O REITOR DA UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ (UTFPR), considerando o Decreto datado de 22 de setembro de 2020, publicado no D.O.U. de 23 subsequente;

considerando o Decreto nº 10.139, de 28 de novembro de 2019, publicado no D.O.U. de 29 subsequente;

considerando o disposto no inciso V do art. 33 e o disposto no parágrafo único do art. 95, ambos do Regimento Geral da UTFPR, aprovado pela Deliberação nº 07/2009, publicado no DOU de 17.02.2010;

considerando o Decreto nº 9.203, de 22/11/2017, que dispõe sobre a política de governança da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

considerando o Projeto Pedagógico Institucional (PPI) da UTPFR, que prevê a gestão por processos como meio para otimizar recursos, agregar e impulsionar a entrega de melhores resultados à sociedade, direcionando e aperfeiçoando os níveis de desempenho e de governança institucionais como metas nas decisões estratégicas;

considerando o relatório final e a proposta de política de gerenciamento de processos para a UTFPR, apresentada pela Comissão designada pela Portaria UTFPR nº 1.729, de 06/10/2014, cujo objetivo foi de institucionalizar o mapeamento de processos no âmbito da UTFPR, levando em conta o modelo de estrutura matricial adotado pela Instituição (https://nuvem.utfpr.edu.br/index.php/s/D3s0mTrABh48doj);

considerando o histórico de criação do Escritório de Processos (EPROC) contido no processo SEI nº 23064.014306/2017-51 e a atuação estratégica do EPROC no âmbito institucional;

considerando decisão institucional; e

considerando o que consta no processo SEI nº 23064.051600/2023-91,

R E S O L V E:

Art. 1º Até que seja deliberado no Conselho Universitário (COUNI), de maneira excepcional e no interesse público, para contribuir com a melhoria da governança institucional, instituir o Escritório de Processos (EPROC) na UTFPR, vinculado à Reitoria, como área setorial de gestão integrada para assessorar a Reitoria nos assuntos relacionados à governança de processos, à governança de dados e à governança digital, incluindo a gestão e administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UTFPR).

Art. 2º Para fins desta portaria normativa, consideram-se as seguintes definições:

I - Compliance: conjunto de procedimentos e regras que tem como objetivo manter a instituição em conformidade com as normativas externas e internas que visam manter o alinhamento dos processos de negócio;

II - Governança de Dados: conjunto de princípios, políticas, padrões, métricas e responsabilidades que permitem o alinhamento da estratégia, processos, pessoas, tecnologias e demais elementos envolvidos na gestão do ciclo de vida dos dados institucionais, aderentes à legislação vigente sobre gestão de dados e aos padrões nacionais e internacionais;

III - Governança Digital: utilização de recursos de tecnologia da informação e comunicação para melhorar a disponibilização de informação e a prestação de serviços públicos, aprimorando níveis de responsabilidade, confiabilidade, transparência e efetividade da instituição, aderentes a políticas de transformação digital vigentes;

IV - Governança Institucional: é um conjunto de práticas de gestão que busca orientar a instituição no atingimento de seus objetivos, obtendo alto nível de excelência em seu desempenho;

V - Governança de Processos: define regras e diretrizes para conduzir a gestão orientada por processos de forma a otimizar a estrutura funcional, atribuindo as responsabilidades aos atores envolvidos na estrutura do negócio e agregando valor às entregas para a sociedade;

VI - Melhoria contínua: promover a melhoria contínua dos processos de negócio para otimização, desburocratização, padronização, transparência, conformidade (compliance) e entrega de valor público;

VII - Papel Coordenativo: estabelece orientações para viabilizar ações relacionadas à gestão por processos, à transformação digital e à governança de dados institucionais;

VIII - Papel Propositivo: alinhamento estratégico, para contribuir com compliance, recomendando, quando necessário, a implementação de controles e normatização pelas áreas responsáveis, estabelecendo padrões, métricas e indicadores institucionais e promovendo a melhoria contínua dos processos finalísticos e de apoio/gestão;

IX - Processos Críticos: são processos de negócio que impactam diretamente tanto nas atividades fim como nas de gestão, afetando de forma significativa o funcionamento da instituição;

X - Processos Transversais: são processos que permeiam as áreas de negócio com atividades executadas por diferentes atores e unidades organizacionais para entrega de valor em sua cadeia ponta a ponta;

XI - Transformação Digital: melhoria de processo que envolve informatização, automação ou reestruturação de processo gerando novos sistemas ou funcionalidades significativas integradas a sistemas existentes;

XII - Tratamento de documentos e assinaturas digitais: conjunto de procedimentos que envolvem a criação, produção, utilização, conferência, formato, validação, armazenamento e guarda de documentos digitais produzidos e assinados digitalmente pelos sistemas oficiais na instituição;

XIII - Visão ponta a ponta: a partir das atividades realizadas desde o início até o final do processo, identificar melhorias e evitar sobreposições, rupturas, conflitos e falta de compreensão na execução do processo, alinhado à governança institucional.

