, gestante, paternidade e adotante), classificar no código 026.4.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.4 |
AFASTAMENTOS. Incluem-se documentos referentes à suspensão de contrato de trabalho e concessão de afastamento para depor, exercer mandato eletivo, servir a Justiça Eleitoral, servir como jurado, participar em programas de pós-graduação stricto sensu e de pós-doutorado e em estudos, no país e no exterior.
Quanto ao afastamento para o cumprimento de missões e viagens a serviço, no país e no exterior, e para servir em organismo internacional de que o Brasil participe ou com o qual coopere, classificar nas subdivisões do código 028.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.5 |
CONCESSÕES. Incluem-se documentos referentes à comprovação de ausência no serviço em razão de alistamento eleitoral, casamento (gala), doação de sangue e falecimento de familiares (nojo), bem como aqueles referentes à concessão de horário especial para servidor estudante, servidor portador de deficiência e servidor que possua dependente portador de deficiência, com ou sem compensação de horas.
Quanto à concessão de benefícios de seguridade e previdência social, classificar nas subdivisões do código 026.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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023.71 |
MUDANÇA DE DOMICÍLIO. Incluem-se documentos referentes às ajudas de custo para compensação e reembolso das despesas de instalação do servidor e de sua família que, no interesse do órgão e entidade, passar a ter exercício em nova sede.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
023.72 |
LOCOMOÇÃO. Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para a execução de serviços externos.
Quanto ao fornecimento de transporte, classificar no código 023 .93.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
023.73 |
RESSARCIMENTO DE PLANO DE SAÚDE. Incluem-se documentos relativos à participação do órgão e entidade no custeio da assistência suplementar à saúde do servidor e demais beneficiários.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
023.9 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À CONCESSÃO DE DIREITOS E VANTAGENS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de concessão de direitos e vantagens não contempladas nos descritores anteriores.
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023.91 |
CONTRATAÇÃO DE SEGURO. Incluem-se documentos referentes à contratação de seguro de vida em grupo e seguro de acidentes pessoais.
Quanto à contratação de seguro patrimonial, classificar no código 045.01.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
023.92 |
OCUPAÇÃO DE IMÓVEL FUNCIONAL. Incluem-se documentos referentes à ocupação de imóvel funcional, tais como: solicitação, termo de ocupação e de responsabilidade.
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Enquanto permanecer a ocupação |
5 anos |
Eliminação |
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023.93 |
FORNECIMENTO DE TRANSPORTE. Incluem-se documentos referentes à comprovação do fornecimento de serviço de transporte, oferecido pelo órgão e entidade, para que o servidor se desloque de sua residência para o local de trabalho e vice-versa.
Quanto ao reembolso de despesas para locomoção, classificar no código 023.72.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
024 CAPACITAÇÃO DO SERVIDOR Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à promoção, elaboração e execução de programas de capacitação, desenvolvimento e valorização do servidor.
Utilizar os prazos de guarda e a destinação final dos assentamentos funcionais para os documentos comprobatórios de participação. |
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024.01 |
PLANEJAMENTO DA CAPACITAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao mapeamento das competências institucionais e individuais, diagnóstico das competências profissionais e o plano anual de capacitação proporcionado pelo órgão e entidade ao servidor.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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024.1 |
PROMOÇÃO DE CURSOS PELO ÓRGÃO E ENTIDADE. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à promoção, pelo órgão e entidade, de cursos de capacitação destinados ao servidor.
Quanto aos documentos comprobatórios de participação do servidor, que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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024.11 |
PROGRAMAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à divulgação do curso e à definição do conteúdo programático, bem como exemplares únicos de exercícios e apostilas.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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024.12 |
INSCRIÇÃO E FREQUÊNCIA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para inscrição, lista de participantes, controle de entrega de material e lista de frequência dos participantes.
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5 anos
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- |
Eliminação |
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024.13 |
AVALIAÇÃO E RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados alcançados, avaliação do curso pelos participantes, controle de expedição e entrega de certificados e relatórios.
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5 anos
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5 anos
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Guarda permanente
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024.2 |
PARTICIPAÇÃO EM CURSOS PROMOVIDOS POR OUTROS ÓRGÃOS E ENTIDADES. Incluem-se documentos referentes à divulgação do curso, programa, termo de compromisso e relatório de participação do servidor no curso.
Quanto aos documentos comprobatórios de participação do servidor, que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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5 anos |
- |
Eliminação |
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024.3 |
PROMOÇÃO DE ESTÁGIOS PELO ÓRGÃO E ENTIDADE. Nas subdivisões deste descritor, classificam-se documentos referentes a promoção, pelo órgão e entidade, de estágios destinados ao servidor.
Quanto aos documentos comprobatórios de participação do servidor, que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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024.31 |
PROGRAMAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à divulgação do estágio e à definição do conteúdo programático.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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024.32 |
INSCRIÇÃO E FREQUÊNCIA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para inscrição, controle de entrega de material e lista de frequência dos participantes, bem como aqueles referentes à concessão de bolsas de estágio.
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5 anos
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- |
Eliminação |
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024.33 |
AVALIAÇÃO E RESULTADOS. Incluem-se documentos referentes aos resultados alcançados, avaliação do estágio pelos participantes, controle de expedição e entrega de declaração de participação e relatórios.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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024.4 |
PARTICIPAÇÃO EM ESTÁGIOS PROMOVIDOS POR OUTROS ÓRGÃOS E ENTIDADES. Incluem-se documentos referentes à divulgação do estágio, programa, termo de compromisso e relatório de participação do servidor no estágio.
Quanto aos documentos comprobatórios de participação do servidor, que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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5 anos |
- |
Eliminação |
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024.5 CONCESSÃO DE ESTÁGIOS E BOLSAS PARA ESTUDANTES Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à oferta de estágios, remunerados ou não, e à concessão de bolsas para estudantes (residentes médicos, multiprofissionais e estagiários), por parte do órgão e entidade.
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024.51 |
RELAÇÃO COM INSTITUIÇÕES DE ENSINO E AGENTES DE INTEGRAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à celebração de convênios com instituições de ensino superior e outras que visem à oferta de estágios, à integração da empresa-escola e à concessão de bolsas para estudantes.
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Enquanto vigora o convênio |
2 anos |
Eliminação |
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024.52 |
PLANO DE ESTÁGIO. Incluem-se documentos referentes ao estabelecimento das atividades a serem realizadas pelos estudantes.
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Enquanto o estudante mantiver o vínculo com a administração pública |
2 anos |
Eliminação |
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025 PROMOÇÃO DA SAÚDE E BEM-ESTAR Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de promoção da saúde e bem-estar do servidor.
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025.1 ASSISTÊNCIA À SAÚDE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à celebração dos planos de saúde destinados ao servidor, bem como os prontuários médicos e odontológicos.
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025.11 |
CELEBRAÇÃO DE CONVÊNIOS DE PLANOS DE SAÚDE. Incluem-se documentos referentes à celebração de convênios firmados para a prestação de assistência médica, hospitalar, odontológica, psicológica e farmacêutica, e que são destinados ao servidor e seus dependentes.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
025.12 |
ORIENTAÇÃO MÉDICA, NUTRICIONAL, ODONTOLÓGICA E PSICOLÓGICA. Incluem-se documentos referentes às ações de orientação, acompanhamento e execução de iniciativas que visem o bem-estar do servidor.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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025.13 |
PROMOÇÃO DE ATIVIDADE FÍSICA. Incluem-se documentos referentes às ações de promoção e execução de iniciativas que visem a prática da ginástica laboral e incentivem o servidor à prática de atividades físicas.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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025.14 |
PRONTUÁRIO MÉDICO E ODONTOLÓGICO. Incluem-se documentos referentes aos registros dos cuidados médicos profissionais prestados aos servidores, como exames e inspeções periódicas de saúde, exames complementares, laudos médicos e comunicação de alta e óbito. Quanto aos exames admissionais e demissionais do servidor, que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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5 anos
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95 anos |
Eliminação |
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025.2 PRESERVAÇÃO DA SAÚDE E HIGIENE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às iniciativas do órgão e entidade que visam à preservação da saúde e a garantia de condições satisfatórias, individuais e ambientais, nos locais de trabalho.
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025.21 |
CONTROLE DE RISCOS AMBIENTAIS. Incluem-se documentos referentes ao perfil profissiográfico e ao levantamento, avaliação e controle da ocorrência de riscos ambientais (agentes químicos, físicos e biológicos) existentes nos locais de trabalho, bem como aqueles referentes aos programas de controle médico de saúde ocupacional e de prevenção de riscos ambientais e os laudos e certificados sobre inspeções sanitárias e equipamentos de proteção individual.
Quanto à proteção ambiental interna, classificar no código 017.1.
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5 anos |
15 anos |
Guarda permanente |
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025.22 |
OFERTA DE SERVIÇOS DE REFEITÓRIOS, CANTINAS E COPAS. Incluem-se documentos referentes às regras gerais de uso e de funcionamento dos ambientes destinados às refeições.
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Enquanto vigora |
2 anos |
Eliminação |
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025.3 SEGURANÇA DO TRABALHO. PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às medidas preventivas relacionadas ao ambiente de trabalho, visando à redução de acidentes e doenças ocupacionais.
Quanto ao pagamento dos adicionais de periculosidade, insalubridade e atividade penosa, classificar nos códigos 023.163, 023.164 e 023.165, respectivamente.
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025.31 CONSTITUIÇÃO DA COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (Cipa) Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos para a constituição e atuação da comissão.
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025.311 |
COMPOSIÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à constituição da Cipa, editais de convocação e divulgação das eleições, constituição da comissão eleitoral, folha de votação e atas da eleição (nos casos de realização de processo eleitoral) ou indicação e designação dos membros e instalação e posse da comissão (em outras situações que não envolvam processo eleitoral), bem como aqueles referentes aos estudos e às inspeções relativas à qualidade e segurança do ambiente de trabalho, mapas de riscos, laudos e pareceres técnicos, atas, relatórios e campanhas de divulgação. |
5 anos
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5 anos |
Guarda permanente |
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025.312 |
OPERACIONALIZAÇÃO DE REUNIÕES. Incluem-se documentos referentes à organização das reuniões da Cipa, bem como aqueles referentes ao agendamento, convocação, pauta e lista de participantes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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025.32 |
REGISTRO DE OCORRÊNCIAS DE ACIDENTES DE TRABALHO. Incluem-se os comunicados e os registros das ocorrências e as sindicâncias instaladas para averiguação dos acidentes de trabalho.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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026 CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS DE SEGURIDADE E PREVIDÊNCIA SOCIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à concessão de benefícios previdenciários e assistenciais ao servidor.
