SEI/UTFPR - 3348314 - Instrução Normativa

A Pró-Reitoria de Planejamento e Administração - PROPLAD, no uso das atribuições que lhe confere o art. 77, do Regimento Geral da UTFPR, tendo em vista o disposto no art. 8º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, Decreto nº 11.246 de 27 de outubro de 2022, objetivando uniformizar as regras de atuação inerentes ao Agente de Contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e ﬁscais de contratos, para os processos de aquisições e contratações na UTFPR, resolve:

Art. 1º Esta Instrução Normativa regulamenta o disposto no § 3º do art. 8º da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, para dispor sobre as regras para a atuação do agente de contratação e da equipe de apoio, o funcionamento da comissão de contratação e a atuação dos gestores e ﬁscais de contratos, no âmbito da Universidade Tecnológica Federal do Paraná.

Art. 2º O agente de contratação será designado pela autoridade competente, em caráter permanente ou especial, conforme o disposto no art. 8º da Lei nº 14.133, de 2021.

I - Nas licitações que envolvam bens ou serviços especiais, o agente de contratação poderá ser substituído por comissão de contratação formada por, no mínimo, três membros, designados nos termos do disposto no art. 3º e no art. 8º desta IN, conforme estabelecido no §2º do art. 8º da Lei nº 14.133, de 2021.

II - A autoridade competente poderá designar, em ato motivado (portaria), mais de um agente de contratação e deverá dispor sobre a forma de coordenação e de distribuição dos trabalhos entre eles.

Art. 3° A equipe de apoio será designada pela autoridade competente para auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação na licitação, observados os requisitos estabelecidos no art. 8º desta IN.

Parágrafo único. A equipe de apoio poderá ser composta por terceiros contratados, observado o disposto no art. 11 desta IN.

Art. 4º Os membros da comissão de contratação serão designados pela autoridade competente, observados os requisitos estabelecidos no art. 8º desta IN.

I - A comissão de que trata o caput será formada por agentes públicos indicados pela administração, em caráter permanente ou especial, com a função de receber, de examinar e de julgar documentos relativos às licitações e aos procedimentos auxiliares.

II - A comissão de que trata o caput será formada por, no mínimo, três membros, e será presidida por um deles.

Art. 5º Na licitação na modalidade diálogo competitivo, a comissão de contratação será composta por, no mínimo, três membros que sejam servidores efetivos ou empregados úblicos pertencentes aos quadros permanentes da administração pública, admitida a contratação de proﬁssionais para assessoramento técnico.

Art. 6º Os gestores e os ﬁscais de contratos e os respectivos substitutos serão representantes da administração designados pela autoridade competente para exercer as funções estabelecidas no art. 19 ao art. 22 desta IN, observados os requisitos estabelecidos no art. 8º desta IN.

§ 1º - Para o exercício da função, o gestor e os ﬁscais de contratos deverão ser formalmente cientiﬁcados da indicação e das respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

§ 3º A eventual necessidade de desenvolvimento de competências de agentes públicos para ﬁns de ﬁscalização e de gestão contratual deverá ser demonstrada no estudo técnico preliminar e deverá ser sanada, conforme o caso, previamente à celebração do contrato, conforme o disposto no inciso X do § 1º do art. 18 da Lei nº 14.133, de 2021.

§ 4º Nos casos de atraso ou de falta de designação, de desligamento e de afastamento extemporâneo e definitivo do gestor ou dos fiscais do contrato e dos respectivos substitutos, até que seja providenciada a designação, as atribuições de gestor ou de fiscal caberão ao responsável pela designação.

§5º Caberá a indicação dos nomes para gestor e fiscais do contrato ao setor demandante, no prazo de até 05 (cinco) dias, o qual pode ser prorrogado por igual período mediante justificativa expressa, sendo que na ausência de indicação, a autoridade competente nomeará, automaticamente, o responsável para a função.

Art. 7º Os ﬁscais de contratos poderão ser assistidos e subsidiados por terceiros contratados pela administração, observado o disposto no art. 24 desta IN.