Art. 3º O EPROC terá as seguintes atribuições, referentes à governança de processos, à governança de dados e à governança digital, incluindo a gestão e a administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UTFPR):

I - Governança de Processos: coordenar a estruturação e a aplicação de diretrizes e práticas voltadas ao aperfeiçoamento contínuo, integração e continuidade dos processos organizacionais da UTFPR, envolvendo atividades tais como:

a) Alinhamento de Processos: identificar os processos organizacionais e seus respectivos patrocinadores; identificar papéis e responsabilidades dos atores envolvidos; detectar processos críticos e transversais, de forma sistêmica e orientada às atividades fim e de gestão; promover o alinhamento dos processos de negócio aos objetivos institucionais e à legislação vigente; intervir junto às áreas de negócio para que ocorra a efetiva execução do processo definido ou sua melhoria, facilitando a implantação de mudanças acordadas;

b) Elaboração de Cadeia de Valor: identificar e representar macro etapas que caracterizam os processos de negócio ponta a ponta, permitindo o alinhamento e visão integrada de processos de negócio;

c) Modelagem de Processos: representar por meio de notação gráfica o fluxo dos processos em suas visões macro e detalhada, incluindo processos transversais, de acordo com as notações vigentes, considerando a situação atual (as is), a proposta de melhorias (to be), as oportunidades de transformação digital dos processos, a identificação dos riscos e o mapeamento de fontes de dados para fins de governança;

d) Gestão por Processos: elaborar e desenvolver ações para melhoria dos processos de negócio institucionais, aplicando princípios de governança, promovendo o mapeamento de riscos dos processos e recomendando a implementação de controles internos visando a mitigação do(s) risco(s); elaborar e revisar periodicamente o modelo de negócio, os macroprocessos, o mapa estratégico e a cadeia de valor dos macroprocessos da UTFPR alinhados aos documentos institucionais;

e) Fomento da Cultura de Governança de Processos: fornecer orientações e treinamentos em melhores práticas, princípios e padrões, difundindo a cultura da Governança de Processos;

f) Gestão do conhecimento: disponibilizar em repositório institucional portfólio dos processos de negócio, bases de conhecimento, processos mapeados, cadeia de valor, jornada do usuário, documentos padronizados entre outros artefatos que contribuam para continuidade do funcionamento da instituição;

g) Comunicação: estabelecer canal de comunicação com servidores, usuários, patrocinadores e unidades organizacionais, com o objetivo de compartilhar informações e coletar inconformidades e/ou sugestões de melhorias nos processos institucionalizados visando a continuidade de negócio e a gestão do conhecimento institucional.

II - Governança de Dados: coordenar a estruturação e a aplicação de diretrizes e práticas voltadas ao alinhamento estratégico e legal dos elementos abrangidos no ciclo de vida dos dados institucionais, permitindo a visualização de dados e de indicadores, envolvendo atividades tais como:

a) Alinhamento: estruturar e implementar diretrizes de alinhamento entre pessoas, processos e tecnologia aderentes às boas práticas de gestão de dados e à legislação vigente;

b) Elaboração de Painéis Interativos: elaborar e disponibilizar no portal institucional painéis interativos com dados e indicadores de interesse público sobre a UTFPR; apoiar as áreas de negócio na estruturação de dados analíticos para os painéis interativos para apoio à gestão, gerando indicadores institucionais consistentes e confiáveis;

c) Fomento da Cultura de Governança de Dados: fornecer orientações e treinamentos em melhores práticas, princípios e padrões, difundindo a cultura da Governança de Dados;

d) Assessoramento sobre a Privacidade dos Dados Pessoais: analisar, apoiar e deliberar, no papel de Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO - Data Protection Officer), questões relacionadas ao risco de exposição de dados pessoais dos titulares em que a UTFPR atua como Controlador, na forma da Lei Geral de Proteção de Dados; observar, durante a modelagem do processo, o mapeamento dos dados, em especial os aspectos relacionados à privacidade, identificando e mitigando riscos relacionados à exposição dos dados institucionais;

e) Curadoria / administração de dados: promover alinhamento entre as áreas para divulgar dados e indicadores institucionais, respeitando normas e boas práticas vigentes, identificando e propondo estratégias para implementar extração, manipulação e outros tratamentos de dados e indicadores, de acordo com a necessidade institucional;