Quanto às concessões referentes aos direitos e vantagens (ausência no serviço em razão de alistamento eleitoral, casamento, doação de sangue, falecimento de familiares, horário especial para servidor estudante, servidor portador de deficiência e servidor que possua dependente portador de deficiência), classificar no código 023.5.
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026.01 |
ADESÃO À PREVIDÊNCIA COMPLEMENTAR. Incluem-se documentos referentes à contribuição aos planos privados de pecúlios, rendas e benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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026.02 |
CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO. Incluem-se documentos referentes à comprovação do tempo de contribuição previdenciária e à solicitação de averbação do tempo de serviço correspondente.
Quanto ao abono de permanência em serviço, classificar no código 023.14.
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Até a homologação da aposentadoria |
5 anos |
Eliminação |
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026.1 |
SALÁRIO FAMÍLIA. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, pagamento e interrupção do pagamento do benefício.
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5 anos |
19 anos* |
Eliminação |
* ou 95 anos, nos casos previstos na legislação específica para as concessões especiais |
026.2 |
SALÁRIO MATERNIDADE. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, pagamento e interrupção do pagamento do benefício.
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7 anos |
– |
Eliminação |
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026.3 |
AUXÍLIOS. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, pagamento e interrupção do pagamento dos auxílios acidente, doença, funeral e natalidade.
Quanto aos auxílios referentes à concessão de direitos e vantagens (alimentação ou refeição, assistência pré-escolar ou creche, moradia, vale-transporte e moradia de liquidante), classificar no código 023.6.
Quanto ao auxílio-reclusão, classificar no código 026.91. |
Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão
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026.4 |
LICENÇAS. Incluem-se documentos referentes à concessão de licenças para acidente em serviço, tratamento de saúde, gestante, paternidade e adotante, bem como as perícias médicas realizadas para concessão e prorrogação das licenças, quando forem necessárias.
Quanto às licenças referentes à concessão de direitos e vantagens (afastamento do cônjuge ou companheiro, atividade política, capacitação profissional, desempenho de mandato classista, motivo de doença em pessoa da família, incentivada sem remuneração, prêmio por assiduidade, serviço militar e tratamento de interesses particulares), classificar no código 023.3.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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026.5 APOSENTADORIA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à solicitação e concessão de aposentadoria por invalidez permanente, por idade, por tempo de contribuição previdenciária e aposentadoria especial.
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026.51 |
INVALIDEZ PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à solicitação e concessão de aposentadoria por invalidez permanente em decorrência de acidente em serviço, moléstia profissional e doença grave, contagiosa ou incurável, especificadas em legislação.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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026.52 |
COMPULSÓRIA. Incluem-se documentos referentes à concessão de aposentadoria compulsória, de acordo com a legislação em vigor, com proventos proporcionais ao tempo de contribuição previdenciária.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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026.53 |
VOLUNTÁRIA. Incluem-se documentos referentes à solicitação e concessão de aposentadoria voluntária, atendendo aos requisitos de tempo de contribuição previdenciária e de idade mínima.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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026.54 |
ESPECIAL. Incluem-se documentos referentes à solicitação e concessão de aposentadoria ao servidor que trabalhou exposto a agentes nocivos à saúde, como calor ou ruído, de forma contínua e ininterrupta, em níveis de exposição acima dos limites, conforme especificado em legislação.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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026.6 PENSÃO POR MORTE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, habilitação, incorporação, pagamento e interrupção do pagamento das pensões concedidas por morte do servidor.
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026.61 |
PENSÃO PROVISÓRIA. PENSÃO TEMPORÁRIA. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, habilitação, pagamento e interrupção do pagamento da pensão, bem como aqueles referentes à avaliação periódica das condições que ensejaram a concessão do benefício.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
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026.62 |
PENSÃO VITALÍCIA. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, habilitação e pagamento da pensão.
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5 anos |
95 anos |
Eliminação |
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026.9 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS DE SEGURIDADE E PREVIDÊNCIA SOCIAL Na subdivisão deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de concessão de benefícios de seguridade e previdência social não contempladas nos descritores anteriores.
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026.91 |
AUXÍLIO RECLUSÃO. Incluem-se documentos referentes à solicitação, comprovação do direito, pagamento e interrupção do pagamento do auxílio-reclusão aos dependentes do servidor.
Quanto aos auxílios alimentação ou refeição, assistência pré-escolar ou creche, moradia, vale-transporte e moradia de liquidante, classificar no código 023.6.
Quanto aos auxílios acidente, doença, funeral e natalidade, classificar no código 026.3.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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027 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE DISCIPLINAR Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às apurações de responsabilidade que envolvem o servidor.
Quanto ao extravio, roubo, desaparecimento, furto e avaria de material, classificar no código 033.6.
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027.1 |
AVERIGUAÇÃO DE DENÚNCIAS. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos disciplinares para a apuração de denúncias sobre possíveis infrações ou irregularidades praticadas pelos servidores no exercício de suas atribuições, bem como aqueles produzidos em decorrência da instauração de inquéritos, sindicâncias e processo administrativo disciplinar (PAD).
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5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
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027.2 |
APLICAÇÃO DE PENALIDADES DISCIPLINARES. Incluem-se documentos referentes à imposição de penalidades em razão da conclusão da apuração de responsabilidade disciplinar, podendo se constituir em uma advertência, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria, disponibilidade, destituição de cargo em comissão e destituição de função comissionada.
Quanto ao registro das penalidades disciplinares aplicadas ao servidor, que deverão integrar o assentamento funcional, classificar nas subdivisões do código 020.1.
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5 anos |
95 anos |
Guarda permanente |
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027.3 |
AJUSTAMENTO DE CONDUTA. Incluem-se documentos referentes à celebração de termo de ajustamento de conduta (TAC) nos casos de infração disciplinar de menor potencial ofensivo e de desvios de conduta de baixa lesividade praticados pelo servidor.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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028 CUMPRIMENTO DE MISSÕES E VIAGENS A SERVIÇO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao afastamento do servidor para o cumprimento de missões e a realização de viagens a serviço, no país e no exterior, e para servir em organismo internacional de que o Brasil participe ou com o qual coopere.
Quanto ao planejamento, acompanhamento, execução, avaliação e relatório técnico, classificar no código específico relativo ao objeto da missão e da viagem a serviço.
Quanto aos afastamentos referentes à concessão de direitos e vantagens (suspensão de contrato de trabalho, depor, exercer mandato legislativo, servir a Justiça Eleitoral, servir como jurado, participar em programas de pós-graduação stricto sensu e de pós-doutorado e em estudos, no país e no exterior), classificar no código 023.4.
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028.1 NO PAÍS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao afastamento do servidor para o cumprimento de missões e a realização de viagens no país, podendo ser: com ônus (quando implicarem no direito à concessão de passagens e diárias e ao recebimento de vencimentos ou salários e demais vantagens) e com ônus limitado (quando implicarem, apenas, no direito ao recebimento de vencimentos e salários e demais vantagens).
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028.11 |
COM ÔNUS. Incluem-se documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento, ajudas de custo, diárias, passagens, reservas de hotel, prestações de contas e relatórios de viagem, bem como lista de participantes (no caso de comitivas e delegações) e concessão de passagens e diárias para convidados.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
028.12 |
COM ÔNUS LIMITADO. Incluem-se documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento para participar de eventos ou cumprir missões e realizar viagens no país.
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7 anos |
– |
Eliminação |
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028.2 NO EXTERIOR Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao afastamento do país do servidor para o cumprimento de missões e a realização de viagens ao exterior, podendo ser: com ônus (quando implicarem no direito à concessão de passagens e diárias e ao recebimento de vencimentos ou salários e demais vantagens), com ônus limitado (quando implicarem, apenas, no direito ao recebimento de vencimentos e salários e demais vantagens) e sem ônus (quando implicarem a perda total dos vencimentos ou salários e demais vantagens, não acarretando qualquer despesa para o órgão e entidade).
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028.21 |
COM ÔNUS. Incluem-se documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento do país, ajudas de custo, diárias, compra de moeda estrangeira, passagens, reservas de hotel, prestações de contas e relatórios de viagem, bem como lista de participantes (no caso de comitivas e delegações) e concessão de passagens e diárias para convidados.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
028.22 |
COM ÔNUS LIMITADO. Incluem-se documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento do país para participar de eventos ou cumprir missões e realizar viagens ao exterior.
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7 anos |
– |
Eliminação |
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028.23 |
SEM ÔNUS. Incluem-se documentos referentes à solicitação e autorização de afastamento do país para participar de eventos ou cumprir missões e realizar viagens ao exterior.
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7 anos |
– |
Eliminação |
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029 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À GESTÃO DE PESSOAS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de gestão de pessoas não contempladas nos descritores anteriores.
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029.1 CONTROLE DE ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao controle de frequência dos servidores e ao estabelecimento do horário de expediente do órgão e entidade.
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029.11 |
CONTROLE DE FREQUÊNCIA. Incluem-se livros, cartões e folhas de ponto, bem como documentos referentes ao abono de faltas, cumprimento de horário especial e de horas extras, banco de horas, corte de ponto e registro de dias parados.
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5 anos |
52 anos |
Eliminação |
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029.12 |
DEFINIÇÃO DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE. Incluem-se documentos referentes à fixação e mudanças do horário de funcionamento do órgão e entidade e às escalas de plantão.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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029.2 INSTITUIÇÃO DO PROGRAMA DE CRECHE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à implantação do programa de creche em decorrência da implementação de plano de assistência pré-escolar no órgão e entidade.
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029.21 |
PUBLICAÇÃO E DIVULGAÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao lançamento do programa de creche, à publicação de editais e à divulgação das vagas e dos critérios de seleção.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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029.22 |
INSCRIÇÃO, SELEÇÃO, ADMISSÃO E RENOVAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à inscrição, ao estabelecimento de níveis ou categorias de usuários do benefício, à avaliação socioeconômica do candidato e à comprovação de vínculo do beneficiário com o órgão e entidade, bem como termo de compromisso, listas de atualização de beneficiados e de renovação do benefício.
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Enquanto vigora o vínculo do beneficiário |
10 anos
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Eliminação
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029.23 |
ACOMPANHAMENTO PEDAGÓGICO, MÉDICO E DO DESENVOLVIMENTO DA CRIANÇA. Incluem-se documentos referentes ao desenvolvimento de atividades recreativas e pedagógicas, ao fornecimento de alimentação e ao controle de saúde da criança.