Art. 8º. O agente público designado para o cumprimento do disposto nesta Instrução Normativa deverá preencher os seguintes requisitos:

I - Ser servidor efetivo ou empregado público dos quadros permanentes da administração pública;

II - Ter atribuições relacionadas a licitações e contratos ou possuir formação compatível ou qualificação atestada por certificação profissional emitida por escola de governo criada e mantida pelo Poder Público; e

III - Não ser cônjuge ou companheiro de licitantes ou contratados habituais da administração nem tenha com eles vínculo de parentesco, colateral ou por aﬁnidade, até o terceiro grau, ou de natureza técnica, comercial, econômica, ﬁnanceira, trabalhista e civil.

§ 1º Para ﬁns do disposto no inciso III do caput , consideram-se contratados habituais as pessoas físicas e jurídicas cujo histórico recorrente de contratação com o órgão ou com a entidade evidencie signiﬁcativa probabilidade de novas contratações.

§ 2º A vedação de que trata o inciso III do caput incide sobre o agente público que atue em processo de contratação cujo objeto seja do mesmo ramo de atividade em que atue o licitante ou o contratado habitual com o qual haja o relacionamento.

Art. 9º. O encargo de agente de contratação, de integrante de equipe de apoio, de integrante de comissão de contratação, de gestor ou de ﬁscal de contratos não poderá ser recusado pelo agente público.

§ 1º Na hipótese de deﬁciência ou de limitações técnicas que possam impedir o cumprimento diligente das atribuições, o agente público deverá comunicar o fato ao seu superior hierárquico.

§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, a autoridade competente poderá providenciar a qualiﬁcação prévia do servidor para o desempenho das suas atribuições, conforme a natureza e a complexidade do objeto, ou designar outro servidor com a qualiﬁcação requerida, observado o disposto no § 3º do art. 6º desta IN.

Art. 10. O princípio da segregação das funções veda a designação do mesmo agente público para atuação simultânea em funções mais suscetíveis a riscos, de modo a reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de ocorrência de fraudes na contratação.

Parágrafo único. A aplicação do princípio da segregação de funções de que trata o caput :

b - De características do caso concreto tais como o valor e a complexidade do objeto da contratação.

Art. 11. O agente público designado para atuar na área de licitações e contratos e o terceiro que auxilie a condução da contratação, na qualidade de integrante de equipe de apoio, de proﬁssional especializado ou de funcionário ou representante de empresa que preste assessoria técnica, deverão observar as vedações previstas no art. 9º da Lei nº 14.133, de 2021.

I- Acompanhar os trâmites, promover diligências (inclusive nos demais setores do órgão) e tomar decisões em prol da boa condução da licitação (inclusive Dispensa e Inexigibilidade), dar impulso ao procedimento, inclusive por meio de demandas às áreas das unidades de contratações, descentralizadas ou não, para ﬁns de saneamento da fase preparatória, caso necessário;

II - Conduzir e coordenar a sessão pública da licitação e promover as seguintes ações:

a - receber, examinar e decidir as impugnações e os pedidos de esclarecimentos ao edital e aos seus anexos e requisitar subsídios formais aos responsáveis pela elaboração desses documentos, caso necessário;

b - veriﬁcar a conformidade da proposta mais bem classiﬁcada com os requisitos estabelecidos no Edital, Termo de Referência e demais anexos, com o auxílio e parecer do setor técnico quando for o caso;

e - negociar, quando for o caso, condições mais vantajosas com o primeiro colocado;

h - encaminhar o processo instruído, após encerradas as fases de julgamento e de habilitação e exauridos os recursos administrativos, à autoridade superior para adjudicação e para homologação.

§ 1º O agente de contratação será auxiliado, na fase externa, por equipe de apoio, de que trata o art. 3º, e responderá individualmente pelos atos que praticar, exceto quando induzido a erro pela atuação da equipe.

§ 2º A atuação do agente de contratação na fase preparatória deverá ater-se ao acompanhamento e às eventuais diligências para o ﬂuxo regular da instrução processual.

§ 3º Caso o agente de contratação atue na fase preparatória, não poderá conduzir e coordenar a sessão pública da licitação.

§ 4º Cabe ao agente de contratação designado para coordenar a sessão publica, a confecção do Edital.

§ 5º O não atendimento das diligências do agente de contratação por outros setores do órgão ou da entidade ensejará motivação formal, a ser juntada aos autos do processo.

