SEI/UTFPR - 3625756 - Cursos Graduação/Pós-Grad.: Instrução Normativa

O Departamento de Extensão (DEPEX-CP) e a Diretoria de Relações Empresariais e Comunitárias (DIREC-CP), do Campus Cornélio Procópio, DA UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ, no uso de suas atribuições conferidas por Deliberação COUNI nº 14, de 23 de junho de 2017;

considerando a Instrução Normativa PROREC nº 01/2020, de 03 de setembro de 2020,

considerando o Regulamento do Programa de Serviço Voluntário de Pesquisador e Extensionista na UTFPR,

considerando as Diretrizes de Extensão da Universidade Tecnológica Federal do Paraná,

considerando a Resolução Nº 7, de 18 de dezembro de 2018 do Conselho Nacional de Educação (CNE)

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece as normas gerais do Departamento de Extensão (DEPEX), no âmbito do Campus Cornélio Procópio da Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR, e revoga a Instrução Normativa DEPEX-CP/UTFPR nº 1, de 16 de setembro de 2022.

Art. 3º As atividades de extensão devem ser registradas no Sistema da Extensão preferencialmente antes do início das atividades, contudo, serão aceitos registros com os prazos máximos retroativos de:

Parágrafo único. A prorrogação do cronograma da atividade de extensão só será permitido caso o projeto de extensão esteja recebendo bolsa e seja necessário estender o cronograma para que o final do projeto coincida com o término da bolsa e em casos de prorrogação de termos de cooperação e/ou convênios.

Art. 4º O coordenador responsável pela atividade de extensão deverá manter o cronograma das atividades e os membros da equipe executora atualizados no Sistema da Extensão.

Art. 5º Ao promover atividades de extensão registradas no DEPEX-CP que recebam a comunidade externa no campus, os coordenadores devem comunicar ao DESEG-CP e encaminhar um e-mail ao DEPEX-CP (depex-cp@utfpr.edu.br) contendo: título da atividade, data, local, horário e público atendido. Também recomenda-se a comunicação para eventos online.

Parágrafo único. Os projetos de extensão devem informar ao DEPEX-CP o período de inscrição de atividades voltadas a comunidade externa. E caso desejarem o período de inscrição para estudantes voluntários (opcional).

Art. 6º Toda documentação e solicitação de dados das atividades de extensão devem ser enviados somente pelo coordenador (servidor responsável), conforme segue:

I - Relatório parcial/final: Os relatórios parciais devem ser enviados a cada 6 meses, e o relatório final em até 30 dias do término da atividade de extensão, somente via Sistema de Extensão (https://sistemas2.utfpr.edu.br/home/sistemas-corporativos).

a) No relatório deve, obrigatoriamente, estar detalhado como a comunidade externa foi atendida, informando quais instituições e a quantidade de pessoas atendidas no período do relatório. Destaca-se que as atividades descritas no relatório devem ser somente do período posterior ao último relatório enviado.

b) No relatório devem ser anexados comprovações (e.g. fotos/vídeos) que a atividade de extensão foi executada.

c) Caso a atividade de extensão não comprove o atendimento a comunidade externa no relatório, deverá ser incluído uma justificativa para a não comprovação.

d) Não será emitida certificação para a equipe executora quando a atividade de extensão não comprovar o atendimento a comunidade externa no período do relatório. Nesse caso a certificação ficará a cargo da coordenação da atividade de extensão.

II - Planilha para emissão certificados/declarações em formato .xls ou .ods: Deverá ser anexada no Relatório parcial/final, e seguir o modelo disponível em: https://cloud.utfpr.edu.br/index.php/s/PhmNGM66NAa6nda. Não serão aceitos solicitações de certificados/declarações por e-mail e nem fora do prazo de entrega do relatório.

a) Só serão emitidos certificados para membros da equipe executora (estudantes/externos) que possuem termo de voluntário válido para o período solicitado.

b) Na planilha para emissão dos certificados/declarações deverá conter a carga horária total do período de todos os membros da equipe executora, coordenador e participantes, exceto estudantes bolsistas (20 horas semanais).

c) Não serão aceitos cargas horárias semanais para participantes e membros da equipe, exceto bolsista.

f) Os coordenadores devem seguir a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Assim, deve-se informar aos participantes e equipe executora das atividades de extensão que os dados serão utilizados somente para emissão de certificados/declarações. E os coordenadores não devem utilizar os dados para outras finalidades.

h) Caso a planilha não seja anexada ao relatório, entende-se que a emissão dos certificados/declarações não será necessária.

i) A emissão de declarações e certificados não será efetuada caso a coordenação ou a atividade de extensão tenha pendência de qualquer natureza junto ao DEPEX-CP.

j) Caso, no momento do envio do relatório, o voluntário não possuir termo de voluntariado ativo, a responsabilidade da certificação ficará a cargo da coordenação da atividade de extensão.

III - Os termos de adesão para voluntários devem ser enviados ao DEPEX-CP somente pelo coordenador da atividade. As demais regras relacionadas aos termos de adesão para voluntários encontram-se no artigo 8.