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Enquanto vigora o vínculo do beneficiário |
10 anos
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Eliminação |
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029.24 |
AVALIAÇÃO DO PROGRAMA. Incluem-se documentos referentes às avaliações periódicas e permanentes do programa, tais como: laudos técnicos, estabelecimento de indicadores, estudos de ofertas e demandas e relatórios.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações encontram-se recapituladas ou consolidadas em outros. |
029.3 |
INCENTIVOS FUNCIONAIS. Incluem-se documentos referentes à concessão de prêmios, de medalhas, diplomas de honra ao mérito, condecorações e elogios.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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029.4 |
DELEGAÇÃO DE COMPETÊNCIA E PROCURAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à autorização ou à delegação que a autoridade administrativa responsável pelo órgão e entidade pode conferir a um servidor para tratar de matéria de competência exclusiva, tais como: ordenação de despesas, decisões de recursos e casos de edição de atos de caráter normativo.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para os documentos referentes aos ordenadores de despesas. |
029.5 |
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS. Incluem-se documentos referentes à contratação de pessoas físicas (autônomos e colaboradores) para a realização de serviços técnicos profissionais especializados, transitórios, de caráter eventual, por prazo determinado e sem vínculo empregatício, tais como: planejamento da contratação (estudos preliminares, gerenciamento de riscos e termo de referência ou projeto básico), divulgação (publicação de editais), seleção do fornecedor (adjudicação, homologação, formalização e publicação do contrato), indicação e designação do gestor e dos fiscais da execução do contrato para acompanhamento, fiscalização (técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário), avaliação e aferição dos resultados previstos na contratação e demais documentos comprobatórios da prestação dos serviços, relatórios, notas fiscais e faturas.
Nota: A contratação de prestação de serviços poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
Quanto aos documentos referentes às pessoas físicas contratadas (autônomos e colaboradores), que deverão integrar o assentamento funcional, classificar no código 020.12.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas. |
029.6 |
PETIÇÃO DE DIREITOS. Incluem-se requerimentos feitos pelo servidor em defesa de seus direitos ou interesses legítimos e pedidos de interposição de reconsideração ou de recurso.
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Até a solução da interposição de pedido de reconsideração ou de recurso |
5 anos |
Guarda permanente |
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030 GESTÃO DE MATERIAIS Esta subclasse contempla documentos referentes à aquisição, movimentação, alienação, baixa e inventário de material permanente (mobiliário, equipamentos, utensílios, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte) e de consumo (material destinado às atividades de expediente, limpeza, manutenção, alimentação e abastecimento de veículos, medicamentos, uniformes, peças de reposição, matérias-primas e cobaias para uso científico), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços e à execução de serviços de instalação e manutenção.
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030.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a gestão de material permanente e de consumo.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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030.02 |
CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES E DE PRESTADORES DE SERVIÇOS. Incluem-se documentos referentes ao registro cadastral de fornecedores em sistema específico da administração pública, visando verificar a capacidade técnica para aquisições e contratações de serviços relacionadas à gestão de material.
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5 anos |
– |
Eliminação |
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030.03 |
ESPECIFICAÇÃO, PADRONIZAÇÃO, CODIFICAÇÃO, PREVISÃO, IDENTIFICAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à especificação, padronização, codificação, previsão, identificação e classificação de material permanente, de consumo e de matéria-prima e insumo, bem como catálogo e amostras de materiais.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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031 |
AQUISIÇÃO E INCORPORAÇÃO. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição e incorporação de material permanente, de consumo e de matéria-prima e insumo.
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Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de aquisição e incorporação não efetivadas.
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031.1 COMPRA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição definitiva de material permanente e de consumo.
Nota: A compra poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
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031.11 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à compra e importação de material permanente.
Quanto à aquisição e incorporação de acervos bibliográfico e museológico, classificar nas subdivisões do código 062.1.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas. |
031.12 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à compra e importação de material de consumo.
Quanto à compra e importação de animais utilizados em pesquisas e estudos, mas que não sejam cobaias, classificar no código 041.13.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas. |
031.2 DOAÇÃO E PERMUTA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição definitiva de material permanente e de consumo.
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031.21 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e transferência de material permanente.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
031.22 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e transferência de material de consumo.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
031.3 DAÇÃO. ADJUDICAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição definitiva de material permanente e de consumo.
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031.31 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de material permanente, para recebimento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
031.32 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de material de consumo, para recebimento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
031.4 CESSÃO, COMODATO E EMPRÉSTIMO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição temporária de material permanente e de consumo.
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031.41 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à cessão, comodato e empréstimo de material permanente.
Quanto ao empréstimo e devolução de material permanente disponibilizado aos servidores, classificar no código 039.2.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
031.42 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à cessão, comodato e empréstimo de material de consumo.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
031.5 |
LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO MERCANTIL (LEASING). Incluem-se documentos referentes à aquisição temporária de material permanente por locação e arrendamento mercantil (leasing).
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
032 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à movimentação de material permanente e de consumo, que envolve as atividades de controle, segurança e proteção do armazenamento, do deslocamento, da distribuição, da previsão de consumo e da reposição de estoque.
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032.01 |
TERMO DE RESPONSABILIDADE. CAUTELA. Incluem-se documentos referentes à responsabilidade na movimentação de material e com o acautelamento no controle logístico, bem como as guias e transferência e os relatórios de movimentação de material.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
032.1 |
CONTROLE DE ESTOQUE. Incluem-se documentos referentes à requisição e distribuição de material e à reposição e controle de estoque, bem como os relatórios de movimentação de almoxarifado.
Quanto ao acompanhamento e controle de bens materiais, classificar nas subdivisões do código 036.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Observar os prazos da legislação em vigor para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias intorpecentes. |
032.2 |
AUTORIZAÇÃO DE ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAL. Incluem-se documentos referentes à autorização de entrada e saída de material, bem como aqueles referentes à armazenagem no decorrer do procedimento de desembaraço aduaneiro.
Quanto ao empréstimo e devolução de material permanente disponibilizado aos servidores, classificar no código 039.2.
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1 anos |
– |
Eliminação |
Observar os prazos da legislação em vigor para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias intorpecentes. |
032.3 |
RECOLHIMENTO DE MATERIAL INSERVÍVEL AO DEPÓSITO. Incluem-se documentos referentes ao recolhimento de material inservível e de sucatas ao depósito do órgão e entidade.
Quanto à coleta seletiva solidária e à reciclagem de resíduos descartáveis, classificar no código 017.1. Quanto à alienação definitiva, por desfazimento, de material permanente e de consumo em razão de serem considerados inservíveis e irrecuperáveis, classificar nas subdivisões do código 033.4.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Observar os prazos da legislação em vigor para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias intorpecentes. |
032.4 |
TOMBAMENTO. Incluem-se documentos referentes ao tombamento de material permanente, pertencentes ao órgão e entidade, quando se tornam peças de exposição.
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Até a alienação |
5 anos |
Guarda permanente |
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033 ALIENAÇÃO E BAIXA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação e baixa de material permanente e de consumo.
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de alienação e baixa não efetivadas.
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033.1 |
VENDA. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de material permanente e de consumo.
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033.11 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à venda e leilão de material permanente.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão
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033.12 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à venda e leilão de material de consumo.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
033.2 DOAÇÃO E PERMUTA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de material permanente e de consumo.
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033.21 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e transferência de material permanente.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.22 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e transferência de material de consumo. |
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.3 DAÇÃO. ADJUDICAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de material permanente e de consumo.
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033.31 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de material permanente, para pagamento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.32 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de material de consumo, para pagamento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.4 DESFAZIMENTO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de material permanente e de consumo em razão de serem considerados inservíveis e irrecuperáveis, ocorrendo por meio de inutilização, eliminação ou destruição.
Quanto ao monitoramento e avaliação dos procedimentos de controle e preservação ambiental externa, classificar no código 017.2.
Quanto ao recolhimento de material inservível e de sucatas ao depósito, classificar no código 032.3.
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033.41 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes ao desfazimento de material permanente.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.42 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes ao desfazimento de material de consumo.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.5 CESSÃO, COMODATO E EMPRÉSTIMO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação temporária de material permanente e de consumo.
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033.51 |
MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à cessão, comodato e empréstimo de material permanente.
Quanto ao empréstimo e devolução de material permanente disponibilizado aos servidores, classificar no código 039.2.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
033.52 |
MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à cessão, comodato e empréstimo de material de consumo.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.
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033.6 |
EXTRAVIO, ROUBO, DESAPARECIMENTO, FURTO E AVARIA. Incluem-se documentos referentes aos casos de extravio, roubo, desaparecimento, furto ou avaria de material.
Quanto à apuração de responsabilidade disciplinar do servidor, classificar nas subdivisões do código 027.
Quanto à ocorrência de sinistros em imóveis do órgão e entidade, classificar no código 046.3.
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Até a conclusão do caso |
5 anos |
Eliminação |
Observar os prazos da legislação em vigor para os documentos referentes a produtos e insumos químicos e outras substâncias entorpecentes. |
034 |
CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços de instalação, manutenção, conservação e reparo do material permanente e de consumo e dos sistemas de monitoramento e vigilância, de seguro e transporte de material e para confecção de impressos a serem prestados sob o regime de execução indireta, tais como: planejamento da contratação (estudos preliminares, gerenciamento de riscos e termo de referência ou projeto básico), divulgação (publicação de editais), seleção do fornecedor (adjudicação, homologação, formalização e publicação do contrato), indicação e designação do gestor e dos fiscais da execução do contrato para acompanhamento, fiscalização (técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário), avaliação e aferição dos resultados previstos na contratação e demais documentos comprobatórios da prestação dos serviços, relatórios, notas fiscais e faturas.
Nota: A contratação de prestação de serviços poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
Quanto à contratação de seguro patrimonial para os bens imóveis, veículos e bens semoventes, classificar no código 045.1.
Quanto à instalação e manutenção de equipamentos de combate a incêndio, classificar no código 046.13.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
035 |
EXECUÇÃO DE SERVIÇOS DE INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO. Incluem-se documentos referentes à execução de serviços de instalação e manutenção de material, com meios próprios do órgão e entidade, não sendo necessária a contratação de empresas terceirizadas ou de mão de obra externa.
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1 ano |
– |
Eliminação |
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036 CONTROLE DE MATERIAIS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao acompanhamento e controle de bens materiais, que subsidiam a elaboração dos inventários.
Quanto à requisição e distribuição de material e à reposição e controle de estoque, classificar no código 032.1.
Quanto ao inventário de acervos bibliográfico e museológico, classificar no código 062.3.