§ 6 º As diligências de que trata o § 5º observarão as normas internas do órgão ou da entidade, inclusive quanto ao ﬂuxo procedimental.

Art. 13. O agente de contratação contará com o auxílio dos órgãos de assessoramento jurídico para o desempenho das funções essenciais à execução das suas atividades.

§ 1º O auxílio de que trata o caput se dará por meio de orientações gerais ou em resposta a solicitações de apoio, hipótese em que serão observadas as normas internas da UTFPR e ainda quanto ao ﬂuxo procedimental.

§ 2º Sem prejuízo do disposto no § 1º, a solicitação de auxílio ao órgão de assessoramento jurídico se dará por meio de consulta especíﬁca, que conterá, de forma clara e individualizada, a dúvida jurídica a ser dirimida.

§ 3º As solicitações de apoio ao órgão de assessoramento jurídico deverão ser enviadas via SEI para a DIRMAP, que dará demais encaminhamentos necessários.

§ 4º Previamente à tomada de decisão, o agente de contratação considerará eventuais manifestações apresentadas pelos órgãos de assessoramento jurídico, observado o disposto no inciso VII do caput e no § 1º do art. 50 da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

Art. 14. Caberá à equipe de apoio auxiliar o agente de contratação ou a comissão de contratação no exercício de suas atribuições.

I- substituir o agente de contratação, observado o disposto no art. 12 desta IN, quando a licitação envolver a contratação de bens ou serviços especiais, desde que atendidos os requisitos estabelecidos no § 1º do art. 2º e no art. 8° desta IN;

II- conduzir a licitação na modalidade diálogo competitivo, observado o disposto no art. 12 desta IN;

III- sanar erros ou falhas que não alterem a substância dos documentos de habilitação e a sua validade jurídica, mediante despacho fundamentado registrado e acessível a todos, e atribuir-lhes eﬁcácia para ﬁns de habilitação e de classiﬁcação; e,

IV- receber, examinar e julgar documentos relativos aos procedimentos auxiliares previstos no art. 78 da Lei nº 14.133, de 2021, observados os requisitos estabelecidos em regulamento.

Parágrafo único. Quando substituírem o agente de contratação, na forma prevista no inciso I do caput , os membros da comissão de contratação responderão solidariamente pelos atos praticados pela comissão, exceto o membro que expressar posição individual divergente, a qual deverá ser fundamentada e registrada em ata lavrada na reunião em que houver sido tomada a decisão.

Art. 16. A comissão de contratação contará com o auxílio do órgão de assessoramento jurídico do próprio órgão ou entidade, nos termos do disposto no art. 13 desta IN.

I - gestão de contrato - a coordenação das atividades relacionadas à ﬁscalização técnica, administrativa e setorial e dos atos preparatórios à instrução processual e ao encaminhamento da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos relativos à prorrogação, à alteração, ao reequilíbrio, ao pagamento, à eventual aplicação de sanções e à extinção dos contratos, entre outros;

II - ﬁscalização técnica - o acompanhamento do contrato com o objetivo de avaliar a execução do objeto nos moldes contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, a qualidade, o tempo e o modo da prestação ou da execução do objeto estão compatíveis com os indicadores estabelecidos no edital, para ﬁns de pagamento, conforme o resultado pretendido pela administração, com o eventual auxílio da ﬁscalização administrativa;

III - ﬁscalização administrativa - o acompanhamento dos aspectos administrativos contratuais quanto às obrigações previdenciárias, ﬁscais e trabalhistas e quanto ao controle do contrato administrativo no que se refere a revisões, a reajustes, a repactuações e a providências tempestivas nas hipóteses de inadimplemento; e

IV - ﬁscalização setorial - o acompanhamento da execução do contrato nos aspectos técnicos ou administrativos quando a prestação do objeto ocorrer concomitantemente em setores distintos ou em unidades desconcentradas de um órgão ou uma entidade.

§ 1º As atividades de gestão e de ﬁscalização dos contratos deverão ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática e exercidas por agentes públicos, por equipe de ﬁscalização ou por agente público único, assegurada a distinção das atividades.

§ 2º A distinção das atividades de que trata o § 1º não poderá comprometer o desempenho das ações relacionadas à gestão do contrato.