IV - Não serão aceitos documentos encaminhados diretamente por outros membros da equipe.

Art. 7º O coordenador da atividade de extensão deve observar se a sua carga horária e da equipe executora é compatível com as demais atividades acadêmicas e férias. O coordenador é responsável pela carga horária declarada e a veracidade dos dados informados nos relatórios (parcial e final). Cargas horárias superiores a:

I - 10 horas semanais para servidores devem ter a anuência da chefia imediata do coordenador, por meio de oficio SEI, anexado ao relatório parcial/final, no Sistema de Extensão.

II - 20 horas semanais para voluntários, o coordenador deverá incluir uma justificativa, por meio de oficio SEI, anexado ao relatório parcial/final, no Sistema de Extensão.

III- 5 vezes a carga horária de realização do evento/oficina, o coordenador deverá incluir uma justificativa, por meio de oficio SEI, anexado ao relatório parcial/final, no Sistema de Extensão.

I - Os termos de adesão para voluntários das atividades de extensão devem ser enviados em até 30 dias depois do início das atividades do voluntário. Assim, a coordenação pode incluir novos membros a qualquer tempo, desde que adicione o membro da equipe no Sistema da Extensão e envie o termo de adesão para voluntário ao DEPEX-CP em até 30 dias.

II - Caso o voluntário tenha um termo de adesão válido para uma atividade de extensão que esteja vinculada a atividade de extensão proposta não será necessário o envio de novo termo de adesão do voluntário.

III - Os termos de adesão para voluntários devem obrigatoriamente ser preenchidos adequadamente e assinados pelo voluntário e pelo coordenador.

V - No caso de desligamento antecipado do voluntário, o coordenador deve informar ao DEPEX-CP por e-mail e alterar no Sistema da Extensão o período de voluntariado do mesmo.

Art. 9º Caso os relatórios, termos de adesão para voluntários e demais documentos vinculados as atividades de extensão, não estejam de acordo com as normas, estes serão devolvidos para correção.

Art. 10 Caso a atividade de extensão homologada (registrada) seja interrompida, exceto no período de férias, o coordenador deve proceder da seguinte forma:

I - Se o período de interrupção for 1 a 3 meses, o coordenador deverá encaminhar e-mail ao DEPEX-CP justificando a interrupção.

II - Se o período de interrupção for igual ou superior a 3 meses, o coordenador deverá enviar relatório final justificando a interrupção.

III - Caso a atividade de extensão homologada (registrada) não seja executada, o coordenador deverá encaminhar justificativa por e-mail ao DEPEX-CP, que fará a exclusão da atividade do Sistema de Extensão.

Parágrafo único. A interrupção não retira a obrigatoriedade do envio dos relatórios parciais e final.

Art. 11 Caso o coordenador precise se afastar da coordenação das atividades de extensão, por qualquer período, o mesmo deverá informar ao DEPEX-CP por e-mail, e indicar um vice-coordenador para assumir a coordenação. O novo coordenador deverá ser, preferencialmente, um vice-coordenador já registrado no Sistema de Extensão.

Art. 12 Caso o coordenador proponente de atividades de extensão tenha alguma pendência no DEPEX-CP, o mesmo será informado, e a sua nova atividade só seguirá o processo de avaliação após regularização das pendências.

I - Sempre que necessário, o DEPEX-CP informará aos coordenadores sobre a necessidade de regularização de pendências.

II - A qualquer tempo, os coordenadores de atividades de extensão poderão solicitar ao DEPEX-CP informações sobre suas atividades registradas.

III- Caso a pendência não seja regularizada depois de o DEPEX-CP informar o servidor, a pendência será informada a chefia imediata do servidor.

Parágrafo único. O coordenador que tiver pendências junto ao DEPEX-CP não poderá receber nenhum tipo de apoio ou recurso financeiro do DEPEX-CP/DIREC-CP, mesmo quando for utilizada a classificação de outros editais institucionais, até a regularização das pendências.

Art.13 A atividade de extensão será excluída do Sistema de Extensão, sem direito a emissão de declaração/certificados, e a chefia imediata será informada, nos seguintes casos:

II - Após 1(um) ano do encerramento do cronograma e não envio do relatório final da atividade de extensão.

III - Após 1(um) ano sem envio de nenhum relatório, mesmo que o período de execução não tenha finalizado.

Parágrafo único. Antes de qualquer exclusão, o coordenador será avisado via e-mail institucional e terá o prazo de 1(um) mês para a regularização das pendências.

Art. 14 Caso a chefia imediata esteja desatualizada no Sistema de Extensão, o coordenador deverá:

I - Enviar e-mail para a chefia imediata atual com a proposta da atividade de extensão anexada, solicitando um documento assinado no qual conste a aprovação da atividade.

II - Enviar e-mail para o DEPEX-CP com o documento de aprovação da chefia imediata.