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036.01 |
COMISSÃO DE INVENTÁRIO. Incluem-se documentos referentes à constituição das comissões de inventário, bem como aqueles referentes à definição dos procedimentos para a realização dos mesmos.
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Enquanto vigora |
– |
Guarda permanente |
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036.1 |
INVENTÁRIO DE MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes à elaboração do inventário do material permanente do órgão e entidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
036.2 |
INVENTÁRIO DE MATERIAL DE CONSUMO. Incluem-se documentos referentes à elaboração do inventário do material de consumo do órgão e entidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
039 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À GESTÃO DE MATERIAIS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de gestão de bens materiais não contempladas nos descritores anteriores.
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039.1 RACIONALIZAÇÃO DO USO DE MATERIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à criação, designação, gestão, divulgação e resultados da atuação de grupos de trabalho e de comissões de racionalização do uso de material.
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039.11 |
CRIAÇÃO E ATUAÇÃO DE GRUPOS DE TRABALHO. Incluem-se documentos referentes à criação de grupos de trabalho e comissões de racionalização do uso de material, aos registros das deliberações e às tomadas de decisão definidas nas reuniões, tais como: ato de instituição, regras para atuação, designação e substituição de membros, resoluções, atas e relatórios.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente
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039.12 |
OPERACIONALIZAÇÃO DE REUNIÕES. Incluem-se documentos referentes à organização das reuniões dos grupos de trabalhos e das comissões de racionalização do uso de material, bem como aqueles referentes ao agendamento, convocação, pauta e lista de participantes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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039.2 |
EMPRÉSTIMO E DEVOLUÇÃO DE MATERIAL PERMANENTE. Incluem-se documentos referentes ao empréstimo e devolução de material permanente, normalmente, disponibilizados aos servidores, para uso em atividades internas e externas do órgão e entidade, como computadores portáteis, filmadoras, câmeras fotográficas e telefones celulares funcionais.
Quanto à autorização de entrada e saída de material do órgão e entidade, classificar no código 032.2.
Quanto ao empréstimo de material permanente para outro órgão e entidade, classificar no código 033.51.
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Enquanto vigora |
1 ano |
Eliminação |
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040 GESTÃO DE BENS PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS Esta subclasse contempla documentos referentes à aquisição, alienação e inventário de bens imóveis (terrenos, edifícios, residências e salas), de veículos motorizados (terrestres, fluviais, marítimos e aéreos) e não motorizados (propulsão humana e tração animal) e de bens semoventes (animais utilizados para patrulhamento, investigação e transporte), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços para o fornecimento de serviços públicos essenciais, para a manutenção e reparo das instalações e execução de obras e ao controle, proteção, guarda e segurança patrimonial.
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040.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a gestão de bens patrimoniais.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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041 |
AQUISIÇÃO E INCORPORAÇÃO. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição e incorporação de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
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Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de aquisição e incorporação não efetivadas. |
041.1 COMPRA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição definitiva de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
Nota: A compra poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
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041.11 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à compra e leilão de imóveis.
Quanto à alienação definitiva e fiduciária de bens imóveis por venda, classificar no código 042.11.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
041.12 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à compra e importação de veículos.
Quanto à alienação definitiva e fiduciária de veículos por venda, classificar no código 042.12.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
041.13 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes à compra e importação de animais.
Quanto à compra e importação de animais utilizados como cobaias, classificar no código 031.12.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
041.2 DOAÇÃO E PERMUTA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição definitiva de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
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041.21 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes a doação, permuta e transferência de imóveis.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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041.22 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes a doação, permuta e transferência de veículos. |
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
041.23 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes a doação, permuta e transferência de animais.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
041.3 DAÇÃO. ADJUDICAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição definitiva de bens imóveis e de veículos.
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041.31 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de imóveis, para recebimento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Guarda permanente |
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041.32 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de veículos, para recebimento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas.
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041.4 |
PROCRIAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à aquisição definitiva de bens semoventes por procriação (animais nascidos no local de criação).
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
041.5 CESSÃO E COMODATO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição temporária de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
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041.51 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à cessão e comodato de imóveis.
Quanto ao uso de dependências do órgão e entidade, por servidores, classificar no código 043.7.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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041.52 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à cessão e comodato de veículos.
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4 anos |
5 anos
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Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
041.53 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes à cessão e comodato de animais.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
041.6 LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO MERCANTIL (LEASING). SUBLOCAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição temporária de bens imóveis e de veículos.
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041.61 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à locação, arrendamento mercantil (leasing) e sublocação de imóveis.
Quanto ao uso de dependências do órgão e entidade, por servidores, classificar no código 043.7.
Quanto à locação temporária de salas e auditórios para realização de eventos, classificar no código 918.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
041.62 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à locação, arrendamento mercantil (leasing) e sublocação de veículos.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
042 ALIENAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de alienação não efetivadas. |
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042.1 VENDA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
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042.11 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à venda e leilão de imóveis.
Quanto à alienação fiduciária como garantia de propriedade de bens imóveis, classificar no código 041.11.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
042.12 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à venda e leilão de veículos.
Quanto à alienação fiduciária como garantia de propriedade de veículos, classificar no código 041.12.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
042.13 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes à venda e leilão de animais.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
042.2 DOAÇÃO E PERMUTA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
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042.21 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à doação e permuta de imóveis.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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042.22 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à doação e permuta de veículos. |
4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
042.23 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes à doação e permuta de animais.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
042.3 DAÇÃO. ADJUDICAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação definitiva de bens imóveis e de veículos.
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042.31 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de bens imóveis, para pagamento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Guarda permanente |
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042.32 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à dação e adjudicação de veículos, para pagamento de parte ou totalidade de dívida.
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Até a quitação total da dívida |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
042.4 |
DESAPROPRIAÇÃO E DESMEMBRAMENTO. Incluem-se documentos referentes à alienação definitiva de bens imóveis por desapropriação e por desmembramento.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
042.5 CESSÃO E COMODATO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à alienação temporária de bens imóveis, de veículos e de bens semoventes.
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042.51 |
BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à cessão e comodato de imóveis.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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042.52 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à cessão e comodato de veículos.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
042.53 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes à cessão e comodato de animais.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
042.6 |
LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO. SUBLOCAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à alienação temporária de bens imóveis por locação, por arrendamento e por sublocação, bem como os termos de permissão remunerada de uso.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
042.7 |
BAIXA. DESFAZIMENTO. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à baixa e desfazimento de veículos e de bens semoventes.
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042.71 |
VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à baixa e desfazimento de veículos, quando o mesmo é retirado de circulação, por ser irrecuperável e inservível, definitivamente desmontado, sinistrado com laudo de perda total, vendido ou leiloado como sucata.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
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042.72 |
BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes à baixa de animais por incapacidade, inaptidão, invalidez, morte, sacrifício e aposentadoria.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
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043 ADMINISTRAÇÃO CONDOMINIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos necessários para a administração, o registro e o controle dos bens patrimoniais do órgão e entidade.
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043.1 |
REGISTRO DOS IMÓVEIS. Incluem-se os documentos referentes à identificação e ao registro dos imóveis, tais como: título de propriedade, escrituras, certidões, plantas e projetos arquitetônicos.
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3 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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043.2 |
SERVIÇOS DE CONDOMÍNIO. Incluem-se documentos referentes ao pagamento de despesas condominiais dos imóveis.
Quanto à documentação normativa, como convenção de condomínio, regulamento interno e atas de assembleias, classificar no código 040.01.
Quanto ao pagamento de taxas e tributos, como o imposto predial e territorial urbano e a taxa de incêndio, classificar no código 059.2.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
043.3 |
REINTEGRAÇÃO DE POSSE. REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO. DESPEJO DE PERMISSIONÁRIO. Incluem-se documentos referentes à reintegração de posse, à reivindicação de domínio e ao despejo de permissionário dos imóveis do órgão e entidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda Permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
043.4 |
TOMBAMENTO. Incluem-se documentos referentes ao tombamento de imóveis pertencentes ao órgão e entidade, quando estes forem declarados como patrimônio histórico-cultural por instituição competente e responsável por esta atribuição.
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Até a alienação
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5 anos |
Guarda permanente |
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043.5 |
INSPEÇÃO PATRIMONIAL. Incluem-se documentos referentes às inspeções patrimoniais (preventivas e periódicas) realizadas nas propriedades do órgão e entidade, bem como a entrega de notificações sobre as infrações verificadas, como registro de invasões, grilagem, ações de vandalismo, obstrução de passagem, ocupação ilegal, utilização inadequada de imóvel, construção irregular e construção não autorizada.
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3 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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043.6 MUDANÇA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à transferência de bens materiais do órgão e entidade.
Quanto à contratação de serviços de mudanças, classificar no código 034.
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043.61 |
PARA OUTROS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes à mudança de bens materiais realizada de um imóvel para outro imóvel do órgão e entidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
043.62 |
DENTRO DO MESMO IMÓVEL. Incluem-se documentos referentes à mudança de bens materiais realizada dentro do mesmo imóvel do órgão e entidade.
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1 ano |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
043.7 |
USO DE DEPENDÊNCIAS. Incluem-se documentos referentes à requisição e utilização, por servidores, de dependências (salas e auditórios) de imóvel do órgão e entidade.
Quanto ao uso de dependências do órgão e entidade, por terceiros, mediante cessão e comodato, classificar no código 041.51.
Quanto ao uso de dependências do órgão e entidade, por terceiros, mediante locação, arrendamento mercantil (leasing) e sublocação, classificar no código 041.61.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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044 ADMINISTRAÇÃO DA FROTA DE VEÍCULOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos necessários para a administração e o controle de uso dos veículos do órgão e entidade.
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044.1 |
CADASTRAMENTO, LICENCIAMENTO E EMPLACAMENTO. Incluem-se documentos referentes ao cadastramento, licenciamento e emplacamento de veículos.
Quanto ao pagamento de taxas e tributos dos veículos, como o imposto sobre a propriedade de veículos automotores, classificar no código 059.2.
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Até a alienação |
5 anos |
Eliminação |
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044.2 |
TOMBAMENTO. Incluem-se documentos referentes ao tombamento de veículos, pertencentes ao órgão e entidade, quando se tornam peças de exposição.
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Até a alienação |
5 anos |
Guarda permanente |
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044.3 |
OCORRÊNCIA DE SINISTROS. Incluem-se documentos referentes a acidentes, eventos inesperados e não premeditados ocorridos com veículos pertencentes ao órgão e entidade e com veículos locados, tais como: colisão, incêndio, roubo, furto, enchente e alagamento.