§ 3º Para ﬁns da ﬁscalização setorial de que trata o inciso IV do caput , o órgão ou a entidade poderá designar representantes para atuarem como ﬁscais setoriais nos locais de execução do contrato.

Art. 18. Deverão ser observados os procedimentos estabelecidos no manual técnico operacional para a execução das atividades de gestão e de ﬁscalização dos contratos, de que trata o art. 19 desta IN, conforme Manual de Gestão e Fiscalização da UTFPR e suas atualizações, e ainda o manual editado pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Art. 19. Caberá ao gestor do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial:

I - coordenar as atividades relacionadas à ﬁscalização técnica, administrativa e setorial, de que tratam os incisos II, III e IV do caput do art. 17 desta IN;

II - acompanhar os registros realizados pelos ﬁscais do contrato das ocorrências relacionadas à execução do contrato e as medidas adotadas, e informar à autoridade superior aquelas que ultrapassarem a sua competência;

III - acompanhar a manutenção das condições de habilitação do contratado, para ﬁns de empenho de despesa e de pagamento, e anotar os problemas que obstem o ﬂuxo normal da liquidação e do pagamento da despesa no relatório de riscos eventuais;

IV - coordenar a rotina de acompanhamento e de ﬁscalização do contrato, cujo histórico de gerenciamento deverá conter todos os registros formais da execução, a exemplo da ordem de serviço, do registro de ocorrências, das alterações e das prorrogações contratuais, e elaborar relatório com vistas à veriﬁcação da necessidade de adequações do contrato para ﬁns de atendimento da ﬁnalidade da administração;

V - coordenar os atos preparatórios à instrução processual e ao envio da documentação pertinente ao setor de contratos para a formalização dos procedimentos de que trata o inciso I do caput do art. 17 desta IN;

VI - elaborar o relatório ﬁnal de que trata a alínea "d" do inciso VI do § 3º do art. 174 da Lei nº 14.133, de 2021, com as informações obtidas durante a execução do contrato;

VII - coordenar a atualização contínua do relatório de riscos durante a gestão do contrato, com apoio dos ﬁscais técnico, administrativo e setorial;

VIII - emitir documento comprobatório da avaliação realizada pelos ﬁscais técnico, administrativo e setorial quanto ao cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, com menção ao seu desempenho na execução contratual, baseado em indicadores objetivamente deﬁnidos e aferidos, e a eventuais penalidades aplicadas, a constarem do cadastro de atesto de cumprimento de obrigações conforme disposto em regulamento;

IX - realizar o recebimento deﬁnitivo do objeto do contrato referido no art. 23, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais; e

X - tomar providências para a formalização de processo administrativo de responsabilização para ﬁns de aplicação de sanções, a ser conduzido pela comissão de que trata o art. 158 da Lei nº 14.133, de 2021, ou pelo agente ou pelo setor competente para tal, conforme o caso.

Art. 20. Caberá ao ﬁscal técnico do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial:

I - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato com informações pertinentes às suas competências;

II - anotar no histórico de gerenciamento do contrato todas as ocorrências relacionadas à execução do contrato, com a descrição do que for necessário para a regularização das faltas ou dos defeitos observados;

III - emitir notiﬁcações para a correção de rotinas ou de qualquer inexatidão ou irregularidade constatada, com a deﬁnição de prazo para a correção;

IV - informar ao gestor do contrato, em tempo hábil, a situação que demandar decisão ou adoção de medidas que ultrapassem a sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso;

V - comunicar imediatamente ao gestor do contrato quaisquer ocorrências que possam inviabilizar a execução do contrato nas datas estabelecidas;

VI - ﬁscalizar a execução do contrato para que sejam cumpridas as condições estabelecidas, de modo a assegurar os melhores resultados para a administração, com a conferência das notas ﬁscais e das documentações exigidas para o pagamento e, a certificação do recebimento provisório, encaminhar ao gestor de contrato para ratiﬁcação;

VII- comunicar ao gestor do contrato, em tempo hábil, o término do contrato sob sua responsabilidade, com vistas à renovação tempestiva ou à prorrogação contratual;

VIII - participar da atualização do relatório de riscos durante a fase de gestão do contrato, em conjunto com o ﬁscal administrativo e com o setorial, conforme o disposto no inciso VII do caput do art. 19 desta IN;

IX- auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, na elaboração do documento comprobatório da avaliação realizada na ﬁscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, conforme o disposto no inciso VIII do caput do art. 19 desta IN; e

X- realizar o recebimento provisório do objeto do contrato referido no art. 23 desta IN, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter técnico.