Parágrafo único. Somente depois que o DEPEX-CP receber o e-mail com o documento de aprovação da chefia imediata, é que dará encaminhamento para os trâmites necessários para a homologação da atividade de extensão.

Art. 15 Normas para utilização da Sala A-022 (Sala de Atividades de Extensão e Comunitárias):

I - As reservas devem ser efetuadas via Sistemas de Apoio (https://apoio.utfpr.edu.br/Intranet/home) no Item “Agendamento de Espaço Físico” pela equipe executora da atividade de extensão.

a) No campo “Observação” detalhar a atividade a ser realizada, e a qual atividade de extensão está vinculada. Informar se a comunidade externa será diretamente atendida nesta reserva.

b) As reservas múltiplas devem ser utilizadas prioritariamente para atendimento direto a comunidade externa e serão avaliados pelo DEPEX-CP.

II - As reservas devem ser efetuadas com 24 horas de antecedência da utilização.

III - Podem reservar a sala, atividades de extensão registradas ou em processo de registro (aguardando avaliação) no Sistema de Extensão e atividades de interesse da DIREC-CP, sendo vedada a utilização para outras atividades.

IV - A sala pode ser utilizada para atividades de estruturação das atividades de extensão, reuniões da equipe executora e atendimento a comunidade externa. Com prioridade para as atividades com atendimento direto a comunidade externa.

V - A sala poderá ser utilizada simultaneamente por duas ou mais atividades de extensão, desde que em comum acordo dos envolvidos.

VI - É necessário autorização formal do DEPEX-CP para guardar materiais na Sala A-022.

VII - O DEPEX-CP não se responsabiliza por materiais deixados na sala, mesmo com autorização.

VIII - A disposição dos itens (mesas e cadeiras) na sala podem ser modificados para atender a atividade, desde que ao final, os itens voltem a configuração inicial.

IX - Em caso de problemas ou dúvidas com a Sala A-022 favor entrar em contato com o DEPEX-CP por e-mail ou com os responsáveis pelo setor na sala da DIREC.

Art. 16 Qualquer ato institucional envolvendo atividades de extensão deve ser comunicado ao DEPEX-CP.

Art. 17 Os casos omissos a essa Instrução Normativa serão dirimidos pela DIREC-CP e DEPEX-CP.

Art. 18 Fica revogada a Instrução Normativa DEPEX-CP/UTFPR nº 1, de 16 de setembro de 2022.

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1º) Todos os estudantes voluntários da UTFPR deverão efetuar o Cadastro como Usuário externo no SEI para poderem assinar o Documento “ Termo de Adesão para Voluntário”.

É importante que o estudante utilize o mesmo e-mail do Sistema Acadêmico para o cadastro como externo.

b) Para os estudantes voluntários não é é necessário enviar a documentação, pois eles já tem cadastro no Sistema Acadêmico e o DEPEX-CP irá fazer a conferência por lá. O coordenador deverá enviar ao DEPEX-CP por e-mail, uma listagem com os nomes e RAs dos voluntários para liberação.

2º) Após o cadastro e liberação dos usuários externos , o coordenador deverá:

a) Criar um processo de gerenciamento de projetos no SEI e incluir o documento "Extensão: Termo de Adesão Para Voluntário". Preencher os campos e salvar o documento. Deve ser feito um documento para cada voluntário.

b) Após incluir, preencher e assinar o termo de voluntário, o coordenador deverá disponibilizar o documento para o voluntário assinar clicando em “Gerenciar liberações para assinatura externa”

. Após, selecionar o “E-mail da Unidade”, e depois preencher o nome do voluntário no campo “Liberar Assinatura Externa para” e selecionar o nome localizado. E depois, clique em “Liberar”.

Observação: O aluno receberá um link por e-mail para efetuar a assinatura do documento.

3º) Após a assinatura do coordenador e do voluntário, o coordenador deverá criar um bloco de assinatura para a DIREC-CP, assim a Diretoria conseguirá assinar. Após, encaminhe o processo ao DEPEX-CP.

Documento assinado eletronicamente por (Document electronically signed by) JULIANA CORTEZ, CHEFE, em (at) 11/08/2023, às 15:22, conforme horário oficial de Brasília (according to official Brasilia-Brazil time), com fundamento no (with legal based on) art. 4º, § 3º, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

Documento assinado eletronicamente por (Document electronically signed by) EDICLEIA APARECIDA MUNIZ, ASSISTENTE EM ADMINISTRACAO, em (at) 11/08/2023, às 15:23, conforme horário oficial de Brasília (according to official Brasilia-Brazil time), com fundamento no (with legal based on) art. 4º, § 3º, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

Documento assinado eletronicamente por (Document electronically signed by) FELIPE HADDAD MANFIO, DIRETOR(A), em (at) 15/08/2023, às 14:00, conforme horário oficial de Brasília (according to official Brasilia-Brazil time), com fundamento no (with legal based on) art. 4º, § 3º, do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site (The authenticity of this document can be checked on the website) https://sei.utfpr.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador (informing the verification code) 3625756 e o código CRC (and the CRC code) B4C90CAE.