Quanto à ocorrência de sinistros em imóveis do órgão e entidade, classificar no código 046.3.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão Observar para os acidentes com vítimas, o prazo total de guarda de 20 anos, após a conclusão do caso.
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044.4 |
CONTROLE DE USO. Incluem-se documentos referentes ao controle e a utilização de veículos, bem como aqueles referentes à requisição e autorização para uso, dentro e fora do horário de expediente.
Quanto ao controle de entrada e saída de veículos de visitantes e prestadores de serviço, classificar no código 046.4.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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044.5 |
ESTACIONAMENTO. GARAGEM. Incluem-se documentos referentes à utilização de estacionamento e garagem, do órgão e entidade, por veículos oficiais e por veículos dos servidores.
Quanto ao controle de entrada e saída de veículos de visitantes e de prestadores de serviço, classificar no código 046.4.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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044.6 |
NOTIFICAÇÕES DE INFRAÇÕES E MULTAS. Incluem-se documentos referentes às infrações de trânsito e multas relativas aos veículos pertencentes ao órgão e entidade e aos veículos locados, bem como aqueles referentes às sindicâncias instauradas.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045 CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de fornecimento de serviços públicos essenciais, de manutenção e reparo das instalações, de execução de obras, de vigilância patrimonial, de abastecimento e manutenção de veículos e de assistência veterinária e adestramento de animais a serem prestados sob o regime de execução indireta, tais como: planejamento da contratação (estudos preliminares, gerenciamento de riscos e termo de referência ou projeto básico), divulgação (publicação de editais), seleção do fornecedor (adjudicação, homologação, formalização e publicação do contrato), indicação e designação do gestor e dos fiscais da execução do contrato para acompanhamento, fiscalização (técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário), avaliação e aferição dos resultados previstos na contratação e demais documentos comprobatórios da prestação dos serviços, relatórios, notas fiscais e faturas.
Nota: A contratação de prestação de serviços poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas. |
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045.01 |
SEGURO PATRIMONIAL. Incluem-se documentos referentes à contratação de seguro patrimonial para os bens imóveis, veículos e bens semoventes.
Quanto aos seguros destinados aos servidores, classificar no código 023.91.
Quanto aos seguros destinados ao transporte de material, classificar no código 034.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão
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045.1 FORNECIMENTO DE SERVIÇOS PÚBLICOS ESSENCIAIS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à contratação de empresas concessionárias de serviços públicos essenciais.
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045.11 |
ÁGUA E ESGOTAMENTO SANITÁRIO. Incluem-se documentos referentes ao serviço contratado para fornecimento de água e esgotamento sanitário.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.12 |
GÁS. Incluem-se documentos referentes ao serviço contratado para fornecimento de gás.
Quanto à aquisição de gás e outros materiais engarrafados de uso industrial, para tratamento de água, iluminação e uso médico, bem como gases nobres para uso em laboratório científico, classificar no código 031.12.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.13 |
ENERGIA ELÉTRICA. Incluem-se documentos referentes ao serviço contratado para fornecimento de energia elétrica.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.2 MANUTENÇÃO E REPARO DAS INSTALAÇÕES Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a execução de serviços de manutenção e reparo das instalações.
Quanto à instalação, conservação e reparo dos sistemas eletrônicos de monitoramento e vigilância, classificar no código 034.
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045.21 |
ELEVADORES. Incluem-se documentos referentes ao serviço contratado para manutenção e reparo de elevadores.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.22 |
SISTEMAS CENTRAIS DE AR-CONDICIONADO. Incluem-se documentos referentes à manutenção e reparo de sistemas centrais de ar-condicionado.
Quanto à contratação de serviços de manutenção e reparo de aparelho de arcondicionado (portátil, de janela e split) e de climatizadores, classificar no código 034.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.23 |
SUBESTAÇÕES ELÉTRICAS E GERADORES. Incluem-se documentos referentes à manutenção e reparo de subestações elétricas e geradores de energia elétrica.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.24
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CONSERVAÇÃO PREDIAL. Incluem-se documentos referentes à manutenção básica das instalações, serviços de limpeza (pisos, paredes e cisternas), jardinagem, imunização, desinfestação, dedetização, manutenção de portões, troca de fechaduras e conserto de torneiras.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.3 EXECUÇÃO DE OBRAS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a execução de obras em bens imóveis do órgão e entidade, bem como aqueles referentes à prestação de consultoria para a realização de obras.
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045.31 |
CONSTRUÇÃO. Incluem-se documentos referentes às obras para a construção de imóveis.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.32 |
REFORMA. RECUPERAÇÃO. RESTAURAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à troca de piso, reforma de sala, recuperação de rampa de acesso, restauração da fachada, troca de encanamento, troca de fiação elétrica, pintura interna e externa e impermeabilização de telhado.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão
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045.33 |
ADAPTAÇÃO DE USO. Incluem-se documentos referentes às obras de adaptação de uso de imóveis, tombado ou não, inclusive para acessibilidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.4 |
VIGILÂNCIA PATRIMONIAL. Incluem-se documentos referentes a contratação de empresas terceirizadas para a execução de serviços de guarda e segurança patrimonial e de brigada de incêndio (bombeiro profissional civil). Quanto à contratação de bombeiro profissional civil como autônomo (pessoa física), classificar no código 029.5.
Quanto à constituição de brigada voluntária de incêndio, classificar no código 046.12.
Quanto ao funcionamento de sistemas eletrônicos de monitoramento e vigilância, classificar no código 046.2.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.5 |
ABASTECIMENTO E MANUTENÇÃO DE VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para fornecimento de serviços de abastecimento, conservação, manutenção, reparo, adaptação, limpeza e instalação destinados aos veículos do órgão e entidade.
Quanto à aquisição de combustíveis, lubrificantes e peças de reposição de forma isolada, classificar no código 031.12.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.6 |
ASSISTÊNCIA VETERINÁRIA. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para o fornecimento de serviços de medicina veterinária, como vacinação, vermifugação, esterilização ou castração, consultas e cirurgias.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
045.7 |
ADESTRAMENTO. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a execução de serviços de adestramento de animais de trabalho, como cães farejadores e cavalos de montaria.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
046 PROTEÇÃO, GUARDA E SEGURANÇA PATRIMONIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades para proteção, guarda e segurança das dependências do órgão e entidade.
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046.1 PREVENÇÃO DE INCÊNDIO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalação e manutenção de extintores, inspeções periódicas dos equipamentos de combate a incêndio e constituição de brigadas voluntárias de incêndio.
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046.11 |
PLANEJAMENTO, ELABORAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS. Incluem-se documentos referentes ao planejamento, à elaboração e à execução de projetos para a prevenção de incêndios, bem como os relatórios de acompanhamento.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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046.12 |
CONSTITUIÇÃO DE BRIGADA VOLUNTÁRIA. Incluem-se documentos referentes à constituição de brigada de incêndio, composta por servidores que se apresentam como voluntários.
Quanto à contratação de bombeiro profissional civil como autônomo (pessoa física), classificar no código 029.5.
Quanto à contratação de empresa terceirizada para execução de serviços de brigada de incêndio (bombeiro profissional civil), classificar no código 045.4.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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046.13 |
INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE COMBATE A INCÊNDIO. Incluem-se documentos referentes à instalação e à manutenção de equipamentos e sistemas de combate a incêndio, como extintores, mangueiras, machados, luvas e capacetes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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046.2 |
MONITORAMENTO. VIGILÂNCIA. Incluem-se documentos referentes ao funcionamento de sistemas eletrônicos de monitoramento e vigilância que utilizam câmeras de circuitos fechados de televisão, instalados nas dependências do órgão e entidade, bem como as gravações resultantes do mesmo.
Quanto à instalação, conservação e reparo dos equipamentos, classificar no código 034.
Quanto à contratação de empresa terceirizada para execução de serviços de guarda e segurança patrimonial, classificar no código 045.4.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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046.3 |
OCORRÊNCIA DE SINISTROS. Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias e perícias técnicas relativas ao arrombamento, incêndio, explosão, vandalismo e danos causados por intempéries (raio, vendaval e granizo) em imóveis do órgão e entidade.
Quanto ao extravio, roubo, desaparecimento, furto e avaria de material permanente e de consumo, classificar no código 033.6.
Quanto à ocorrência de sinistros em veículos do órgão e entidade, classificar no código 044.3.
Quanto ao controle das áreas de armazenamento, classificar no código 064.2.
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Até a conclusão do caso |
5 anos |
Eliminação |
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046.4 |
CONTROLE DE PORTARIA. Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais, veículos, visitantes e prestadores de serviço, à permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente, ao controle de entrega e devolução de chaves e ao registro de ocorrências.
Quanto ao controle de uso de veículos, classificar no código 044.4.
Quanto à utilização de estacionamento e garagem, do órgão e entidade, por veículos oficiais e por veículos dos servidores, classificar no código 044.5.
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2 anos |
* |
Eliminação |
* Observar para os registros de ocorrências, o prazo total de guarda de 10 anos. |
047 CONTROLE DE BENS PATRIMONIAIS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao acompanhamento e ao controle de bens patrimoniais, que subsidiam a elaboração dos inventários.
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047.01 |
COMISSÃO DE INVENTÁRIO. Incluem-se os documentos referentes à constituição das comissões de inventário, bem como aqueles referentes à definição dos procedimentos para a realização dos mesmos.
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Enquanto vigora |
– |
Guarda permanente |
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047.1 |
INVENTÁRIO DE BENS IMÓVEIS. Incluem-se documentos referentes ao levantamento da situação dos imóveis que se encontram em uso e à verificação da disponibilidade dos imóveis do órgão e entidade, bem como aqueles referentes à emissão de relatórios.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
047.2 |
INVENTÁRIO DE VEÍCULOS. Incluem-se documentos referentes ao levantamento da situação dos veículos que se encontram em uso e à verificação da disponibilidade dos veículos do órgão e entidade, bem como aqueles referentes à emissão de relatórios.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
047.3 |
INVENTÁRIO DE BENS SEMOVENTES. Incluem-se documentos referentes ao levantamento dos animais que se encontram em uso e à verificação da disponibilidade dos animais do órgão e entidade, bem como aqueles referentes à emissão de relatórios.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
049 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À GESTÃO DE BENS PATRIMONIAIS E DE SERVIÇOS Nas subdivisões deste grupo classificam-se documentos referentes a outras ações de gestão de bens patrimoniais não contempladas nos descritores anteriores.
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049.1 RACIONALIZAÇÃO DO USO DE BENS E SERVIÇOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à criação, designação, gestão, divulgação e resultados da atuação de grupos de estudo e de comissões de racionalização do uso dos bens patrimoniais e dos serviços públicos essenciais, como redução de uso de veículo oficial e a economia de água e de energia elétrica.