Art. 21. Caberá ao ﬁscal administrativo do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto, em especial:

I - prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, com a realização das tarefas relacionadas ao controle dos prazos relacionados ao contrato e à formalização de postilamentos e de termos aditivos, ao acompanhamento do empenho e do pagamento e ao acompanhamento de garantias e glosas;

II - veriﬁcar a manutenção das condições de habilitação da contratada, com a solicitação dos documentos comprobatórios pertinentes, caso necessário;

III - examinar a regularidade no recolhimento das contribuições ﬁscais, trabalhistas e previdenciárias e, na hipótese de descumprimento, observar o disposto em ato do Secretário de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia;

IV - atuar tempestivamente na solução de eventuais problemas relacionados ao descumprimento das obrigações contratuais e reportar ao gestor do contrato para que tome as providências cabíveis, quando ultrapassar a sua competência;

V - participar da atualização do relatório de riscos durante a fase de gestão do contrato, em conjunto com o ﬁscal técnico e com o setorial, conforme o disposto no inciso VII do caput do art. 19;

VI - auxiliar o gestor do contrato com as informações necessárias, na elaboração do documento comprobatório da avaliação realizada na ﬁscalização do cumprimento de obrigações assumidas pelo contratado, conforme o disposto no inciso VIII do caput do art. 19 desta IN; e

VII - realizar o recebimento provisório do objeto do contrato referido no art. 23, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter administrativo.

Art. 22. Caberá ao ﬁscal setorial do contrato e, nos seus afastamentos e seus impedimentos legais, ao seu substituto exercer as atribuições de que tratam o art. 20 e o art. 21 desta IN.

Art. 23. O recebimento provisório ﬁcará a cargo dos ﬁscais técnico, administrativo ou setorial e o recebimento deﬁnitivo, do gestor do contrato ou da comissão designada pela autoridade competente.

Parágrafo único. Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e deﬁnitivo serão deﬁnidos no contrato, nos termos no disposto no § 3º do art. 140 da Lei nº 14.133, de 2021.

Art. 24. Na hipótese da contratação de terceiros para assistir e para subsidiar os ﬁscais de contrato nos termos do disposto nesta Instrução Normativa, será observado o seguinte:

I - a empresa ou o proﬁssional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, ﬁrmará termo de compromisso de conﬁdencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de ﬁscal de contrato; e

II - a contratação de terceiros não eximirá o ﬁscal do contrato da responsabilidade, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

Art. 25. O gestor do contrato e os ﬁscais técnico, administrativo e setorial serão auxiliados pelos órgãos de assessoramento jurídico e de controle interno vinculados ao órgão ou à entidade promotora da contratação, os quais deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações para prevenir riscos na execução do contrato, conforme o disposto no art. 13 desta IN.

Art. 26. As decisões sobre as solicitações e as reclamações relacionadas à execução dos contratos e os indeferimentos aos requerimentos manifestamente impertinentes, meramente protelatórios ou de nenhum interesse para a boa execução do contrato serão efetuados no prazo de um mês, contado da data do protocolo do requerimento, exceto se houver disposição legal ou cláusula contratual que estabeleça prazo especíﬁco.

§ 1º O prazo de que trata o caput poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, desde que motivado.

§ 2º As decisões de que trata o caput serão tomadas pelo ﬁscal do contrato, pelo gestor do contrato ou pela autoridade superior, nos limites de suas competências.

Art. 27º Os casos omissos serão resolvidos pela Pró-Reitoria de Planejamento e Administração da UTFPR.

Art. 28º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua assinatura, e será publicada na página da UTFPR na área da PROPLAD.

Documento assinado eletronicamente por (Document electronically signed by) SONIA MARIA AUGUSTINHO, PRO-REITOR(A), em (at) 24/03/2023, às 13:47, conforme horário oficial de Brasília (according to official Brasilia-Brazil time), com fundamento no (with legal based on) art. 4º, § 3º, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

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