III - Governança Digital: estruturar as ações para a transformação digital, com foco na melhoria do processo de negócio, abrangendo atividades tais como:

a) Identificação de necessidades de Transformação Digital: identificar necessidades de informatização e/ou automação para melhoria de processos, a partir da visão ponta a ponta do processo de negócio;

b) Especificação de requisitos para Transformação Digital: especificar os requisitos de negócio, em interface com a área envolvida e a Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação (DIRGTI), para implementação de funcionalidades nos Sistemas Corporativos Integrados (SCI);

c) Alinhamento: estruturar ações de alinhamento do processo de negócio com as funcionalidades implementadas nos SCI;

d) Análise de viabilidade: realizar, em conjunto com as áreas envolvidas, a análise de viabilidade de desenvolvimento e/ou aquisição de sistemas e ferramentas institucionais;

e) Automação de processos: identificar, especificar e implementar atividades que automatizem processos, integrando plataformas/sistemas;

f) Normatização de documentos e assinaturas digitais: estabelecer regras para tratamento de documentos e assinaturas digitais e seu ciclo de vida;

g) Fomento da cultura de Governança Digital: fornecer orientações e treinamentos em melhores práticas, princípios e padrões, difundindo a cultura da Governança Digital;

h) Configuração do Processo Eletrônico e Documentos Digitais: identificar necessidades e promover a especificação / parametrização de processos eletrônicos e documentos digitais para atender o processo de negócio, bem como, a legislação vigente.

IV - Governança Digital em relação à Gestão e Administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI-UTFPR): gerir e administrar o SEI-UTFPR, por meio da execução de parametrizações e da coordenação da implantação de melhorias e atualizações, abrangendo atividades tais como:

a) Parametrização: realizar a gestão do SEI-UTFPR, parametrizando o sistema para as necessidades institucionais, desenvolvendo bases de conhecimento, criando e configurando processos e documentos digitais, administrando perfis de acessos de usuário, entre outros;

b) Coordenação do Comitê Gestor: participar e coordenar ações junto ao Comitê Gestor do SEI-UTFPR, tomando as medidas necessárias para o melhor funcionamento do sistema no âmbito da instituição;

c) Desenvolvimento de módulos: desenvolver e implementar módulos para o SEI-UTFPR;

d) Atualização: coordenar atividades de atualização de versão do SEI-UTFPR;

e) Monitoramento: monitorar a disponibilidade e funcionamento do SEI-UTFPR, prestando suporte aos usuários;

f) Representação institucional: representar a instituição como ponto focal para as comunicações de órgãos externos relacionadas ao SEI-UTFPR.

Art. 4º Dentre os diversos aspectos integrantes da Governança Institucional, integrarão o escopo de atuação do EPROC somente a Governança de Processos, a Governança de Dados e a Governança Digital.

§ 1º Outros aspectos de Governança Institucional permanecem como atribuições de áreas já designadas.

§ 2º Além das atribuições previstas nesta Portaria, o EPROC, no âmbito de interesse institucional, poderá participar de comitês, de grupos de trabalhos e de comissões, além de promover orientação e treinamento em assuntos que exijam ações relacionadas ao alinhamento de processos, de dados e de transformação digital com vistas ao aprimoramento da governança institucional contribuindo com a visão sistêmica e integrada dos processos de negócio.

§ 3º O EPROC participará da elaboração do Relatório Anual de Gestão da UTFPR, em conjunto com as demais áreas envolvidas, nos aspectos que contribuam com as áreas de governança institucional de que trata o caput deste artigo.

§ 4º O EPROC será a área patrocinadora dos sistemas SEI-UTFPR e do Sistema de Indicadores de Gestão Universitária.

Art. 5º Determinar que o EPROC terá papel coordenativo e propositivo, desenvolvendo e estabelecendo de forma permanente uma visão sistêmica da UTFPR promovendo a melhoria da governança no escopo de suas atribuições.

Art. 6º Determinar que os Sistemas Corporativos Integrados (SCI) da UTFPR devem acompanhar as mudanças incorporadas por meio do processo institucionalizado junto ao EPROC, seguindo as ações alinhadas de governança de que trata esta portaria.

Art. 7º Revogar a Portaria GABIR/UTFPR nº 39, de 30 de janeiro de 2024.

Art. 8º Essa portaria entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviços Eletrônicos da UTFPR.

PUBLIQUE-SE E REGISTRE-SE

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Gabinete da Reitoria