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049.11 |
CRIAÇÃO E ATUAÇÃO DE GRUPOS DE TRABALHO. Incluem-se documentos referentes à criação de grupos de trabalho e comissões de racionalização do uso de bens e serviços, aos registros das deliberações e às tomadas de decisão definidas nas reuniões, tais como: ato de instituição, regras para atuação, designação e substituição de membros, resoluções, atas e relatórios.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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049.12 |
OPERACIONALIZAÇÃO DE REUNIÕES. Incluem-se documentos referentes à organização das reuniões dos grupos de trabalhos e das comissões de racionalização do uso de bens e serviços, bem como os referentes ao agendamento, convocação, pauta e lista de participantes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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050 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA Esta subclasse contempla documentos referentes às atividades de programação e elaboração do orçamento, à gestão e execução orçamentária e financeira, às operações bancárias e ao controle externo das atividades financeiras do órgão e entidade.
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050.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a gestão do orçamento e das finanças do órgão e entidade.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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050.02 |
CONFORMIDADE DE REGISTRO DE GESTÃO. Incluem-se documentos referentes à conformidade diária e à conformidade de suporte documental, bem como aqueles que comprovam e dão suporte às operações registradas.
Quanto à consolidação dos registros contábeis, classificar em 052.23.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
050.03 |
CONFORMIDADE CONTÁBIL. Incluem-se documentos referentes aos demonstrativos contábeis decorrentes dos registros da execução orçamentária, financeira e patrimonial, gerados por meio dos sistemas de administração financeira da administração pública.
Quanto à consolidação dos registros contábeis, classificar em 052.23.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
051 GESTÃO ORÇAMENTÁRIA Nas subdivisões deste descritor classificam-se os documentos referentes às atividades de programação, gestão e execução do orçamento do órgão e entidade.
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051.1 |
PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Incluem-se documentos referentes à elaboração do orçamento, como a programação, a previsão e a proposta orçamentária, os estudos de adequação da estrutura programática, a atualização e o aperfeiçoamento das informações constantes do cadastro de ações orçamentárias, a fixação dos referenciais monetários para apresentação das propostas orçamentárias e dos limites de movimentação, de empenho e de pagamento das unidades administrativas do órgão e entidade.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, após 2 anos, os documentos cujas informações sobre previsão orçamentária encontrem-se recapitula das ou consolidadas em outros. |
051.2 |
DETALHAMENTO DE DESPESA. Incluem-se documentos referentes ao estabelecimento das metas e à destinação de recursos e receitas por fontes, bem como o detalhamento, a nível operacional, dos projetos e atividades a serem desenvolvidas no exercício, especificando os elementos de despesa e respectivos desdobramentos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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051.3 |
EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA. Incluem-se documentos referentes à movimentação, interna e externa, e à descentralização de créditos orçamentários pelo órgão e entidade, bem como as transferências, provisões, destaques, estornos e subvenções.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
051.4 |
RETIFICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA. CRÉDITOS ADICIONAIS. Incluem-se documentos referentes às autorizações de despesas não computadas, ou insuficientemente dotadas, na lei orçamentária, por meio da liberação de créditos suplementares, especiais e extraordinários.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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052 GESTÃO FINANCEIRA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às atividades de programação, gestão e execução financeira do órgão e entidade, bem como aqueles referentes ao controle da efetiva entrada e saída de recursos do órgão e entidade.
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052.1 |
PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA. Incluem-se documentos referentes à programação da entrada e da saída de recursos financeiros, à previsão da utilização dos recursos destinados a determinados fins e à operacionalização de gastos específicos visando a realização das atividades e projetos atribuídos às unidades orçamentárias, bem como aqueles referentes ao contingenciamento do orçamento do órgão e entidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.2 |
EXECUÇÃO FINANCEIRA. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao controle da entrada e saída de recursos financeiros do órgão e entidade.
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052.21 RECEITA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos ingressos de recursos nos cofres da administração pública, que se desdobram em receitas orçamentárias, quando representam disponibilidades de recursos financeiros para o erário, e em ingressos extraorçamentários, quando representam entradas compensatórias.
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052.211 |
RECEITA CORRENTE. Incluem-se documentos referentes às receitas provenientes de tributos, de contribuições, da exploração do patrimônio estatal (patrimonial), da exploração de atividades econômicas (agropecuária, industrial e de serviços) e de recursos financeiros recebidos de outras pessoas de direito público ou privado destinados a atender as despesas correntes do órgão e entidade.
Quanto ao estabelecimento de preços e tarifas pela prestação de serviços por parte do órgão e entidade, classificar no código 059.3.
Quanto à devolução ao erário, classificar no código 059.4.
Quanto à restituição de rendas arrecadadas, classificar no código 059.5.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.212 |
RECEITA DE CAPITAL. Incluem-se documentos referentes às receitas provenientes de recursos financeiros oriundos da constituição de dívidas, da conversão, em espécie, de bens e direitos, da venda de ações e do recebimento de recursos de outras pessoas de direito público ou privado destinadas a atender despesas de capital e ao superávit do orçamento corrente.
Quanto à compra e subscrição de ações, classificar no código 059.1.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.213 |
INGRESSO EXTRAORÇAMENTÁRIO. Incluem-se documentos referentes aos recursos financeiros de caráter temporário, que não estão previstos na lei orçamentária anual, como os depósitos em caução, as fianças, a antecipação de receita orçamentária, a emissão de moeda e as entradas compensatórias no ativo e passivo financeiro.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão
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052.22 |
DESPESA. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à utilização de recursos, fixados e especificados na Lei Orçamentária Anual (LOA), para pagamento das despesas efetuadas pelo órgão e entidade.
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052.221 |
DESPESA CORRENTE. Incluem-se documentos referentes à utilização dos recursos provenientes das dotações orçamentárias ordinárias destinadas à manutenção contínua dos serviços públicos, como as despesas de custeio reservadas ao pagamento de pessoal (ativos, inativos, pensionistas, civis e militares) e dos encargos sociais, bem como aqueles referentes às transferências correntes relacionadas às contribuições e subvenções que atendem à manifestação de outras entidades de direito público ou privado, entre elas as transferências de assistência e previdência social e os pagamentos dos juros e encargos da dívida pública.
Quanto às despesas decorrentes da compra de material de consumo, classificar no código 031.12.
Quanto às despesas decorrentes da contratação de empresas terceirizadas para a prestação de serviços, classificar nos códigos 018, 034, 045.1, 045.2, 045.4, 045.5, 045.6, 045.7, 067, 071 e 918, de acordo com o objeto da contratação.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.222 |
DESPESA DE CAPITAL. Incluem-se documentos referentes à utilização dos recursos provenientes das dotações orçamentárias ordinárias destinadas aos investimentos, às inversões financeiras e à amortização da dívida interna e externa.
Quanto às despesas decorrentes da compra de material permanente, classificar no código 031.11.
Quanto às despesas decorrentes da compra de bens imóveis, classificar no código 041.11.
Quanto às despesas decorrentes da contratação de empresas terceirizadas para a execução de obras em bens imóveis do órgão e entidade, classificar nas subdivisões do código 045.3.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.23 |
DEMONSTRAÇÃO CONTÁBIL. Incluem-se os documentos referentes à consolidação dos registros contábeis, tais como: livro-razão, balanço patrimonial, balanço orçamentário, balanço financeiro, demonstração das variações patrimoniais, demonstrações dos fluxos de caixa, demonstração das mutações do patrimônio líquido, demonstração do resultado econômico e balancetes.
Quanto à conformidade de registro de gestão, classificar no código 050.02.
Quanto à conformidade contábil, classificar no código 050.03.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.24 |
GESTÃO DE FUNDOS ESPECIAIS. Incluem-se documentos referentes à administração de receitas específicas vinculadas por lei à realização de determinados objetivos ou serviços.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.25 |
CONCESSÃO DE BENEFÍCIOS, ESTÍMULOS E INCENTIVOS. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos benefícios, estímulos e incentivos concedidos ao órgão e entidade.
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052.251 |
FINANCEIROS. Incluem-se documentos referentes aos desembolsos efetivos realizados por meio das equalizações de juros e preços, bem como aqueles referentes à assunção das dívidas decorrentes de saldos de obrigações de responsabilidade do Tesouro Nacional, cujos valores constam da lei orçamentária da União.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
052.252 |
CREDITÍCIOS. Incluem-se documentos referentes aos subsídios, incentivos fiscais e investimentos destinados ao financiamento de atividades produtivas e voltados ao desenvolvimento econômico regional e social, bem como aqueles referentes aos gastos decorrentes de programas oficiais de crédito, operacionalizados por meio de fundos ou programas com taxa de juros inferior ao custo de captação do governo federal.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
053 OPERAÇÃO BANCÁRIA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às operações de conciliação bancária, aos pagamentos em moeda estrangeira e à movimentação de conta única do Tesouro Nacional e de outras contas correntes.
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053.01 |
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA. Incluem-se documentos referentes às conciliações das contas correntes e contábeis, com o controle financeiro interno do órgão e entidade.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
053.1 |
PAGAMENTO EM MOEDA ESTRANGEIRA. Incluem-se documentos referentes aos pagamentos em moedas diferentes da moeda nacional.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
053.2 |
GESTÃO DA CONTA ÚNICA. Incluem-se documentos referentes à transferência de recursos recebidos na rede bancária para a conta única, com os créditos das respectivas unidades gestoras, bem como aqueles referentes às assinaturas autorizadas, às ordens bancárias e aos extratos de contas.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
053.3 |
GESTÃO DE CONTAS CORRENTES BANCÁRIAS: TIPO A, B, C, D e E. Incluem-se documentos referentes à abertura, movimentação e encerramento das contas correntes, bem como aqueles referentes às assinaturas autorizadas, às ordens bancárias e aos extratos de contas.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
053.4 |
GESTÃO DE CONTAS ESPECIAIS. Incluem-se documentos referentes à movimentação dos recursos advindos de empréstimos e créditos externos.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
054 CONTROLE EXTERNO. AUDITORIA EXTERNA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes às auditorias de contas do órgão e entidade, realizadas pelos órgãos de controle externo.
Quanto ao controle interno e à auditoria interna, classificar no código 003.1.
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054.1 |
PRESTAÇÃO DE CONTAS. TOMADA DE CONTAS. Incluem-se documentos referentes à prestação e à tomada de contas realizadas em razão da solicitação do órgão responsável pela auditoria das contas da administração pública, bem como os relatórios, pareceres e certificados de julgamento das contas.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
054.2 |
TOMADA DE CONTAS ESPECIAL. Incluem-se documentos referentes à instauração de tomada de contas especial pelo órgão responsável pela auditoria das contas da administração pública, bem como os relatórios, pareceres e certificados de julgamento das contas.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
059 |
OUTRAS AÇÕES REFERENTES À GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de gestão orçamentária e financeira não contempladas nos descritores anteriores.
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059.1 |
COMPRA E SUBSCRIÇÃO DE AÇÕES. Incluem-se documentos referentes à compra e ao direito de subscrever ações das sociedades de economia mista.
Quanto à venda de ações, classificar no código 052.212.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
059.2 |
RECOLHIMENTO DE TRIBUTOS, IMPOSTOS E TAXAS. Incluem-se documentos referentes ao recolhimento, pelo órgão e entidade, de tributos, impostos e taxas, como o imposto predial e territorial urbano, a taxa de incêndio e o imposto sobre a propriedade de veículos automotores.
Quanto ao pagamento dos encargos patronais e recolhimentos efetuados pelo empregador, classificar nas subdivisões do código 023.18.
Quanto ao pagamento das despesas condominiais dos bens imóveis, classificar no código 043.2.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
059.3 |
FIXAÇÃO DE CUSTOS DE SERVIÇOS. Incluem-se documentos referentes ao estabelecimento de preços e tarifas pela prestação de serviços por parte do órgão e entidade.
Quanto ao recebimento de recursos financeiros recebidos da prestação de serviços por parte do órgão e entidade, classificar no código 052.211.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
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059.4 |
DEVOLUÇÃO AO ERÁRIO. Incluem-se documentos referentes à restituição ao Erário de valores percebidos indevidamente pelo servidor.
Quanto aos pedidos de retificação de pagamento feitos pelo servidor, classificar no código 023.191.
Quanto à receita corrente, classificar no código 052.211.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
059.5 |
RESTITUIÇÃO DE RENDAS ARRECADADAS. Incluem-se documentos referentes à solicitação de restituição, total ou parcial, ao cidadão, de receitas recolhidas a maior ou indevidamente, por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU).
Quanto à receita corrente, classificar no código 052.211.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
060 GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Esta subclasse contempla documentos referentes à produção, controle, classificação, avaliação, destinação e tratamento técnico da documentação arquivística, à aquisição, processamento técnico, controle, distribuição e acesso aos acervos bibliográfico e museológico, bem como aqueles referentes à conservação e preservação de acervos, à produção editorial e à gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica do órgão e entidade.
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060.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a gestão da documentação e da informação do órgão e entidade.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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061 GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Nas subdivisões desse descritor classificam-se documentos referentes à elaboração e implantação de programas de gestão da documentação arquivística.
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061.01 CONSTITUIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS (CPAD) Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos para a constituição e atuação da comissão.
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061.011 |
COMPOSIÇÃO E ATUAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à constituição da CPAD, à indicação, designação e substituição de membros e à instalação e posse da comissão, bem como aqueles referentes ao registro das deliberações e às tomadas de decisões, resoluções, atas e relatórios.
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4 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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061.012 |
OPERACIONALIZAÇÃO DE REUNIÕES. Incluem-se documentos referentes à organização das reuniões da CPAD, bem como aqueles referentes ao agendamento, convocação, pauta e lista de participantes.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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061.1 |
ADOÇÃO E CONTROLE DOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO. Incluem-se documentos referentes ao controle da entrada, da distribuição, da movimentação e da expedição de documentos, bem como aqueles referentes aos procedimentos para autuação dos documentos avulsos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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061.2 |
ANÁLISE DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA. Incluem-se documentos referentes à realização de diagnóstico da situação dos serviços de gestão de documentos de arquivo do órgão e entidade.
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5 anos |
5 anos |
Guarda permanente |
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061.3 |
LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO E DO FLUXO DOCUMENTAL. Incluem-se documentos referentes ao estudo e ao levantamento da produção e do fluxo documental para subsidiar a elaboração dos instrumentos técnicos de gestão de documentos.
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Até a finalização da elaboração dos instrumentos |
5 anos |
Eliminação |
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061.4 |
ELABORAÇÃO DOS INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS. Incluem-se documentos referentes à elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim do órgão e entidade.
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Até a finalização da elaboração dos instrumentos |
5 anos |
Guarda permanente
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Eliminar, 2 anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos, assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações.
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061.5APLICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio e atividades-fim do órgão e entidade.
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061.51 |
CLASSIFICAÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para aplicação dos códigos de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio e atividades-fim do órgão e entidade, bem como aqueles referentes à metodologia utilizada para a ordenação dos documentos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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061.52 AVALIAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos para aplicação dos prazos de guarda e da destinação final definidos nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativas às atividades-meio e atividades-fim do órgão e entidade, bem como aqueles referentes à metodologia utilizada para a seleção dos documentos.
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061.521 |
ELIMINAÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para análise e seleção de documentos de arquivo, bem como aqueles referentes à elaboração de listagens de eliminação, de planos de destinação, de editais de ciência de eliminação e de termos de eliminação.
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2 anos |
– |
Guarda permanente |
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061.522 |
TRANSFERÊNCIA. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para controle da passagem de documentos do arquivo corrente (arquivos setoriais) para o arquivo intermediário (arquivo central ou geral), tais como: listagem descritiva do acervo, guia e termo de transferência.
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2 anos |
– |
Guarda permanente |
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061.523 |
RECOLHIMENTO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para controle da passagem de documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente, tais como: listagem descritiva do acervo, guia e termo de recolhimento.
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2 anos |
– |
Guarda permanente |
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062 GESTÃO DE ACERVOS BIBLIOGRÁFICO E MUSEOLÓGICO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição, incorporação, processamento técnico, inventário e desincorporação de acervos bibliográfico e museológico.
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062.1 AQUISIÇÃO E INCORPORAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à aquisição, no Brasil e exterior, e à incorporação de acervos bibliográfico e museológico pelo órgão e entidade.
Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às ações de aquisição e incorporação não efetivadas. |
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062.11 |
COMPRA. Incluem-se documentos referentes à aquisição definitiva de acervos bibliográfico e museológico por compra e por importação, bem como aqueles referentes à assinatura de periódicos e de bases de dados.
Nota: A compra poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
062.12 |
DOAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à aquisição definitiva de acervos bibliográfico e museológico por doação.
Quanto à doação da produção editorial do órgão e entidade, classificar no código 065.3.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas |
062.13 |
PERMUTA. Incluem-se documentos referentes à aquisição definitiva de acervos bibliográfico e museológico por permuta.
Quanto à permuta da produção editorial do órgão e entidade, classificar no código 065.3.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas |
062.2 PROCESSAMENTO TÉCNICO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos adotados para o tratamento técnico de acervos bibliográfico e museológico do órgão e entidade.
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062.21 |
REGISTRO. Incluem-se documentos referentes ao registro de entrada do item bibliográfico ou museológico incorporado aos acervos.
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2 anos |
- |
Eliminação |
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062.22 |
CATALOGAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO E INDEXAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à identificação, classificação e descrição do item bibliográfico ou museológico, cujas informações subsidiarão a elaboração das fichas catalográficas.
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2 anos |
- |
Eliminação |
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062.3 |
INVENTÁRIO. Incluem-se documentos referentes ao controle de itens dos acervos bibliográfico e museológico que visam apoiar as atividades de alienação, desincorporação e baixa, bem como os relatórios de inventário e os livros de tombo.
Quanto aos inventários de material permanente e de consumo, classificar nos códigos 036.1 e 036.2, respectivamente.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Guarda permanente |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
062.4 DESINCORPORAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à desincorporação definitiva de itens dos acervos bibliográfico e museológico pelo órgão e entidade.
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062.41 |
DOAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à doação de itens de acervos bibliográfico e museológico considerados inadequados e obsoletos, bem como daqueles que possuem vários exemplares.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas |
062.42 |
DESCARTE. Incluem-se documentos referentes ao descarte de itens dos acervos bibliográfico e museológico que se encontram infectados, deteriorados e mutilados.
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4 anos |
5 anos |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas |
063 CONTROLE DE ACESSO E DE MOVIMENTAÇÃO DE ACERVOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao acesso, às consultas e aos empréstimos de documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos, bem como aqueles referentes ao controle da movimentação dos acervos.
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063.1 |
CONSULTAS. Incluem-se documentos referentes ao acesso e ao controle das consultas aos documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos, bem como aqueles referentes ao registro dos consulentes e usuários.
Quanto aos pedidos de acesso à informação e aos documentos institucionais, encaminhados ao SIC, classificar no código 002.11.
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2 anos
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- |
Eliminação
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063.2 |
EMPRÉSTIMOS. Incluem-se documentos referentes ao controle dos empréstimos de documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos.
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Até a devolução |
1 ano |
Eliminação |
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063.3 |
MOVIMENTAÇÃO DE ACERVOS. Incluem-se documentos referentes à gestão de depósitos e ao controle da localização e da movimentação dos documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos entre as áreas de armazenamento e as áreas destinadas às consultas.
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2 anos |
- |
Eliminação |
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064 CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE ACERVOS Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à desinfestação, higienização e controle das áreas de armazenamento, à encadernação e à reformatação e restauração dos documentos.
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064.01 |
AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO. Incluem-se documentos referentes à elaboração de diagnósticos, relatórios e pareceres técnicos sobre as condições de conservação e preservação de acervos e fichas de registro do tratamento adotado para a restauração ou encadernação de documentos, bem como aqueles referentes ao plano de prevenção de riscos e à definição dos critérios adotados para a reformatação de acervos.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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064.1 |
DESINFESTAÇÃO E HIGIENIZAÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para desinfestação e higienização das áreas de armazenamento de acervos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
064.2 |
CONTROLE DAS ÁREAS DE ARMAZENAMENTO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos para controle da climatização e da segurança dos depósitos de guarda.
Quanto à ocorrência de sinistros em imóveis do órgão e entidade, classificar no código 046.3.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
064.3 REFORMATAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos procedimentos para a adoção da reformatação de acervos.
Quanto ao fornecimento de cópias de documentos, classificar no código 069.2.
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064.31 |
MICROFILMAGEM. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos adotados para microfilmagem de documentos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
064.32 |
DIGITALIZAÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos adotados para digitalização de documentos.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
064.4 |
RESTAURAÇÃO. Incluem-se documentos referentes aos procedimentos adotados para realização de restauração de documentos deteriorados ou danificados, bem como aqueles referentes aos serviços de encadernação.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
065 PRODUÇÃO EDITORIAL Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes aos projetos de produção editorial do órgão e entidade.
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065.1 |
EDIÇÃO. COEDIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à edição e à coedição de livros, periódicos e vídeos produzidos pelo órgão e entidade, bem como aqueles referentes às autorizações de direitos autorais e à solicitação do registro internacional para identificação de livros (ISBN) e do registro internacional para identificação de publicações seriadas (ISSN).
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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065.2 |
EDITORAÇÃO E PROGRAMAÇÃO VISUAL. Incluem-se documentos referentes à edição de livros, periódicos e vídeos, à composição, copidesque, tradução e revisão de textos e à execução de impressão e serviços gráficos, bem como aqueles referentes à elaboração de page views.
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5 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
065.3 |
PROMOÇÃO, DIVULGAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à promoção, à divulgação, à doação e à permuta da produção editorial do órgão e entidade.
Quanto à aquisição de acervos bibliográficos por doação e permuta, classificar nos códigos 062.12 e 062.13, respectivamente.
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5 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
066 GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao desenvolvimento de programas, instalação de equipamentos, implantação e controle de sistemas informatizados, bem como aqueles referentes à administração da infraestrutura tecnológica.
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
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066.1 |
DESENVOLVIMENTO E CONTROLE DE SISTEMAS INFORMATIZADOS. Incluem-se documentos referentes ao desenvolvimento, implantação, manutenção e controle de programas e sistemas informatizados, tais como: manual de usuário desenvolvido pelo órgão e entidade, código fonte, especificação de requisitos, diagramas, desenhos de telas, gerência de configuração e projetos de bancos de dados.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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066.2 |
INSTALAÇÃO DE EQUIPAMENTOS. Incluem-se documentos referentes à instalação de equipamentos para a implementação de programas e sistemas, tais como: manual dos equipamentos, termo de garantia, manual de usuário desenvolvido pela empresa proprietária do equipamento, licença e registro de uso.
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Enquanto vigora
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5 anos
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Eliminação
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066.3 ADMINISTRAÇÃO DA INFRAESTRUTURA TECNOLÓGICA Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao desenvolvimento do projeto de infraestrutura tecnológica, bem como aqueles referentes à manutenção, gerenciamento e uso da infraestrutura.
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066.31 |
PROJETO DE MANUTENÇÃO. Incluem-se documentos referentes ao projeto de manutenção da infraestrutura tecnológica, tais como: projeto da rede e configuração dos servidores.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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066.32 |
GERENCIAMENTO E USO. Incluem-se documentos referentes ao gerenciamento e ao uso da infraestrutura tecnológica, tais como: gerenciamento de discos, registro e controle das permissões de acesso à rede, credenciais de segurança, gerenciamento de correio eletrônico, relatórios de desempenho, log de dados e controle de backup.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
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066.4 |
ADMINISTRAÇÃO DE BANCO DE DADOS. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à instalação, configuração e gerenciamento de banco de dados.
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066.41 |
INSTALAÇÃO E CONFIGURAÇÃO. Incluem-se documentos referentes à instalação e configuração de banco de dados, estrutura, dicionário de dados, script de criação e stored procedures.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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066.42 |
GERENCIAMENTO E USO. Incluem-se documentos referentes ao gerenciamento de banco de dados, tais como: registro e controle das permissões de acesso ao banco de dados e relatórios de desempenho.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Eliminação |
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066.9 |
OUTRAS AÇÕES REFERENTES À GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO. Na subdivisão deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de gestão de tecnologia da informação não contempladas nos descritores anteriores.
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066.91 |
CONTROLE DO SUPORTE TÉCNICO. Incluem-se documentos referentes ao controle do suporte técnico prestado para utilização dos sistemas informatizados.
Quanto a contratação de prestação de serviços por empresas terceirizadas para a gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica, classificar no código 067.
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5 anos |
– |
Eliminação |
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067 |
CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços de implementação das atividades de conservação e preservação de acervos, de produção editorial, de gestão de sistemas e de infraestrutura tecnológica e de fornecimento de cópias de documentos a serem prestados sob o regime de execução indireta, tais como: planejamento da contratação (estudos preliminares, gerenciamento de riscos e termo de referência ou projeto básico), divulgação (publicação de editais), seleção do fornecedor (adjudicação, homologação, formalização e publicação do contrato), indicação e designação do gestor e dos fiscais da execução do contrato para acompanhamento, fiscalização (técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário), avaliação e aferição dos resultados previstos na contratação e demais documentos comprobatórios da prestação dos serviços, relatórios, notas fiscais e faturas.
Nota: A contratação de prestação de serviços poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas. |
069 OUTRAS AÇÕES REFERENTES À GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E DA INFORMAÇÃO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes a outras ações de gestão da documentação e da informação não contempladas nos descritores anteriores.
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069.1 TRATAMENTO TÉCNICO DA DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA PERMANENTE Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes ao tratamento técnico da documentação arquivística de guarda permanente.
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069.11 |
ARRANJO E DESCRIÇÃO. Incluem-se documentos referentes à metodologia adotada para o desenvolvimento das atividades de identificação, arranjo e descrição dos documentos arquivísticos de guarda permanente.
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Até a conclusão da organização |
2 anos |
Guarda Permanente |
Eliminar, 2 anos após a conclusão da organização, as versões preliminares das planilhas e dos estudos de apoio. |
069.12 |
ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA. Incluem-se documentos referentes à elaboração dos instrumentos que permitem a identificação e a localização dos documentos arquivísticos de guarda permanente, tais como: catálogo, guia, inventário, listagem descritiva do acervo, repertório e tabela de equivalência.
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Até a finalização da elaboração dos instrumentos de pesquisa |
5 anos |
Guarda permanente |
Eliminar, 2 anos após a finalização da elaboração, as versões preliminares dos instrumentos assim como os demais exemplares quando ocorrerem atualizações. |
069.2 |
FORNECIMENTO DE CÓPIAS DE DOCUMENTOS. Incluem-se documentos referentes à requisição e ao controle da reprodução de documentos por impressão e por outros serviços reprográficos.
Quanto à reformatação de acervos por microfilmagem e digitalização, classificar nas subdivisões do código 064.3.
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2 anos |
– |
Eliminação |
Utilizar os prazos dos documentos financeiros para as transações que envolvam pagamento de despesas. |
069.3 |
PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS. Incluem-se documentos referentes à publicação de matérias, da competência do órgão e entidade, em diários oficiais e em periódicos de grande circulação.
Quanto à publicação de matérias nos boletins administrativos e de serviço, classificar no código 010.01.
Quanto à publicação de matérias nos boletins de pessoal, classificar no código 020.01.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
070 |
GESTÃO DOS SERVIÇOS POSTAIS E DE TELECOMUNICAÇÕES. Esta subclasse contempla documentos referentes às atividades desenvolvidas pelo órgão e entidade para a gestão dos serviços postais e de telecomunicações (radiofrequência, telex, telefonia, fax e transmissão de dados, voz e imagem), bem como aqueles referentes à contratação de prestação de serviços de instalação, manutenção e reparo e à autorização e controle de uso.
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Eliminar, após 2 anos, os documentos referentes às contratações não efetivadas.
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070.01 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. Incluem-se documentos referentes às determinações legais, aos atos e instruções normativas, aos procedimentos operacionais e às decisões de caráter geral sobre a gestão dos serviços postais e de telecomunicações do órgão e entidade.
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Enquanto vigora |
5 anos |
Guarda permanente |
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071 |
CONTRATAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS. Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de fornecimento de serviços de instalação, manutenção e reparo dos serviços postais e de telecomunicações a serem prestados sob o regime de execução indireta, tais como: planejamento da contratação (estudos preliminares, gerenciamento de riscos e termo de referência ou projeto básico), divulgação (publicação de editais), seleção do fornecedor (adjudicação, homologação, formalização e publicação do contrato), indicação e designação do gestor e dos fiscais da execução do contrato para acompanhamento, fiscalização (técnica, administrativa, setorial e pelo público usuário), avaliação e aferição dos resultados previstos na contratação e demais documentos comprobatórios da prestação dos serviços, relatórios, notas fiscais e faturas.
Nota: A contratação de prestação de serviços poderá ocorrer nas modalidades de licitação (convite, tomada de preços, concorrência, leilão, concurso e pregão), dispensa de licitação e inexigibilidade de licitação.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
071.1 |
SERVIÇO POSTAL. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços postais.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
071.2 |
SERVIÇO DE RADIOFREQUÊNCIA. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços de radiofrequência.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação
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* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
071.3 |
SERVIÇO DE TELEX. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços de telex.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
071.4 |
SERVIÇO DE TELEFONIA. SERVIÇO DE FAX. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços de telefonia e de fax.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
071.5 |
SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM. Incluem-se documentos referentes à contratação de empresas terceirizadas para a realização de serviços de acesso à internet, bem como aqueles referentes à assinatura de televisão e videoconferência.
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Até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas* |
5 anos a contar da aprovação das contas pelo Tribunal de Contas** |
Eliminação |
* ou até a apresentação do Relatório de Gestão ** ou 10 anos a contar da apresentação do Relatório de Gestão |
072 |
EXECUÇÃO DE SERVIÇOS PELO ÓRGÃO E ENTIDADE. Incluem-se documentos referentes à instalação, manutenção e reparo dos serviços de telecomunicações, executados com meios próprios pelo órgão e entidade, não gerando contratação de empresas terceirizadas ou pagamento de despesas.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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073 AUTORIZAÇÃO E CONTROLE DE USO Nas subdivisões deste descritor classificam-se documentos referentes à autorização e controle de uso dos serviços de radiofrequência, de telex, de telefonia, de fax e de transmissão de dados, voz e imagem.
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073.1 |
SERVIÇO DE RADIOFREQUÊNCIA. Incluem-se documentos referentes à autorização e ao controle do uso dos serviços de radiofrequência.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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073.2 |
SERVIÇO DE TELEX. Incluem-se documentos referentes à autorização e ao controle do uso dos serviços de telex.
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2 anos |
– |
Eliminação |
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073.3 SERVIÇO DE TELEFONIA. SERVIÇO DE FAX Nas subdivisões desse descritor classificam-se os documentos referentes à autorização e ao controle da utilização dos serviços de telefonia e de fax.
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073.31 |
TRANSFERÊNCIA DE PROPRIEDADE OU TITULARIDADE. Incluem-se documentos referentes à transferência de propriedade ou titularidade das linhas telefônicas e dos serviços telefônicos fixo ou móvel.
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Até a conclusão da transferência |
2 anos |
Eliminação |